Poradnik Przedsiębiorcy

Jak metoda BAR działa na zarządzanie projektami i zespołem?

Jeśli chcemy osiągnąć sukces na danym polu, musimy doskonale zarządzać projektem, wiedzieć, czy nasze działania są prawidłowe i wyznaczyć odpowiednie cele. Niestety realizacja pomysłu może być trudna bez powyższych uwarunkowań. Dlatego też warto zapoznać się ze sposobami, które mogą ułatwić działania. Jedną z metod zarządzania jest metoda BAR, która może okazać się rozwiązaniem problemów. Na czym polega?

Zarządzanie pomysłem i wyznaczenie celu

Oczywiście bardzo ważne jest prawidłowe wyznaczanie sobie celu i jego monitorowanie oraz świadomość problemów i sposoby ich eliminacji. Dlatego też jeśli rozpoczynamy pracę nad projektem, start-upem czy innym rodzajem działalności, musimy skoncentrować się również na tych kwestiach.

Pomocną i doskonałą metodą wyznaczania celu jest S.M.A.R.T., dzięki której uda nam się stanąć przed takim celem, który rzeczywiście jest możliwy do osiągnięcia i spełnia określone warunki. Jak powinniśmy na niego spojrzeć? Przez jaki pryzmat patrzeć?

Według metody S.M.A.R.T. cel powinien być:

  • Sprecyzowany (S - Specific) - cel musi być konkretny, nie może być wyznaczony w sposób niejednoznaczny, pełen niedopowiedzeń. Istotna w tym przypadku okazuje się przede wszystkim precyzja.

  • Mierzalny (M - Measurable) - cel powinien dać się zmierzyć, a dzięki temu my możemy przekonać się, w którym momencie na drodze do jego osiągnięcia jesteśmy. Przykładowo zamiast “stworzę bazę danych” warto ustalić “stworzę bazę danych zawierającą 250 pozycji”.

  • Osiągalny (A - Achievable) - w tym przypadku chodzi o mierzenie naszych sił na zamiary. Cel musi być dla nas osiągalny, to znaczy nie może wymagać zbyt dużego wysiłku, wykraczającego poza nasze możliwości.

  • Realny (R - Realistic) - cel musi być realny, możliwy do osiągnięcia. To oczywiste, że nie napiszemy 250-stronicowej książki w godzinę, a  próba osiągnięcia celu może przynieść tylko frustrację i zniechęcenie.

  • Wyznaczony w czasie (T - Time-bound) - cel musi być określony w czasie. Wszyscy wiemy, jak trudno rozpocząć pracę nad projektem, który jest bezterminowy. Odkładamy go, nie jesteśmy zmotywowani. Warto wyznaczyć termin.

Z kolei jeśli chodzi o zauważanie problemów i zajmowanie się ich rozwiązaniem, za skuteczną metodę uznawany jest Lean Management. Praca nad projektem jest ciągle monitorowana pod względem tego, co można naprawić i czy wszystko idzie po naszej myśli, dzięki czemu do klienta trafia produkt optymalny.

Dlaczego wspominamy o tych dwóch metodach w kontekście zarządzania metodą BAR? Dzieje się tak, gdyż uznaje się, że BAR czerpie zarówno z Lean Management, jak i S.M.A.R.T. i niejako łączy je w sobie. Na czym więc polega?

Na czym polega metoda BAR?

Metoda BAR, czyli Before Action Review pozwala już przed rozpoczęciem pracy nad projektem zorientować się, jakie zasoby wiedzy mamy, jakie błędy możemy popełnić, co robimy i dlaczego to robimy oraz - a może przede wszystkim - czy powinniśmy to robić. Metoda ta pozwala również oszacować, na podstawie doświadczeń i zebranego materiału, jakie jest potencjalne ryzyko i w jaki sposób można je zminimalizować.

Metoda BAR łączy się również z metodą AAR, czyli After Action Review, która polega na tym, by podczas działań szybko rozpoznawać problemy i od razu je rozwiązywać.

Dzięki dostępowi do internetu, raportów, zdobytych już doświadczeń, wiedzy, którą posiadamy, jesteśmy w stanie wyciągnąć wnioski, uczyć się na błędach, analizować, by rozpocząć swoje działania w pełni profesjonalnie.

Metoda BAR wymaga konkretnej odpowiedzi na 3 istotne pytania:
- Co chcesz zrobić, czym chcesz się zajmować?
- Dlaczego chcesz to robić?
- W jaki sposób będziesz to robić?

Metoda BAR w praktyce

Jak w praktyce wyglądać powinno wykorzystanie metody BAR w zarządzaniu? Pierwszym krokiem jest oczywiście stworzenie zespołu, na który mogą się składać wszystkie osoby mające brać udział w projekcie lub też wybrana grupa, która ma największą wiedzę i wie, kto ma najwyższe kompetencje i jakie wiadomości posiada.

Powyższa grupa powinna rozpocząć dyskusję opartą na pytaniach dotyczących tego, do czego dążymy i jaki jest nasz cel, jakie doświadczenia z przeszłości mogą nam pomóc w ocenie ryzyka, co już wiemy, czego musimy się dowiedzieć, w jaki sposób będziemy mierzyć naszą drogę do celu, co nas czeka na tej drodze czy też jak przybliżyć się do sukcesu.

Przyjmuje się, że dyskusja powinna być konkretna i trwać maksymalnie do dwóch godzin. Dzięki temu unikniemy “lania wody”, a skupimy się na precyzyjnych odpowiedziach.

Jeśli zauważymy, że w pewnych obszarach wiedza jest niewystarczająca, warto wyznaczyć osobę, która będzie w stanie uzupełnić braki i zdobyć potrzebne nam informacje.

Metoda BAR jest skuteczna, jednak nie w każdym przypadku. Jak można zauważyć, opiera się ona na wcześniejszych doświadczeniach, jeżeli więc nasz projekt jest nowością, niestety nie możemy z nich skorzystać.