Poradnik Przedsiębiorcy

Aplikacje do zarządzania czasem - jakie wybrać?

W dzisiejszych czasach właściwie każdy ma dostęp do urządzeń, na których może korzystać z różnego rodzaju aplikacji. Mogą być one nie tylko rozrywką, lecz także usprawniać wykonywanie codziennych czynności i obowiązków. Dlatego też jeśli jesteśmy zainteresowani organizacją pracy i życia, z pewnością warto poznać aplikacje do zarządzania czasem. Jest ich tak wiele, że każdy znajdzie coś odpowiedniego dla siebie. Pozwalają one uniknąć błędów wynikających ze złego zarządzania czasem i pracować efektywniej.

Aplikacje do zarządzania czasem

Aplikacje do zarządzania czasem mają ten duży plus, że właściwie możemy korzystać z  nich z każdego miejsca. 3 kalendarze i plik notatek to spory ciężar, który nie zawsze możemy zabrać ze sobą, a do korzystania z aplikacji często wystarczy tylko telefon i ewentualnie dostęp do internetu. Które z nich warto poznać? Przedstawiamy nasze propozycje, które podzieliliśmy na 4 grupy!

Aplikacje do zarządzania czasem - które pomocą w robieniu notatek?

Kiedy staramy się zarządzać naszym czasem pracy i nie tylko, często robimy mnóstwo notatek. Dzięki temu jesteśmy w stanie wszystko uporządkować, pamiętać o zadaniach, spotkaniach, zebrać informacje potrzebne nam do pracy itd.

  • OneNote

OneNote to darmowe aplikacje do zarządzania czasem od firmy Microsoft. Można w nich tworzyć notesy, a w nich dowolne notatki, listy, screeny, rysunki. Możliwości jest mnóstwo. Wszystkie notatki można segregować, porządkować, odznaczać już wykonane zadania itd. To wielofunkcyjna, prosta w obsłudze aplikacja, z której możemy korzystać właściwie z każdego urządzenia. Z pewnością przyda się nie tylko w codziennym planowaniu, lecz także w zbieraniu materiałów do pracy, gromadzeniu ciekawych linków, screenshotów itd.

  • Evernote

Na podobnej zasadzie działa bardzo popularna aplikacja Evernote. W niej także możemy notować do woli, w dowolny sposób. Co więcej, możemy dzielić się naszymi notatkami z innymi, na przykład poprzez przesłanie im linka do konkretnej notatki.

  • Google Keep

Google Keep to bardzo prosta, funkcjonalna i łatwo dostępna aplikacja dla każdego. Można powiedzieć, że jest to wirtualna tablica, na której możemy przyczepić karteczki z notatką (można je zapisywać także ręcznie), listą czy nagraną wiadomością głosową. Przyda się nie tylko w pracy, lecz także w życiu prywatnym, na przykład przy tworzeniu listy zakupów.

Aplikacje do zarządzania czasem pomocne w koncentracji

Problemy z koncentracją na zadaniach ma wielu z nas. Dlatego też staramy się robić wszystko, aby skupiać się tylko na tym, co konieczne. Pomocne w tym przypadku mogą okazać się na przykład wtyczki do przeglądarek. 

  • Asystent Marinara

Metoda Pomodoro pomaga w skupieniu wielu osobom. Jest niezwykle prosta – polega na tym, że przed określony czas skupiamy się tylko na jednym zadaniu, po czym pozwalamy sobie na krótką przerwę. Zazwyczaj po bloku: 4 bloki skupienia – 3 przerwy, ma miejsce dłuższa, kilkudziesięciominutowa przerwa. Osoba, która korzysta z metody, ustala czas samodzielnie, jednak często jest to cykl: praca (25 minut) – przerwa (5 minut).

Przy metodzie Pomodoro może pomóc zwykły minutnik kuchenny, jednak oprócz tego mamy w ofercie wiele pomocnych w tym narzędzi, jakimi są aplikacje do zarządzania czasem. Jedną z nich jest wtyczka do przeglądarki – Asystent Marinara. Warto ją wypróbować, szczególnie jeśli często zapominamy o niezbędnych przecież przerwach.

  • StayFocusd

Jeśli pracujemy przy komputerze i nie możemy sobie pozwolić na odłączenie się od sieci, a ulegamy rozpraszaczom, warto zainstalować np. wtyczkę StayFocusd blokującą na określony czas strony, które pochłaniają nasz czas. Dzięki temu nie możemy marnować na nich czasu i mamy możliwość pełnego skupienia się na zadaniach.

Aplikacje do zarządzania czasem - wspólna praca nad projektami

Często nad projektem pracuje kilka czy kilkanaście osób. W związku z tym chcemy wiedzieć, na jakim etapie prac jest każdy z nich, co robi. Chcemy być z tymi osobami w stałym kontakcie.

  • Trello

Wybierając aplikacje do zarządzania czasem warto zwrócić uwagę na Trello. To chyba jedna z najpopularniejszych aplikacji do zarządzania projektami. Do projektu można zaprosić inne osoby, które przypisuje się do odpowiednich kart. Widzimy kto, co zrobił na tablicy, możemy się porozumiewać z tymi osobami, przesyłać im potrzebne pliki, linki itd. Dzięki temu możemy kontrolować także, na jakim etapie jest projekt i czy wszystko idzie zgodnie z planem.

  • Dysk Google

Wspólna praca nad projektem jest również możliwa dzięki Dyskowi Google. Można na nim tworzyć foldery, dokumenty, arkusze, przesyłać zdjęcia, pliki i wszystko udostępniać swoim współpracownikom. Widzimy ich działania i mamy z nimi stały kontakt. Dodatkowo dysk jest darmowy i dostępny właściwie dla każdego.

Inne aplikacje do zarządzania czasem 

Warto poznać również inne aplikacje do zarządzania czasem, które z całą pewnością mogą okazać się bardzo przydatne.

  • Pocked

Zdarza się, że szukamy w internecie czegoś, czego aktualnie potrzebujemy i przypadkowo trafiamy na inne ciekawe artykuły czy linki. Może to skutecznie oderwać nas od pracy. Przydatna jest w tym przypadku aplikacja Pocket i jej wtyczka do przeglądarki. Szybko możemy zapisać artykuł w aplikacji i wrócić do niego w wolnej chwili.

  • Feedly

W uporządkowaniu pomoże także czytnik Feedly. Tam możemy dodać strony, z których czerpiemy informacje. Wszystkie znajdą się w jednym miejscu, a dodatkowo będziemy widzieć, gdzie pojawił się nowy post czy artykuł. To znaczna oszczędność czasu!

  • Kalendarz Google

Aplikacje do zaradzania czasem to także niezbędne wręcz kalendarze. Wiele osób nie wyobraża sobie codzienności bez Kalendarza Google. Jest to cyfrowa wersja klasycznego kalendarza, w którym można zapisywać wszystkie ważne dla nas wydarzenia. Dodatkowo możemy oczywiście ustawić sobie powiadomienia, współdzielić z kimś kalendarz, upublicznić go czy udostępnić, jeśli ktoś o to poprosi. Proste w obsłudze i niezwykle funkcjonalne.

Jak w każdym przypadku: co za dużo, to niezdrowo, w związku z tym z pewnością nie potrzebujemy wszystkich tych aplikacji. Ale aby znaleźć najlepsze aplikacje do zarządzania czasem, warto przetestować przynajmniej kilka z nich. Mogą znacznie ułatwić nam codzienne czynności i zwiększyć jakość naszej pracy. Mogą być też pomocą przy rozliczaniu czasu pracy pracownika.