Poradnik Przedsiębiorcy

Błędy w zarządzaniu czasem - jak ich uniknąć?

Kiedy czytamy o organizacji czasu, nie wydaje się nam ona czymś trudnym. Ot, wystarczy zapamiętać kilka wytycznych i już można podbijać świat. Jednak bardzo często zdarzają się nam błędy w zarządzaniu czasem, które nie tylko stopują nasz rozwój, lecz także stresują i frustrują. Wydaje nam się, że robimy wszystko dokładnie tak, jak powinniśmy, a i tak nic nam nie wychodzi. Bardzo możliwe, że popełniamy błędy. Nie ma w tym niczego dziwnego, nie myli się w końcu tylko ten, kto nic nie robi. Najważniejsze, by takich sytuacji nie uznawać ich za porażki, tylko za lekcję i wyciągać z nich wnioski, które mogą nam pomóc w przyszłości. Co może sprawić, że nasze zarządzanie czasem stanie się błędne? Podpowiadamy w niniejszym artykule!

Błędy w zarządzaniu czasem

Błędy w zarządzaniu czasem nie są rzadkością. Popełnia je każdy z nas. Zanim znajdziemy odpowiedni dla nas model organizacji, często przechodzimy długą, wyboistą drogę i z pewnością nie jeden raz mamy ochotę się poddać. Warto przyjrzeć się swoim zadaniom, gdyż może okazać się, że błędy możemy łatwo naprawić. Co nas stopuje?

Dostępność 24 godziny na dobę

Kiedy jesteśmy przedsiębiorcami, działamy na własny rachunek, często wydaje się nam, że powinniśmy odpowiadać szybko na każdy mail, telefon od klienta, popełniamy też inne błędy w zarządzaniu czasem. Nie jest dla nas ważne, czy napisał o 2 nad ranem, a może zadzwonił w niedzielę o 22.00. Jeśli widzimy powiadomienie, od razu rzucamy wszystko i odpowiadamy, rozmawiamy z nim. Wydawać by się mogło, że klienci to docenią, pewnie często tak będzie, choć może to również doprowadzić do tego, że nie będą szanowali naszego czasu. Dlaczego taka postawa jest błędna? Przerywamy sen, inne zajęcia, spotkania itd., ponieważ czujemy się w obowiązku – musimy odpisać, odebrać. Tym samym tracimy koncentrację na zadaniach, psujemy samopoczucie osobom, które z nami przebywają, nie dbamy o własne potrzeby. Dostępność 24 godziny na dobę wcale nie jest najlepszym rozwiązaniem. Warto wyznaczyć jasne godziny kontaktu i się ich trzymać. Taki jeden niewinny mail może przerwać naszą pracę lub inne zajęcie, które wykonywaliśmy, na znacznie dłużej, niż nam się wydaje. Błędy w zarządzaniu czasem mogą mieć poważne konsekwencje.

Praca 24 godziny na dobę

Skoro doba ma 24 godziny na dobę, to można w niej zmieścić bardzo dużo zadań, prawda? Kończymy pracę o 18.00? Od tego czasu do pójścia spać na pewno uda nam się jeszcze coś zrobić. W związku z tym pracujemy 24 godziny na dobę. Ciągle jesteśmy przy komputerze. Wydaje nam się, że im więcej zadań, tym lepiej. Może być również tak, że choć spędzamy nad zadaniami cały dzień, od rana, do położenia się do łóżka, to tak naprawdę niewiele robimy. Ulegamy rozpraszaczom, rozwlekamy obowiązki w czasie. Zawsze warto pamiętać o tym, jak ważny jest odpoczynek. Błędy w zarządzaniu czasem sprawiają, że praca nie jest efektywna, stale jesteśmy przemęczeni. Nasz organizm potrzebuje regeneracji, żeby lepiej, wydajniej działać.

Planowanie dnia co do minuty

Niektórzy z nas tak biorą sobie do serca planowanie, że tworzą listę swojego dnia co do minuty. Zadania mają ściśle określony czas i jeśli tylko coś nie idzie po naszej myśli, stajemy się sfrustrowani, wydaje nam się, że do niczego się nie nadajemy. Planowanie jest dobre i potrzebne, jednak zawsze warto pamiętać o złotym środku. Rozpisanie całego dnia na pewno nie jest niczym złym i może nam pomóc w odpowiednim wykorzystaniu czasu. Jednak musimy pamiętać o tym, że istotny jest margines błędu – nie jesteśmy w stanie przewidzieć co do minuty, czym będziemy się zajmować. Po pierwsze coś może nam wyskoczyć, pójść nie po naszej myśli, po drugie nawet jeśli wykonywaliśmy już dane zadanie wcześniej, wcale nie znaczy to, że teraz zajmie nam dokładnie tyle samo czasu. Ramy czasowe mogą pomóc, jednak tylko wówczas, kiedy są orientacyjne.

Brak planowania

Błędy w zarządzaniu czasem to nie tylko zbyt szczegółowe planowanie, lecz także całkowity jego brak. Wydaje nam się, że będziemy pamiętać o wszystkim, jednak pamięć bywa ulotna. I tak może się okazać, że pod koniec dnia przypomni nam się coś bardzo ważnego, dla czego właśnie mija termin… jeśli oczywiście się nam to przypomni. Aby o wszystkim pamiętać, wyznaczać priorytety i nie zgubić się w działaniach, warto wypisać swoje cele na dany dzień.

Niewyspanie

Naszym wrogiem dobrej organizacji czasu może być również niewyspanie. Czasami chcemy zrobić tak dużo w ciągu dnia, że brakuje nam czasu na sen. Kładziemy się więc bardzo późno, śpimy kilka godzin, rano z trudem otwieramy oczy, a naszym zbawieniem jest kolejny kubek kawy. Niewyspanie sprawia, że jesteśmy mniej skoncentrowani na zadaniach, przemęczeni, nieefektywni, a poza tym podatniejsi na infekcje.

Uleganie rozpraszaczom

Chcemy się czymś zająć, ale rozmowa na WhatsAppie tak nas wciągnęła… Mieliśmy tylko sprawdzić powiadomienie z maila, a minęła już godzina oglądania kotków na YouTubie. Dzisiejszy świat pełen jest rozpraszaczy, którym niestety z łatwością ulegamy. Nie wyłączamy dźwięków powiadomień, pod ręką zawsze mamy telefon, a połączenie z siecią wydaje nam się niezbędne.

Brak regeneracji

Nie poświęcamy w ciągu dnia sobie ani chwili. Uważamy, że jeśli naprawdę chcemy się rozwijać, musimy być bardzo aktywni i ciągle coś robić. A jeśli zdarzy nam się wolny czas, zaraz go zapełniamy. Zapominamy o tym, że każdego dnia powinniśmy poświęcić czas na regenerację. Nasze ciało i umysł po wielu godzinach pracy są zmęczone i potrzebują zastrzyku energii. Błędy w zarządzaniu czasem mogą wiec mieć także konsekwencje zdrowotne.

Wmawianie sobie, że nie mamy czasu

Chcemy mieć hobby – malować, więcej czytać, wyszywać… Co tylko przychodzi nam do głowy. Jednak wydaje nam się, że nie mamy na to czasu. W końcu kiedy, przychodzimy do domu, jemy coś, odpoczywamy i jest już bardzo późno. Warto jednak zastanowić się, na co poświęcamy czas. Być może odpoczynek po pracy to kilkugodzinne leżenie na kanapie – czy naprawdę potrzebujemy aż tyle czasu na regenerację? Jeśli mamy na to czas, to na namalowanie obrazu tym bardziej. Błędy w zarządzaniu czasem nie mogą przysłonić nam naszych celów i być powodem rezygnacji z pasji.

Brak umiejętności wyznaczania priorytetów

Mamy na liście bardzo dużo zadań, ale zupełnie nie wiemy, które jest najważniejsze. Pół dnia zajmujemy się czymś zupełnie nieistotnym, a to, co naprawdę powinniśmy zrobić – leży nieruszone. Wyznaczanie priorytetów nie jest łatwe, jednak warto to robić. Dzięki temu mamy świadomość, co jest koniecznością, a co możemy odpuścić i jak wyeliminować błędy w zarządzaniu czasem.

Brak celu

Pracujemy, planujemy, ale właściwie nie wiemy, dlaczego to robimy. Nie mamy żadnego celu, do którego dążymy. Tym samym niektóre zadania, które stają na naszej drodze, wydają się nam kompletnie zbędne, nie mamy motywacji do dalszych działań.

Wielozadaniowość

Robimy jednocześnie kilka rzeczy, rozpoczynamy je, nie kończymy, gubimy się w tym, co już jest zrobione, a nad czym trzeba pracować, popełniamy błędy w zarządzaniu czasem . Nie możemy się skoncentrować, rozpraszamy się. Chcemy zwiększyć swoją skuteczność, ale raczej ją zmniejszamy, tracimy znacznie więcej energii, niż gdybyśmy każde zadanie wykonywali po kolei i nie zaczynali nowego, zanim skończymy poprzednie.

Błędy w zarządzaniu czasem z pewnością mogą być dla nas frustrujące, stresujące i mogą spowodować, że organizacja będzie nam się wydawała zupełnie bez sensu. Jednak kiedy zdamy sobie z nich sprawę i zauważymy je, nic nie stoi na przeszkodzie, by spróbować je naprawić. Jeśli uda nam się ten proces, zarządzanie czasem stanie się dla nas efektywne i produktywne.