Od 2019 roku firmy mogą prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. Oznacza to, że pracodawcy mają możliwość całkowitej rezygnacji z papierowych dokumentacji pracowniczych. Digitalizacja akt osobowych wymaga jednak korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej. Sprawdź, co mogą zyskać kadry oraz działy HR dzięki usługom zaufania oraz jak wyrobić podpis kwalifikowany!
Czym są e-akta?
Zmiany w przepisach z 2019 roku pozwoliły pracodawcom na wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. E-akta, czyli elektroniczne akta osobowe, zostały prawnie zrównane z dokumentami przechowywanymi w formie papierowej. W ten sposób osoby zajmujące się sprawami kadrowymi w firmach zyskały pełną możliwość cyfryzacji informacji dotyczących pracowników. Działanie to wiąże się jednak z szeregiem wymogów, które należy spełnić, aby tworzyć i przechowywać dokumenty kadrowe zgodnie z prawem.
Jak prowadzić elektroniczne akta osobowe?
Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej, akta każdego pracownika powinny być podzielone na 4 części dotyczące rekrutacji, przebiegu zatrudnienia, ustania stosunku pracy oraz wszelkich kar porządkowych nakładanych na pracownika (tj. upomnienia, nagany, kary pieniężne).
Sporządzając elektroniczne akta pracownicze, należy kierować się także następującymi zasadami:
- Pliki w e-aktach osobowych powinny być integralne, czyli zabezpieczone tak, aby nie było możliwości wprowadzenie w nich zmian.
- Elektroniczne akta osobowe muszą być administrowane wyłącznie przez upoważnione osoby w przedsiębiorstwie.
- Pliki muszą być odpowiednio chronione, aby nie uległy utracie lub uszkodzeniu.
- System do przechowywania plików powinien zbierać informacje o osobach, które przeglądały dokumenty.
- Dokumenty powinny być tak przygotowane, aby można było wyszukiwać je po metadanych.
- Do każdego pracownika w firmie powinien być przyporządkowany jeden folder z pełną dokumentacją pracowniczą.
Jakie dokumenty pracownicze można przechowywać w formie elektronicznej?
Cyfryzacja pracowniczych akt osobowych nie musi obejmować całej dokumentacji. Pracodawca może cały czas decydować, które części akt będzie przechowywał w formie elektronicznej, a które w formie papierowej.
Do dokumentów kadrowych, które mogą zostać przygotowane w wersji elektronicznej należą m.in. dokumenty związane z prowadzeniem ewidencji, protokoły odbioru, delegacje, wnioski urlopowe, rozliczenia rachunków, potwierdzenia doręczenia PIT-11, za świadczenia chorobowe, a także umowy o pracę.
Jak podpisywać elektroniczne akta osobowe?
Każdy pracodawca, chcący prowadzić e-akta, musi zaopatrzyć się w kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, które można uzyskać w Centrum Certyfikacji EuroCert. Przygotowanie akt następuje poprzez stworzenie odpowiednich plików, które następnie zostają podpisane za pomocą jednego z wymienionych narzędzi.
W celu właściwego prowadzenia e-akt, pracodawca może stosować podpis kwalifikowany, który został wydany na jego imię i nazwisko. Właściciel firmy może także upoważnić do podpisywania akt osobowych pracownika księgowości lub działu HR. Wtedy osoba upoważniona musi dysponować własnym unikalnym e-podpisem. E-Akta często pieczętuje się także pieczęcią elektroniczną, która zawiera wyłącznie dane firmy, bez danych personalnych. Wówczas upoważnienie do jej stosowania otrzymuje konkretny pracownik w firmie.
Elektroniczny podpis kwalifikowany - korzyści dla kadr i działów HR
Stosowanie kwalifikowanych usług zaufania, tj. pieczęci i podpisu elektronicznego wiąże się z szeregiem korzyści i ułatwień w codziennej pracy kadr i osób odpowiedzialnych za HR w firmie. Do najważniejszych zalet należą:
- Mniejsze koszty pracy i oszczędności czasowe. Zatrudnienie nowego pracownika, który mieszka daleko od centrali biura i pracuje zdalnie, jest kosztowne. Koszt dojazdu do siedziby w celu podjęcia zatrudnienia i ewentualnego noclegu może wynieść nawet kilka tysięcy złotych. Zawarcie umowy w sposób elektroniczny nie generuje dodatkowych wydatków i jest niezwykle komfortowe dla obu stron.
- Mniej pomyłek. Przepisywanie danych z kwestionariuszy osobowych wypełnionych ręcznie to często duży problem dla pracowników kadr. Kopiowanie danych z dokumentów elektronicznych podpisanych podpisem kwalifikowanym przez pracownika pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych błędów, np. w numerach rachunków bankowych.
- Efektywniejsza praca. Tradycyjny obieg dokumentów zajmuje zdecydowanie więcej czasu niż wysyłka e-Akt drogą mailową. Korzystając z usług zaufania, można przyspieszyć wiele procesów w firmie i wykorzystać zaoszczędzony czas na inne czynności w działach HR lub rozwój.
- Możliwość konfiguracji z systemami ERP. Usługi zaufania można zintegrować z wewnętrznymi aplikacjami w przedsiębiorstwach, co znacznie usprawnia procesy biznesowe. W ten sposób dokumenty wychodzące z systemów działów HR zostają automatycznie opatrzone kwalifikowanym podpisem lub e-pieczęcią, a odbiorcy otrzymują pliki, których autentyczność została potwierdzona.
- Sprawna komunikacja z administracją publiczną. Podpis kwalifikowany skutecznie zastępuje Profil Zaufany, przez co do komunikacji z urzędami można używać jednego, uniwersalnego narzędzia. Sprawy urzędowe czy związane z działalnością firmy (np. składanie deklaracji ZUS) można załatwić bez opuszczania biura.
- Budowa profesjonalnego wizerunku firmy Stosowanie usług zaufania, które wspierają pracę zdalną, sprawia, że przedsiębiorstwo staje się nowoczesne i podąża za technologicznymi trendami. Jest to szczególnie ważne w działach HR, które rekrutują głównie osoby pracujące zdalnie, np. z branży IT.
Nie stosujesz jeszcze podpisu kwalifikowanego lub e-pieczęci kwalifikowanej?
Skontaktuj się z doradcą EuroCert, który zarekomenduje rozwiązanie optymalne dla Twojego biznesu:
Kontakt email: biuro@eurocert
Artykuł sponsorowany
