Poradnik Przedsiębiorcy

Jakie dokumenty pracownicze młodocianego są wymagane przy zatrudnieniu?

Zatrudnienie młodocianego jest dopuszczalne w polskim prawie pod pewnymi szczególnymi warunkami. W praktyce oznacza to konieczność zebrania i przechowywania stosownej dokumentacji przez zatrudniającego. Jakie formalności należy spełnić, aby legalnie zatrudnić pracownika niepełnoletniego? Jakie dokumenty pracownicze młodocianego należy przechowywać?

Kiedy można zatrudnić młodocianego pracownika?

Przepisy prawa pracy jasno wskazują, że zatrudnienie może dotyczyć osoby pełnoletniej. Od tej zasady istnieją jednak pewne wyjątki:

  • osoba, która ukończyła 8-letnią szkołę podstawową i nie ukończyła 15 lat, może być zatrudniona na zasadach określonych dla młodocianych w roku kalendarzowym, w którym kończy 15 lat albo w celu przygotowania zawodowego w formie nauki zawodu;
  • osoba, która nie ukończyła 8-letniej szkoły podstawowej i nie ukończyła 15 lat, może być zatrudniona na zasadach określonych dla młodocianych w celu przygotowania zawodowego w formie przyuczenia do wykonywania określonej pracy.

Młodocianym w rozumieniu Kodeksu pracy jest osoba, która ukończyła 15. rok życia, ale nie przekroczyła jeszcze 18 lat. Zatrudnienie w takim wypadku jest możliwe, jeśli młodociani:

  • ukończyli co najmniej 8-letnią szkołę podstawową;
  • przedstawią świadectwo lekarskie stwierdzające, że praca danego rodzaju nie zagraża ich zdrowiu.

Dokumenty pracownicze młodocianego

Jakie dokumenty pracownicze młodocianego musi przygotować pracodawca? Podstawowym dokumentem, który musi pojawić się w związku z zatrudnieniem osoby młodocianej, jest umowa o pracę.

Jeśli młodociany ma zostać zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, stosuje się w takiej sytuacji przepisy regulujące zawieranie i rozwiązywanie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Art. 195 §1 Kodeksu pracy
Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego powinna określać w szczególności:
1) rodzaj przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy);
2) czas trwania i miejsce odbywania przygotowania zawodowego;
3) sposób dokształcania teoretycznego;
4) wysokość wynagrodzenia.

W niektórych przypadkach możliwe jest jednak zawarcie z młodocianym umowy o pracę na czas określony. Pracodawca zatrudniający w celu nauki zawodu większą liczbę młodocianych, niż wynika to z jego potrzeb, może zawierać z młodocianymi umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego na czas określony, jednak nie krótszy niż okres kształcenia określony w przepisach dotyczących klasyfikacji zawodów szkolnictwa branżowego, lub okres kształcenia wymagany do przystąpienia do egzaminu kwalifikacyjnego na tytuł czeladnika.

Należy przy tym pamiętać, że każde zawarcie umowy z młodocianym powoduje konieczność zawiadomienia wójta (burmistrza, prezydenta miasta) właściwego ze względu na miejsce zamieszkania młodocianego, a w przypadku pracodawcy będącego rzemieślnikiem – również izbę rzemieślniczą właściwą ze względu na siedzibę rzemieślnika.

Powyższe zawiadomienie można złożyć listownie, elektronicznie lub osobiście w stosownym urzędzie (miasta, gminy, izbie rzemieślniczej) – musi tego dokonać pracodawca. Wykonanie obowiązku jest bezpłatne i powinno nastąpić w formie pisemnej, niezwłocznie po podpisaniu umowy o pracę z młodocianym. Sprawa jest załatwiana od razu.

Umowa o pracę z młodocianym

Każda umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jeżeli jednak kontrakt nie został zawarty z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy musi potwierdzić pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków.

Pracodawca ma także obowiązek poinformować młodocianego na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę, o:

  • obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy;
  • częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę;
  • wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego;
  • obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę;
  • układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty,

a jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy – dodatkowo o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Art. 196 Kodeksu pracy
Rozwiązanie za wypowiedzeniem umowy o pracę zawartej w celu przygotowania zawodowego dopuszczalne jest tylko w razie:
1) niewypełniania przez młodocianego obowiązków wynikających z umowy o pracę lub obowiązku dokształcania się, pomimo stosowania wobec niego środków wychowawczych;
2) ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy;
3) reorganizacji zakładu pracy uniemożliwiającej kontynuowanie przygotowania zawodowego;
4) stwierdzenia nieprzydatności młodocianego do pracy, w zakresie której odbywa przygotowanie zawodowe.

Kto podpisuje dokumenty pracownicze młodocianego, w tym umowę o pracę?

Zawarcie umowy o pracę z młodocianym wymaga złożenia podpisu zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. O ile w tym pierwszym przypadku nie pojawiają się większe problemy, o tyle podpis młodocianego może przysporzyć pewnych kłopotów.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym osoba do ukończenia 13. roku życia nie posiada zdolności do czynności prawnych, zaś po ukończeniu tego wieku aż do osiągnięcia pełnoletności ma taką zdolność ograniczoną. W praktyce oznacza to np., że podpis na umowie o pracę młodocianego w wieku 12 lat będzie po prostu nieważny – nie dochodzi wówczas do skutecznego zawarcia umowy, nawet jeśli taka jest zgodna wola obu jej stron. Co do zasady potrzebna jest wówczas zgoda przedstawicieli ustawowych małoletniego (jego rodziców lub prawnych opiekunów).

Zgoda na podpisanie umowy nie jest jednak wymagana w przypadku młodocianego, który posiada ograniczoną zdolność prawną. Zgodnie bowiem z treścią art. 22 § 3 kp osoba ograniczona w zdolności do czynności prawnych może bez zgody przedstawiciela ustawowego nawiązać stosunek pracy oraz dokonywać czynności prawnych, które dotyczą tego stosunku. Jednakże gdy stosunek pracy sprzeciwia się dobru tej osoby, przedstawiciel ustawowy za zezwoleniem sądu opiekuńczego może stosunek pracy rozwiązać.

Powyższe oznacza w praktyce, że młodociany po ukończeniu 13. roku życia może samodzielnie podpisać swoją umowę o pracę. Jeśli ma jednak mniej niż 13 lat, umowę zawsze podpisują jego przedstawiciele ustawowi.

Wyrok Sądu Najwyższego I PK 52/10
Forma pisemna umowy o pracę (jej poszczególnych postanowień) nie jest zastrzeżona pod rygorem nieważności, a więc ważne są uzgodnienia stron dokonane w jakiejkolwiek formie ujawniającej ich wolę w sposób dostateczny (także ustnej), przy czym z mocy art. 473 kpc w sprawach z zakresu prawa pracy (poza sprawami wymienionymi w art. 4777 kpc) nie stosuje się przepisów ograniczających dopuszczalność dowodu ze świadków i z przesłuchania stron.

Zasady składania podpisów przez młodocianego na jego pozostałych dokumentach pracowniczych są identyczne. Pracownik powyżej 13. roku życia może to robić samodzielnie, bez zgody swoich rodziców lub prawnych opiekunów.

Dodatkowe obowiązki pracownicze względem zatrudnianego młodocianego

Zatrudnienie młodocianego wiąże się nie tylko z koniecznością podpisania stosownej umowy oraz przekazaniem informacji o warunkach pracy. Młodociany, jak każdy pracownik, musi także poddać się obowiązkowym badaniom lekarskim – przed przyjęciem do pracy oraz tzw. badaniom kontrolnym i okresowym podczas zatrudnienia.

Pracodawca musi pamiętać także o kontrolowaniu czasu pracy młodocianego. Zgodnie bowiem z treścią art. 202 kp czas pracy młodocianego w wieku do 16 lat nie może przekraczać 6 godzin na dobę, zaś gdy młodociany ukończył 16 lat, nie może przekraczać 8 godzin na dobę. Do czasu pracy młodocianego wlicza się czas nauki w wymiarze wynikającym z obowiązkowego programu zajęć szkolnych, bez względu na to, czy odbywa się ona w godzinach pracy. Jeżeli dobowy wymiar czasu pracy młodocianego jest dłuższy niż 4,5 godziny, pracodawca jest obowiązany wprowadzić przerwę w pracy trwającą nieprzerwanie 30 minut, wliczaną do czasu pracy.

Dokumenty pracownicze młodocianego - podsumowanie

Zatrudnienie osoby młodocianej każdorazowo wiąże się z podpisaniem stosownej umowy o pracę – co do zasady zawartej na czas nieokreślony. Nawiązanie stosunku pracy nie wymaga jednak zgody przedstawicieli ustawowych młodocianego, jeżeli ukończył on 13. rok życia. W przeciwnym razie umowę o pracę i inne dokumenty pracownicze każdorazowo podpisują w imieniu małoletniego jego rodzice lub prawni opiekunowie.

Pracodawca oprócz sporządzenia i podpisania stosownej umowy musi poinformować młodocianego o dokładnych warunkach płacy i pracy, a także wysłać go na obowiązkowe badania lekarskie.