Firmy muszą regularnie mierzyć się z różnego rodzaju procedurami i procesami, muszą również dążyć do efektywnego zarządzania dokumentacją. Na szczęście cyfryzacja wkracza do różnych obszarów funkcjonowania firmy – jest pomocna również w księgowości. Dowiedz się, czym są elektroniczne faktury i, czy warto na nie przejść!
Faktura elektroniczna — co to jest?
Elektroniczne faktury, zwane również e-fakturami to cyfrowe dokumenty stanowiące odpowiednik tradycyjnej, papierowej faktury. Tego rodzaju dokument wystawia się i wysyła do nabywcy, czy Kontrahenta w formacie elektronicznym PDF i w takiej formie można go archiwizować – jest to idealny scenariusz biznesowy, do którego powinno się dążyć. Jednocześnie pamiętać należy, że taki sposób przekazywania dokumentów zainteresowane podmioty muszą uzgodnić między sobą. Warto wiedzieć, że obecnie faktura w formie elektronicznej jest pełnoprawnym dokumentem, uznawanym przez organy administracji skarbowej. Na ten moment przepisy nie narzucają określonego formatu, w którym dokument powinien być zapisywany, jednak sytuacja ta ulegnie zmianie wraz z 1 stycznia 2024 roku. Od tego czasu nowy typ ustrukturyzowanych e-Faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur ma stanowić obowiązkowy, główny dokument finansowy w obrocie gospodarczym.
Jakie obowiązkowe elementy powinna zawierać zarówno faktura papierowa, jak i ta w wersji elektronicznej? Wspomniane elementy wskazane są przez Ustawę o podatku od towarów i usług:
- datę wystawienia, datę sprzedaży, nr dokumentu,
- dane takie jak nazwa oraz adres podatnika i nabywcy,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika i nabywcy z zastrzeżeniem,
- dane dotyczące towaru lub usługi: nazwę, liczbę lub zakres usług, cenę netto,
- dodatkowe rabaty,
- wartość sprzedaży netto, podatek, należność ogółem.
Na fakturze elektronicznej jednak możemy umieścić o wiele więcej informacji istotnych z punktu widzenia globalnego zarządzania i kontrolowania finansów przedsiębiorstwa. Dobrze dobrany system zapewnia dostosowanie formularza dodawania faktury poprzez dodawanie do niego dodatkowych pól. Natomiast faktury wystawiane dla Kontrahentów z reguły zawierają podstawowe informacje.
Faktura elektroniczna — jak wspiera nowoczesny biznes?
Faktury i inne dokumenty finansowe pokonują od kilku do kilkunastu etapów w ramach obiegu dokumentu – w zależności od procesu fakturowania w organizacji. Trafiają również do wglądu do wielu osób, odpowiedzialnych za wykonanie każdego etapu, m.in. wprowadzenie do systemu, wielopoziomowe akceptacje kosztów, dekretację czy księgowanie. Jest to dość długa droga dla pojedynczego dokumentu finansowego. Dla porównania w przypadku cyfrowej wersji faktury cały proces przebiega dużo sprawniej, sposób przekazywania i zarządzania wersją elektroniczną niweluje ryzyko blokowania na pewnych etapach, dzięki konkretnym informacjom na temat osób zajmujących się dokumentem, czy terminów.
W związku z tym warto podkreślić, że elektroniczne faktury stanowią idealne wsparcie dla biznesu zapewniając workflow procesów finansowych. Przede wszystkim gwarantują wydajność już na etapie przekazywania faktur – to jednak nie wszystko. Dobrze jest zdawać sobie sprawę, że dobre oprogramowania zapewniają takie funkcjonalności jak definiowanie poszczególnych danych w formularzach dodawania faktur, co stanowi istotne usprawnienie dla działu księgowości i ma pozytywny wpływ z perspektywy całego przedsiębiorstwa. Dodatkowo w trakcie dodawania faktury elektronicznej, systemy zapewniają np. możliwość weryfikacji kontrahentów, czy sprawdzanie kursu waluty z NBP. Odpowiednie oprogramowanie umożliwia więc wejście na zupełnie inny poziom funkcjonowania i całkowite spersonalizowanie, zgodnie z potrzebami konkretnej firmy. Do niewątpliwych korzyści należy również fakt, że przejście na elektroniczne faktury jest zgodne z ideą paperless i przyczynia się do pozytywnej oceny działalności przedsiębiorstwa w obszarze ESG.
Projektowanie obiegu faktury w systemie, które uwzględnia potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa to jedna z korzyści, którą zapewnia dobre oprogramowanie. Dzięki wykorzystaniu diagramów BPMN (schematów procesów), połączonych z podejściem Low-Code możliwe jest samodzielne uruchomienia danego obiegu, jak i innych procesów. Pozwala to w znacznej części zrezygnować z usług firmy wdrożeniowej, a więc ograniczyć koszty wdrożenia. Przykładem systemu oferującego tego typu funkcje jest m.in. LOGITO. Platforma ta wspiera wielowymiarowo efektywną cyfryzację procesów biznesowych (np. w zakresie fakturowania i obiegu faktur).
Elektroniczne faktury – zalety
Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości, czy branży decyduje się na korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów. Nie jest to jednak wyłącznie chwilowy trend – takie rozwiązania jak m.in. elektroniczne fakturowanie zapewniają firmom wiele realnych korzyści, najważniejsze z nich to:
- znaczne przyspieszenie procesu fakturowania dzięki wykorzystaniu automatyzacji i eliminacji czasochłonnych oraz zbędnych czynności wykonywanych przez pracowników,
- ograniczenie kosztów – w przypadku ustalenia z drugą stroną takiego sposobu dostawy faktur, można je wygodnie i znacznie oszczędniej wysyłać pocztą elektroniczną, co dodatkowo wiąże się z redukcją kosztów przeznaczonych na kurierów. Dodatkowo odchodzi koszt związany z drukiem faktur, który występuje również w przypadku prowadzenia własnej ewidencji.
- oszczędność czasu – możliwość elektronicznej wysyłki faktur znacznie skraca czas ich dostawy do zainteresowanej strony, również w przypadku dokumentu KOR czas reakcji pomiędzy partnerami zostaje skrócony,
- bezpieczeństwo danych — dzięki systemowi ról oraz uprawnień, dostęp mają tylko osoby uprawnione i zaangażowane w obieg faktur,
- łatwa archiwizacja i lepsza organizacja faktur według rodzaju dokumentu finansowego i dużo sprawniejsze wyszukiwanie – już nie w dziesiątkach dokumentów, ale setkach.
- brak konieczności prowadzenia fizycznych archiwów i przeznaczania na nie osobnego pomieszczenia, redukcja kosztów związanych z zapewnieniem dokumentom odpowiednich warunków,
- ochrona przed dodawaniem duplikatów faktur – system identyfikuje i informuje o ponownym pojawieniu się w systemie tego samego dokumentu,
- łatwiejsza kontrola realizacji statusu danego dokumentu oraz terminów płatności bazujący na systemie powiadomień
- faktury dostępne są z poziomu urządzeń mobilnych (m.in. mobile czy tablet).
Jak widać, popularność tego rozwiązania jest całkowicie zasadna. Takie udogodnienia jak faktury elektroniczne w działalności gospodarczej to szansa na szybszy rozwój dzięki cyfryzacji procesów finansowych. To również, lepsze funkcjonowanie przepływu informacji finansowych w firmie, a także poprawa wizerunku wśród klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych. Warto ponadto podkreślić, że nowy typ ustrukturyzowanych e-Faktur, w ramach Krajowego Systemu e-Faktur od 1 stycznia 2024 roku, będzie stanowić obowiązkowy, główny dokument finansowy w obrocie gospodarczym. W związku z tym warto już teraz pomyśleć o implementacji elektronicznego obiegu faktur, który będzie mógł zostać zintegrowany z rządową platformą do wystawiania tych dokumentów finansowych.
Artykuł sponsorowany
