Nowy system rejestracji faktur – KSeF – ma na celu usprawnienie cyfrowego obiegu dokumentów. W zamyśle Ministerstwa Finansów rozwiązanie zautomatyzuje kluczowe procesy w tym zakresie. Korzystanie z KSeF nie jest jeszcze obowiązkowe, ale warto zainteresować się tym już teraz. Jakie korzyści płyną ze stosowania KSeF? I jakie rozwiązanie wybrać do identyfikacji?
Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to oprogramowanie teleinformatyczne służące przedsiębiorcom do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają wyłącznie postać cyfrową. Wprowadzając nowy system rejestracji faktur, Ministerstwo Finansów robi kolejny krok w kierunku usprawnienia cyfrowego obiegu dokumentów. W ramach systemu KSeF stworzono Aplikację Podatnika, która umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-faktur oraz zarządzanie uprawnieniami użytkowników systemu.
Działania te stają się jednak dostępne dopiero po wcześniejszej identyfikacji, czyli uwierzytelnieniu użytkownika, co gwarantuje autentyczność, integralność i bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów. Można dokonać tego m.in. za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.
Od stycznia 2022 roku firmy uzyskały zatem możliwość dokumentowania transakcji handlowych przy pomocy tzw. faktur ustrukturyzowanych wraz z przydzielonym im w Aplikacji Podatnika indywidualnym numerem identyfikacyjnym. Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiony wyłącznie elektronicznie i zgodnie z określonym przez Ministerstwo Finansów wzorem dokumentu. W takiej postaci dostępna jest do pobrania przez kontrahenta. Do obsługi faktur można wykorzystać bezpłatne narzędzie dostarczane przez resort bądź dowolny program komercyjny.
Wystawianie e-faktur jest obecnie dobrowolne. Zgodnie jednak z zapowiedziami Ministerstwa Finansów obowiązek ten wejdzie w życie od 1 stycznia 2024 r. i będzie dotyczył zarówno płatników VAT, jak i podatników z niego zwolnionych. Nowa jednolita e-faktura zastąpi wystawiane obecnie faktury papierowe i elektroniczne.
Centralizacja i cyfryzacja faktur - korzyści
Można zastanawiać się, po co zawracać sobie głowę technologiczną rewolucją w firmie, skoro można wystawiać i odbierać faktury tradycyjnymi metodami - tak jak do tej pory. Warto jednak zauważyć, że faktura ustrukturyzowana to zupełnie nowe rozwiązanie, które ma usprawnić elektroniczny obieg dokumentów zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy różnymi podmiotami.
Wprowadzenie jednego standardu faktury ma przyspieszyć wymianę danych pomiędzy przedsiębiorstwami i usprawnić obrót gospodarczy. Wystawiony dokument jest udostępniany w czasie rzeczywistym, a to pozytywnie wpływa na automatyzację procesów księgowych. Faktury mają być przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
W porównaniu z tradycyjnymi dokumentami tego typu warto też zwrócić uwagę na to, że faktury ustrukturyzowanej nie da się zgubić ani zniszczyć. Użytkownik zawsze ma więc pewność, że dotarła ona do klienta/partnera biznesowego. Eliminuje to konieczność wystawiania duplikatów.
KSeF pozwala na przykład ujednolicić obieg dokumentów, gdyż faktur nie trzeba przechowywać w odrębnych środowiskach IT. Faktury ustrukturyzowane już teraz przekładają się też na przyspieszenie procesów księgowych – wystarczy uzyskać od kontrahenta zgodę na otrzymywanie ich w KSeF, aby wyeliminować dokumenty papierowe czy nawet pliki PDF. Co więcej, ich wystawianie uprawnia podatnika do zwrotu VAT w terminie 40, a nie 60 dni. Korzyści zatem wyraźnie przemawiają za przystosowaniem firmy do tego systemu.
Obsługa Aplikacji Podatnika – pierwsze kroki
Aby zacząć korzystać z KSeF, należy wykonać kilka kroków.
KROK 1. Identyfikacja (uwierzytelnienie) w Aplikacji Podatnika
Pracę z systemem rozpoczyna się od założenia profilu w Aplikacji Podatnika. W pierwszej kolejności należy podać numer NIP firmy, a następnie uwierzytelnić się za pomocą profilu zaufanego lub certyfikowanych usług zaufania, jakimi są kwalifikowany podpis elektroniczny lub kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Odpowiadają one podpisowi własnoręcznemu lub tradycyjnej pieczęci firmowej. Dlatego już na wstępie warto „mieć pod ręką” rozwiązania od certyfikowanych dostawców usług zaufania.
KROK 2. Integracja programu fakturowo-księgowego z KSeF
Faktury ustrukturyzowane można oczywiście wystawić za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnianych przez Ministerstwo Finansów. Jednak firmy, które stosują komercyjne systemy finansowo-księgowe, muszą zintegrować je z Krajowym Systemem e-Faktur, w celu eksportu i importu danych z wykorzystywanego własnego systemu ERP. Proces integracji z KSeF warto zaplanować wcześniej, zanim korzystanie z systemu stanie się obowiązkowe, czyli w styczniu 2024 r.
KROK 3. Ustalanie uprawnień do korzystania z KseF
System do zarządzania fakturami ustrukturyzowanymi działa w oparciu o model poświadczeń, w którym wymagana jest identyfikacja (uwierzytelnienie) wszystkich osób z niego korzystających. Przeglądaniem, wystawianiem i odbieraniem faktur może zajmować się nie tylko podatnik, ale wszelkie osoby i podmioty uprawnione do tych czynności. W praktyce chodzi tutaj np. o pracowników podatnika (konkretne osoby fizyczne) lub biura rachunkowe, które odpowiadają w danej firmie za obsługę finansową. Za pomocą oprogramowania interfejsowego na ksef.mf.gov.pl można nadać osobom i podmiotom odpowiednie uprawnienia.
KROK 4. Wybór metody identyfikacji i usprawnienie procesów wewnętrznych
Codzienna praca z e-dokumentami w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga przygotowania odpowiednich narzędzi. Procesy związane z korzystaniem aplikacji znacząco usprawniają usługi zaufania, tj. kwalifikowany podpis elektroniczny zawierający numer PESEL lub NIP właściciela podpisu, a także kwalifikowana pieczęć elektroniczna, zawierająca nazwę podmiotu gospodarczego (zgodną z nazwą rejestrową) oraz numer NIP. Dzięki tym narzędziom w prosty sposób przejdziesz proces autoryzacji użytkownika, a dodatkowo wykorzystasz je do wielu innych procesów biznesowych w przedsiębiorstwie.
Ministerstwo Finansów zachęca do korzystania z KSeF już teraz
Choć do 31 grudnia 2023 roku korzystanie z KSeF będzie całkowicie dobrowolne, warto zainteresować się tym systemem jak najwcześniej. Po pierwsze, dobrze jest przyzwyczaić personel do obsługi nowego narzędzia, zanim stanie się ono obowiązkowe. Ernst & Young1 szacuje, że w przypadku większych firm o złożonych procesach, przejście na KSeF może zająć nawet kilka miesięcy. Po drugie system oferuje liczne udogodnienia, które mogą usprawnić kluczowe procesy w organizacji.
Jeśli potrzebujesz konsultacji w zakresie kwalifikowanych usług służących do identyfikacji w KSeF, skonsultuj się z naszym doradcą:
EuroCert Sp. z o.o.
email: biuro@eurocert.pl
Artykuł sponsorowany
[1] https://www.ey.com/pl_pl/tax/e-faktury-ustrukturyzowane-w-pytaniach-i-odpowiedziach
