Poradnik Przedsiębiorcy

Świadectwo pracy za okres zatrudnienia pracownika, z którego akta osobowe zaginęły

Świadectwo pracy jest dokumentem potwierdzającym zatrudnienie pracownika i powinno zawierać szczegółowe informacje dotyczące tego stosunku pracy. Dokument ten jest oświadczeniem wiedzy, a nie woli, zatem nie kształtuje praw ani ich nie pozbawia. Szczegółowe informacje dotyczące tego, jaką treść powinno zawierać świadectwo pracy, zostały zapisane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania.

Jakie informacje powinny znaleźć się w świadectwie pracy?

Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 r. w sprawie świadectwa pracy w treści świadectwa pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych, dotyczące:

  • okresu lub okresów zatrudnienia;

  • wymiaru czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy;

  • rodzaju wykonywanej pracy lub zajmowanych stanowisk lub pełnionych funkcji;

  • trybu i podstawy prawnej rozwiązania lub podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy, a w przypadku rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem – strony stosunku pracy, która dokonała wypowiedzenia;

  • okresu, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę;

  • urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku;

  • wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia;

  • wykorzystanego urlopu ojcowskiego;

  • wykorzystanego urlopu rodzicielskiego i podstawy prawnej jego udzielenia;

  • wykorzystanego urlopu wychowawczego i podstawy prawnej jego udzielenia;

  • okresu, w którym pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy, o której mowa w art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy;

  • zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 188 Kodeksu pracy, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

  • liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy;

  • okresu odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych;

  • okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym  charakterze;

  • wykorzystanego dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia, przewidzianego przepisami prawa pracy;

  • okresów nieskładkowych przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty;

  • zajęcia wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym;

  • należności ze stosunku pracy uznanych i niezaspokojonych przez pracodawcę do dnia ustania tego stosunku z powodu braku środków finansowych;

  • informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach – na żądanie pracownika.

Pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy po rozwiązaniu stosunku pracy

Zgodnie z art. 97 Kodeksu pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca powinien sporządzić i wręczyć pracownikowi świadectwo pracy. Jeśli następuje zakończenie stosunku pracy i nie ma zamiaru kontynuowania zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania umowy o pracę, powinno być przedłożone pracownikowi świadectwo pracy w dniu zakończenia współpracy między stronami. W treści tego dokumentu powinny znaleźć się informacje dotyczące okresu trwania umowy o pracę, rodzaju wykonywanej pracy i zajmowanego stanowiska, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, ponadto inne informacje niezbędne do ustalenia dla pracownika uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Dodatkowo w dokumencie tym zamieszcza się dopisek o zajęciu wynagrodzenia za pracę zgodnie z przepisami o postępowaniu egzekucyjnym. Jeśli pracownik zgłosi pracodawcy prośbę, co do umieszczenia w świadectwie pracy informacji o wysokości i składnikach wynagrodzenia, to należy je podać.

Wobec powyższego „pracodawca wydaje świadectwo pracy niezwłocznie w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w tym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego” (§ 4 rozporządzenia o świadectwie pracy).

Pracodawca przechowuje kopię świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika. W uzasadnionych przypadkach pracodawca wydaje odpis tego świadectwa pracy pracownikowi albo osobie upoważnionej (art. 6 rozporządzenia o świadectwie pracy).

Obowiązki pracodawcy, gdy pracownik domaga się wydania świadectwa pracy, a akta osobowe zaginęły

Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek rozliczenia się z pracownikiem w postaci sporządzenia i wręczenia mu świadectwa pracy. Każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji pracowniczej zgodnie z zasadami określonymi w przepisach prawa pracy. Jeśli tylko firma zatrudniająca pracownika posiada wszystkie dokumenty pracownicze, powinna wydać pracownikowi świadectwo pracy po zakończonym stosunku pracy. Jednak może zdarzyć się tak, że w wyniku różnych okoliczności akta osobowe pracownika zaginą lub ulegną zniszczeniu, zatem jeśli nie można ich odtworzyć, pracodawca nie ma podstaw do wydania świadectwa pracy. Jednak z uwagi na to, że obowiązkiem pracodawcy jest wydanie tego dokumentu, powinien on zrobić to na podstawie innych dostępnych mu dokumentów pracowniczych. Chodzi między innymi o listy płacy, obecności oraz wszelkie dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracownika. Warto zaznaczyć, że wówczas świadectwo pracy nie będzie wypełnione w każdej rubryce z uwagi na brak pewnych informacji.

Przykład 1.

Pan Piotr zwrócił się do jednego ze swoich pracodawców o wydanie świadectwa pracy za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2006 r. Niestety okazało się, że podczas przeprowadzki firmy zniszczeniu uległa część teczki, w której znajdowały się jego dokumenty pracownicze. Zatem pracodawca powinien przygotować i wręczyć panu Piotrowi świadectwo pracy sporządzone o dostępną mu dokumentację pracownika. Takie świadectwo nie będzie posiadało wszystkich informacji i ich brak powinien być wyraźnie odnotowany w stosownych rubrykach tego dokumentu.

Warto dodać, że zgodnie ze znowelizowanymi przepisami dotyczącymi prowadzenia i przechowywania akt osobowych przez pracodawców, dokumenty będą mogły być przechowywane w formie elektronicznej. Ponadto pracownik będzie mógł po zakończeniu stosunku pracy odebrać komplet swoich dokumentów pracowniczych w formie papierowej lub na przenośnym nośniku informacji.

Powyższe zmiany pozwolą na szybsze dotarcie do określonych dokumentów pracowniczych w przypadku prowadzenia ich w formie elektronicznej. Przy wręczaniu pracownikowi świadectwa pracy po zakończonym stosunku pracy, pracodawca powinien poinformować go o okresie przechowywania jego akt osobowych, a także o możliwości odebrania ich w terminie do końca miesiąca następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji lub o jej zniszczeniu, jeśli nie zostanie odebrana we wskazanym czasie.

Podsumowując, warto podkreślić, że zgodnie z przepisami prawa pracy pracodawca jest zobowiązany sporządzić i wręczyć świadectwo pracy pracownikowi w dniu zakończenia stosunku pracy. Gdy pracownik domaga się wydania świadectwa za okres zatrudnienia, z którego akta osobowe zaginęły, pracodawca powinien w oparciu o inne zgromadzone dokumenty związane z zatrudnieniem (np. listy płac, listy obecności) wystawić świadectwo pracy. Wprawdzie taki dokument będzie kompletny, z uwagi na brak wszystkich informacji, ale może być zaświadczeniem, że pracownik był zatrudniony w danym okresie. W przypadku, gdy pracodawca nie ma żadnych dokumentów, które mogłyby być podstawą do zaświadczenia, że pracownik pracował u niego określonym terminie, świadectwo pracy nie może zostać wydane.