Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne akta osobowe - czy papierowe teczki już nie są potrzebne?

Moja firma chce zminimalizować papierowe wersje dokumentów pracowniczych. Zastanawiamy się, czy  elektroniczne akta osobowe będą jednak dobrym rozwiązaniem. Jak wygląda to z punktu widzenia przepisów?

Jan, Bielsko-Biała

 

Jeszcze do 2019 roku pracodawcy mogli prowadzić akta osobowe w wersji elektronicznej, jednak równolegle mieli bezwzględny obowiązek prowadzenia ich również w tradycyjnej formie papierowej. Zmiany wprowadzone w 2019 roku pozwalają ograniczyć się tylko do wersji elektronicznej – bez konieczności przetrzymywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej.

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 roku

Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku wprowadziła nowe zapisy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Przepisy te weszły w życie w styczniu 2019 roku i od tej daty pracodawcy mogą wybrać formę prowadzenia akt osobowych. Od stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Od stycznia 2019 roku akta osobowe pracownika powinny składać się z 4 części:

  • Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
  • Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
  • Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
  • Część D – dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika.

Pracodawca zobowiązany jest przechowywać akta osobowe przez 10 lat (dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat (dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.). Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca sam decyduje, z której formy będzie korzystał.

Ustawa wprowadziła krótszy okres przechowywania akt osobowych, a dodatkowo nałożyła na pracodawców dodatkowy obowiązek. Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację (w postaci papierowej lub elektronicznej), w której zawiera komunikat o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru przez pracownika, a także jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania we wskazanym terminie.

Informacja do świadectwa pracy powinna być wydawana tylko pracownikom zatrudnionym po 31 grudnia 2018 roku, czyli pracownikom, dla których okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat.

Elektroniczne akta osobowe w firmie

Pracodawca może zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Zmiana dokumentacji z papierowej na elektroniczną wymaga posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub pieczęci elektronicznej.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Wady i zalety elektronicznych dokumentów

Elektroniczne akta osobowe w założeniu mają zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej. Ponadto akta w wersji elektronicznej umożliwiają szybszy dostęp do dokumentów i plików, które łatwiej wyszukać dokumentów za pomocą słów kluczowych. Ponadto przechowywanie dokumentów w takiej postaci elektronicznej jest bezpieczne. Elektroniczne archiwa zapewniają odpowiedni poziom zabezpieczeń np. przed niepowołanym dostępem.

Bez wątpienia elektroniczne akta osobowe to również znaczna redukcja zużycia papieru, znaczków, przesyłek itd. Z globalnego punktu widzenia dokumenty w takiej formie to dużo bardziej ekologiczne rozwiązanie. Niestety wiele firm nie zdecydowało się jeszcze na takie rozwiązanie z uwagi na wysokie koszty procesu wprowadzenia elektronicznych dokumentów. Pracodawcy narzekają przede wszystkim na ściśle określone i stosunkowo rygorystyczne wymogi techniczne.

Elektroniczne akta osobowe można prowadzić w systemie wFirma.pl

Przedsiębiorcy prowadzący rozliczenia kadrowe w systemie wFirma.pl w łatwy sposób mogą prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Akta pracownicze tworzone są automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W tym miejscu w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa foldery: „Akta osobowe” i „Dokumenty pracownicze”.

elektroniczne akta osobowe

Aby dodać załączniki do folderu pracownika wystarczy wybrać opcję DODAJ DOKUMENTY/DODAJ FOLDER i tam wrzucić dokument na podstawie pliku.

 elektroniczne akta osobowe

System wFirma.pl spełnia warunki wymienione w przepisach, a co za tym idzie, może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.

Od 2019 roku przepisy pozwalają na prowadzenie akt pracowniczych tylko w wersji elektronicznej, bez konieczności przechowywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Niestety zbyt duże koszta i wygórowane wymagania techniczne spowodowały, że większość pracodawców pozostała przy tradycyjnej formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja przebiega więc powoli, w związku z czym najprawdopodobniej papierowe teczki jeszcze przez długi czas będą wiodły prym.