Poradnik Przedsiębiorcy

Elektroniczne akta osobowe - czy papierowe teczki już nie są potrzebne?

Moja firma chce zminimalizować wersję papierową dokumentów pracowniczych. Dlatego chcemy prowadzić elektroniczne akta osobowe. Czy obecnie prawo pozwala  na przechowywanie akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej?

 

Jan, Bielsko-Biała

 

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa w jasny sposób  zasady prowadzenia i archiwizacji akt osobowych pracowników. Według tego rozporządzenia akta osobowe zawsze prowadzi pracodawca i jest on zobowiązany do ich przechowywania przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy.

Elektroniczne akta osobowe a stanowisko GIP

W ostatnich czasach wiele firm poza papierowymi aktami pracowników wprowadza również  system elektronicznych akt osobowych. Ma to na celu zminimalizowanie papierowych dokumentów oraz możliwość wprowadzania niektórych zmian w aktach przez pracowników. Trzeba jednak pamiętać, że aktualne rozporządzenie wskazuje, iż akta należy prowadzić w formie papierowej. Na temat prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej ogłosił swoje stanowisko Główny Inspektorat Pracy (GPP-87-4560-29/10/PE/RP).  Według GIP-u obecnie nie ma podstaw prawnych do stosowania przez pracodawców wyłącznie elektronicznych akt osobowych. Główny Inspektorat Pracy w swoim stanowisku powołuje się na  ust. 1, 2 oraz 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, przepisy te szczegółowo regulują zakres prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Elektroniczne akta osobowe mogą być prowadzone dodatkowo

Obecnie można prowadzić elektroniczne akta osobowe, jednak nie może to być jedyna i wyłączna forma archiwizowania dokumentacji osobowej pracowników, trzeba również pamiętać, że należy posiadać jej papierową wersję. Stosowanie jedynie elektronicznej formy akt pracowniczych w obecnym stanie prawnym stanowi naruszenie podstawowych praw pracowniczych (art. 281 pkt 6 Kodeksu pracy).

Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 roku

Zmiana, którą zakłada ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 5 października 2017 r., spowoduje, że będzie możliwe wyłącznie prowadzenie elektronicznych akt osobowych. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2019 r. i od tej daty pracodawca będzie mógł wybrać formę prowadzenia akt. Warto zaznaczyć, że ustawa przewiduje również skrócenie okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników oraz zleceniobiorców z 50 do 10 lat okresu przechowywania. Wprowadzenie tych zmian znacząco wpłynie na przedsiębiorców, ponieważ zmniejszą się koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej.