Moja firma chce zminimalizować papierowe wersje dokumentów pracowniczych. Zastanawiamy się, czy elektroniczne akta osobowe będą jednak dobrym rozwiązaniem. Jak wygląda to z punktu widzenia przepisów?
Jan, Bielsko-Biała
Jeszcze do 2019 roku pracodawcy mogli prowadzić akta osobowe w wersji elektronicznej, jednak równolegle mieli bezwzględny obowiązek prowadzenia ich również w tradycyjnej formie papierowej. Zmiany wprowadzone w 2019 roku pozwalają ograniczyć się tylko do wersji elektronicznej – bez konieczności przetrzymywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej.
Zmiany w prowadzeniu akt osobowych od 2019 roku
Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją z dnia 10 stycznia 2018 roku wprowadziła nowe zapisy dotyczące dokumentacji pracowniczej. Przepisy te weszły w życie w styczniu 2019 roku i od tej daty pracodawcy mogą wybrać formę prowadzenia akt osobowych. Od stycznia 2019 roku dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej. Od stycznia 2019 roku akta osobowe pracownika powinny składać się z 4 części:
- Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
- Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby,
- Część D – dokumenty związane z karami porządkowymi nakładanymi na pracownika.
Pracodawca zobowiązany jest przechowywać akta osobowe przez 10 lat (dla zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.) lub 50 lat (dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.). Dokumentacja może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a pracodawca sam decyduje, z której formy będzie korzystał.
Ustawa wprowadziła krótszy okres przechowywania akt osobowych, a dodatkowo nałożyła na pracodawców dodatkowy obowiązek. Po rozwiązaniu umowy o pracę pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi informację (w postaci papierowej lub elektronicznej), w której zawiera komunikat o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru przez pracownika, a także jej zniszczeniu w przypadku nieodebrania we wskazanym terminie.
Elektroniczne akta osobowe w firmie
Pracodawca może zmieniać formę prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (w szczególności skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
Wady i zalety elektronicznych dokumentów
Elektroniczne akta osobowe w założeniu mają zmniejszyć koszty związane z przechowywaniem i obsługą dokumentacji pracowniczej. Ponadto akta w wersji elektronicznej umożliwiają szybszy dostęp do dokumentów i plików, które łatwiej wyszukać dokumentów za pomocą słów kluczowych. Ponadto przechowywanie dokumentów w takiej postaci elektronicznej jest bezpieczne. Elektroniczne archiwa zapewniają odpowiedni poziom zabezpieczeń np. przed niepowołanym dostępem.
Bez wątpienia elektroniczne akta osobowe to również znaczna redukcja zużycia papieru, znaczków, przesyłek itd. Z globalnego punktu widzenia dokumenty w takiej formie to dużo bardziej ekologiczne rozwiązanie. Niestety wiele firm nie zdecydowało się jeszcze na takie rozwiązanie z uwagi na wysokie koszty procesu wprowadzenia elektronicznych dokumentów. Pracodawcy narzekają przede wszystkim na ściśle określone i stosunkowo rygorystyczne wymogi techniczne.
Elektroniczne akta osobowe można prowadzić w systemie wFirma.pl
Przedsiębiorcy prowadzący rozliczenia kadrowe w systemie wFirma.pl w łatwy sposób mogą prowadzić dokumentację w formie elektronicznej. Akta pracownicze tworzone są automatycznie podczas dodawania do systemu pracownika w zakładce KADRY » PRACOWNICY » DODAJ. W tym miejscu w szczegółach pracownika w zakładce DOKUMENTY zostają utworzone dwa foldery: „Akta osobowe” i „Dokumenty pracownicze”.
Aby dodać załączniki do folderu pracownika wystarczy wybrać opcję DODAJ DOKUMENTY/DODAJ FOLDER i tam wrzucić dokument na podstawie pliku.
System wFirma.pl spełnia warunki wymienione w przepisach, a co za tym idzie, może stanowić narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.
Od 2019 roku przepisy pozwalają na prowadzenie akt pracowniczych tylko w wersji elektronicznej, bez konieczności przechowywania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Niestety zbyt duże koszta i wygórowane wymagania techniczne spowodowały, że większość pracodawców pozostała przy tradycyjnej formie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Digitalizacja przebiega więc powoli, w związku z czym najprawdopodobniej papierowe teczki jeszcze przez długi czas będą wiodły prym.
