Akta osobowe pracownika - jak je prowadzić

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzić akta osobowe pracowników. Wynika to z Kodeksu pracy oraz ustawy o emeryturach i rentach. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna.

Przepisy szczegółowo określają, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ze względu na rodzaj dokumentów, można podzielić je na 3 grupy, A, B i C.

A - Dokumenty związane z ubieganiem się o pracę

Akta osobowe w części A składają się z:

• wypełniony kwestionariusz osobowy pracownika zawierający informacje, takie jak: dane osobowe, kontaktowe, informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym, ukończonych kursach i szkoleniach, dodatkowych uprawnieniach i umiejętnościach
• świadectw pracy od poprzednich pracodawców lub inne dokumenty potwierdzające okresy jego zatrudnienia
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje wymagane do wykonywania oferowanej pracy
• świadectwa ukończenia szkół i uczelni
• orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

B - Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

Ta część dokumentacji pracowniczej poświęcona jest w szczególności dokumentom powstałym w przebiegu zatrudnienia. Zalicza się do nich:

• umowa o pracę;
• potwierdzenie zapoznania się ze wspomnianymi wyżej przepisami i informacjami;
• zaświadczenia o szkoleniach bhp;
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia (o ile takie powierzono);
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych;
• oświadczenia o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
• orzeczenia lekarskie po badaniach okresowych i kontrolnych;
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.

C - Ustanie zatrudnienia

W tym miejscu należy przechowywać wszystkie dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, tj. :

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzeniem za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym oraz inne dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym np. dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Akta osobowe - sposób przechowywania

Akta osobowe należy przechowywać w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Najlepiej ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by w łatwy i szybki sposób można było je odszukać. Dodatkowo należy zabezpieczyć je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem.

Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Na podstawie tych dokumentów ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum.