Akta osobowe pracownika – jak je prowadzić?

Każdy pracodawca jest zobligowany do prowadzenia teczek osobowych dla swoich pracowników. Wynika to z Kodeksu pracy, ustawy o emeryturach i rentach, a także nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Za nienależyte ich prowadzenie grozi odpowiedzialność karna. Co powinny zawierać i jak należy prowadzić akta osobowe pracownika w myśl przepisów? Odpowiadamy poniżej.

Co powinny zawierać akta osobowe pracownika?

Przepisy szczegółowo określają, w jaki sposób należy gromadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą. Ze względu na rodzaj dokumentów, aktualnie akta osobowe pracownika można podzielić na 5 części – A, B i C, D oraz część – E.

Część A – Dokumenty związane z ubieganiem się o pracę

Akta osobowe pracownika w części A składają się z oświadczeń lub dokumentów dotyczących danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Tu powinny znaleźć się także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy).

Część B – Nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

Ta część dokumentacji pracowniczej poświęcona jest w szczególności dokumentom powstałym w przebiegu zatrudnienia. Zalicza się do nich:

1. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,
2. umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków,
3. zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,
4. dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2017 r. poz. 664 oraz z 2018 poz. 138),
5. potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:
• z treścią regulaminu pracy albo obwieszczenia,
• z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy,
• z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,
6. potwierdzenie poinformowania pracownika:
• o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia,
• o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu,
• o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,
• dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego,
• oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,
• dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:
• wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),
• okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2, 3 i 5 Kodeksu pracy),
8. umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
9. wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
10. dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,
11. informacje o kontroli trzeźwości pracowników lub o kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania,
12.  dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie zdalnej.

Część C – Ustanie zatrudnienia

W tym miejscu należy przechowywać wszystkie dokumenty związane z ustaniem bądź wygaśnięciem stosunku pracy, tj.:

1. oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,
2. wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,
3. dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
4. kopię wydanego świadectwa pracy,
5. potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
6. umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
7. skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

Część D – Kary porządkowe

Ta część akt pracowniczych przeznaczona jest głównie na dokumenty takie jak odpisy zawiadomień o ukaraniu, a także inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część E - Kontrola trzeźwości

Od 20 marca 2023 roku obowiązuje nowy podział teczek pracowniczych. Od tego m momentu obowiązuje nowa część akt osobowych - część E. W części tej nalezy przechowywać informacje dotyczące:

1. kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 221c 6 Kodeksu pracy),
2. badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 Kodeksu pracy),
3. kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu (art. 221d § 10 i art. 221e § 2 Kodeksu pracy),
4. badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego (art. 221d § 10 i art. 221f § 2 Kodeksu pracy).

Dokumenty te powinny być przechowywane tylko przez okres 1 roku od momentu zaistnienia danej sytuacji.

Jak przechowywać akta osobowe pracownika?

Akta osobowe pracowników można przechowywać nie tylko w formie papierowej, lecz także w elektronicznej. Dokumenty należy archiwizować w oryginalnej postaci w siedzibie zarządu lub w oddziale podmiotu gospodarczego. Najlepiej ułożone chronologicznie i ponumerowane tak, by w łatwy i szybki sposób można było je odszukać. Dodatkowo należy zabezpieczyć je przed uszkodzeniem lub całkowitym zniszczeniem.

Zgodnie z art. 125A par. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, dokumentację pracowniczą, w tym dotyczącą okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, przechowuje się przez okres 50 lat od zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Okres ten od 2019 roku może zostać skrócony do 10 lat, jeśli dokumenty będą przechowywane w formie elektronicznej. Na ich podstawie ZUS ustala podstawę wymiaru emerytury lub renty. Jeżeli firma została zlikwidowana, to obowiązki w przechowaniu może przejąć wyspecjalizowane archiwum.