Panuje mylne przekonanie, że umowa na okres próbny zwalnia pracodawcę z wielu obowiązków, zwłaszcza finansowych. W kontekście zwolnień grupowych przedsiębiorcy często zakładają, że pracownicy w fazie „testowej” nie mają takich samych uprawnień jak stała załoga. Nic bardziej mylnego, nawet jeśli chodzi o prawo do odprawy na okresie próbnym. Polskie prawo pracy, oparte na zasadzie równego traktowania, chroni wszystkich zatrudnionych, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn od nich niezależnych.
Kluczowym aktem prawnym regulującym te kwestie jest ustawa o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, potocznie nazywana ustawą o zwolnieniach grupowych. Jej fundamentalnym założeniem jest objęcie ochroną każdego pracownika, co oznacza, że osoba zatrudniona na okres próbny, objęta procedurą zwolnień grupowych, ma takie samo prawo do odprawy pieniężnej jak jej kolega z wieloletnim stażem. Dla przedsiębiorcy ignorowanie tych regulacji to nie tylko ryzyko sporu sądowego, lecz także poważne konsekwencje finansowe. Dlatego wnikliwe zrozumienie tych zasad jest niezbędne, aby proces restrukturyzacji przeprowadzić skutecznie i w pełni zgodnie z literą prawa.
Kiedy mówimy o zwolnieniach grupowych?
Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących odprawy, kluczowe jest precyzyjne zrozumienie, kiedy w ogóle mamy do czynienia z procedurą zwolnień grupowych. Ustawa stawia tu jasne, kumulatywne warunki, które muszą być spełnione łącznie. Po pierwsze, jej przepisy mają zastosowanie wyłącznie do pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników. Co istotne, liczy się tu stan zatrudnienia w przeliczeniu na pełne etaty, a nie liczbę osób. Oznacza to, że dwóch pracowników zatrudnionych na pół etatu liczy się jako jeden pełny etat, a czterech na ćwierć etatu również jako jeden. Po drugie, i najważniejsze, przyczyna rozwiązania stosunków pracy musi leżeć wyłącznie po stronie pracodawcy. Mogą to być powody ekonomiczne (np. spadek rentowności, utrata kluczowego klienta, konieczność cięcia kosztów), organizacyjne (np. fuzja z inną firmą, zmiana struktury działu, outsourcing części zadań, likwidacja oddziału), produkcyjne czy technologiczne (np. wdrożenie nowego systemu informatycznego, który automatyzuje pracę kilku osób).
Kluczowe jest, aby przyczyny te nie miały żadnego związku z indywidualnym sposobem wykonywania pracy przez zwalniane osoby. Ustawa określa również progi liczbowe, które kwalifikują proces jako zwolnienie grupowe. Pracodawca musi w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnić co najmniej:
10 pracowników, gdy zatrudnia mniej niż 100 osób;
10% załogi, gdy zatrudnia od 100 do 299 pracowników;
30 pracowników, gdy jego firma liczy 300 lub więcej osób.
Co istotne, do tej liczby wliczają się nie tylko umowy rozwiązane przez pracodawcę w drodze wypowiedzenia, lecz także te zakończone na mocy porozumienia stron, o ile inicjatywa takiego porozumienia wyszła od pracodawcy i dotyczy co najmniej 5 pracowników. Jest to zabezpieczenie uniemożliwiające obejście przepisów poprzez wywieranie presji na pracowników w celu podpisania „dobrowolnych” ugód.
Przykład 1.
Przedsiębiorstwo produkcyjne z załogą liczącą 85 osób decyduje się na automatyzację jednej z linii produkcyjnych. W rezultacie w ciągu trzech tygodni wręcza wypowiedzenia 12 pracownikom, w tym jednemu zatrudnionemu od miesiąca na trzymiesięczny okres próbny. Ponieważ firma zatrudnia ponad 20 osób, a liczba zwalnianych (12) przekracza próg 10 osób, mamy do czynienia ze zwolnieniem grupowym. Pracownik na okresie próbnym jest pełnoprawnym uczestnikiem tego procesu i nabywa prawo do odprawy.
Przykład 2.
Agencja marketingowa zatrudniająca 150 osób traci dużego klienta, co zmusza ją do redukcji zespołu projektowego. W ciągu 30 dni firma rozwiązuje umowy z 16 pracownikami (więcej niż 10% załogi). Dwie z tych osób były zatrudnione na okresie próbnym. Obie, tak jak pozostali, mają prawo do odprawy, ponieważ spełnione zostały wszystkie kryteria zwolnienia grupowego.
Wysokość odprawy – jak ją obliczyć dla pracownika na okresie próbnym?
Głównym czynnikiem determinującym wysokość odprawy jest łączny staż pracy u danego pracodawcy. To właśnie w tym miejscu pojawia się kluczowa informacja dla przedsiębiorców: okres zatrudnienia na podstawie umowy na okres próbny wlicza się w całości do tego stażu. Co więcej, do stażu zakładowego wlicza się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, o ile nie było między nimi dłuższych przerw. Ustawa nie pozostawia tu żadnego pola do interpretacji. Wysokość świadczenia jest uzależniona od zakładowego stażu pracy i wynosi równowartość:
jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeśli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeśli staż pracy wynosi od 2 do 8 lat;
trzymiesięcznego wynagrodzenia w przypadku zatrudnienia przekraczającego 8 lat.
W praktyce oznacza to, że pracownik zwolniony w trakcie trwania umowy na okres próbny (która może trwać maksymalnie 3 miesiące) niemal zawsze będzie kwalifikował się do odprawy w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.
Podstawę do obliczenia odprawy stanowi wynagrodzenie ustalane według precyzyjnych zasad, tych samych, które obowiązują przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. W praktyce oznacza to uwzględnienie nie tylko pensji zasadniczej, lecz także innych stałych składników wynagrodzenia (np. premie regulaminowe, dodatki funkcyjne) oraz średniej z ostatnich 3 miesięcy dla składników zmiennych (np. prowizje, premie uzależnione od wyników). Wyłącza się natomiast świadczenia jednorazowe, takie jak nagrody jubileuszowe czy odprawy emerytalne.
Należy pamiętać o ustawowym limicie. Wysokość odprawy pieniężnej nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy. W 2025 roku, przy minimalnym wynagrodzeniu na poziomie 4666 zł, maksymalna kwota odprawy wyniesie 69 990 zł brutto. Ten limit ma na celu ochronę pracodawcy przed nadmiernymi obciążeniami, zwłaszcza w przypadku zwalniania wysoko wynagradzanych menedżerów.
Przykład 3.
Firma z branży IT, w ramach restrukturyzacji, zwalnia pracownika zatrudnionego na 3-miesięczny okres próbny po upływie dwóch miesięcy. Jego wynagrodzenie składało się z pensji zasadniczej 6000 zł brutto oraz zmiennej premii wynikowej, która w pierwszym miesiącu wyniosła 800 zł, a w drugim 1000 zł. Podstawą do obliczenia odprawy będzie suma pensji zasadniczej oraz średniej premii z dwóch miesięcy: 6000 zł + ((800 zł + 1000 zł) / 2) = 6900 zł. Ponieważ jego staż pracy u tego pracodawcy wynosi 2 miesiące (poniżej 2 lat), przysługuje mu odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia, tj. 6900 zł brutto.
Okres wypowiedzenia a odprawa – dwa odrębne prawa
W ferworze restrukturyzacji warto wyraźnie rozgraniczyć prawo do odprawy od prawa do zachowania okresu wypowiedzenia. Są to dwa całkowicie niezależne od siebie uprawnienia pracownika, wynikające z różnych podstaw prawnych. Fakt, że pracownik na okresie próbnym otrzymuje odprawę, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania okresów wypowiedzenia określonych w Kodeksie pracy. Zgodnie z art. 34 kp okresy te są krótsze niż przy innych typach umów i wynoszą:
3 dni robocze, jeśli okres próbny nie przekraczał 2 tygodni;
1 tydzień, gdy okres próbny był dłuższy niż 2 tygodnie;
2 tygodnie w przypadku trzymiesięcznego okresu próbnego.
W tym czasie pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie za pracę (chyba że pracodawca zwolni go z obowiązku świadczenia pracy, co nie pozbawia go prawa do pensji). Odprawa jest natomiast świadczeniem dodatkowym, jednorazowym, stanowiącym formę rekompensaty za utratę zatrudnienia z przyczyn leżących wyłącznie po stronie firmy.
Zwolnienia indywidualne a prawo do odprawy
Ochrona przewidziana w ustawie o zwolnieniach grupowych rozciąga się również na sytuacje, w których skala zwolnień nie osiąga progów liczbowych wymaganych dla procedury grupowej. Mówimy wówczas o zwolnieniach indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracownika. Prawo do odprawy przysługuje także w tym trybie, pod warunkiem że pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a przyczyny niedotyczące pracownika stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie umowy. To kluczowy mechanizm chroniący przed próbami obejścia prawa, np. poprzez rozłożenie zwolnień w czasie. Oznacza to, że nawet jeśli firma zwalnia tylko jedną osobę, np. z powodu likwidacji jej unikalnego stanowiska pracy, a osoba ta była zatrudniona na okres próbny, to również jej należy się odprawa na dokładnie takich samych zasadach, jak przy zwolnieniu grupowym.
Przykład 4.
Firma handlowa zatrudniająca 40 osób likwiduje jednoosobowe stanowisko specjalisty ds. e-commerce. Pracownik zajmujący to stanowisko jest zatrudniony na trzymiesięcznej umowie próbnej. Mimo że zwolnienie dotyczy tylko jednej osoby, jego wyłączną przyczyną jest likwidacja stanowiska (przyczyna organizacyjna). W związku z tym pracownikowi przysługuje odprawa w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia.
Kiedy odprawa nie przysługuje? Istotne wyjątki
Mimo szerokiej ochrony istnieją sytuacje, w których pracownikowi na okresie próbnym odprawa nie będzie przysługiwała. Najważniejszym i najbardziej oczywistym wyjątkiem jest rozwiązanie umowy z przyczyn leżących po stronie pracownika. Celem umowy na okres próbny jest weryfikacja kwalifikacji i przydatności pracownika. Jeżeli pracodawca, na podstawie obiektywnej i udokumentowanej oceny, dojdzie do wniosku, że pracownik nie spełnia oczekiwań (np. notorycznie nie osiąga zakładanych celów, nie posiada deklarowanych umiejętności), to rozwiązanie umowy z tego powodu będzie dotyczyło bezpośrednio pracownika. W takim przypadku ustawa o zwolnieniach grupowych nie ma zastosowania. Ponadto, jak już wspomniano, odprawa nie przysługuje, jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników.
Warto również zwrócić uwagę na kwestię nadużycia prawa przez pracodawcę. Sąd Najwyższy w wyroku z 16 grudnia 2014 roku (sygn. akt I PK 125/14) jasno stwierdził, że wypowiedzenie umowy na okres próbny tuż po jej zawarciu, bez faktycznej możliwości sprawdzenia pracownika, może być uznane za działanie pozorne, mające na celu obejście przepisów ochronnych. Chroni to pracowników przed nieuczciwymi praktykami i potwierdza, że okres próbny musi służyć swojemu rzeczywistemu celowi, a nie być pretekstem do unikania zobowiązań.
Prawo do odprawy na okresie próbnym – podsumowanie
Dla polskiego przedsiębiorcy płyną z powyższych regulacji jasne i konkretne wnioski. Planując procesy restrukturyzacyjne, które mogą wiązać się ze zwolnieniami, absolutnie konieczne jest uwzględnienie w kalkulacjach i procedurach wszystkich pracowników, bez względu na rodzaj umowy. Pracownicy na okresie próbnym muszą być traktowani na równi z resztą załogi w kontekście prawa do odprawy, a także włączani do liczby osób objętych zamiarem zwolnienia podczas obowiązkowych konsultacji ze związkami zawodowymi (lub przedstawicielami pracowników) oraz przy zawiadamianiu Powiatowego Urzędu Pracy. Ich pominięcie lub błędne założenie o braku uprawnień może skutkować nie tylko koniecznością wypłaty zaległego świadczenia wraz z odsetkami, ale również ryzykiem sporu sądowego i nadszarpnięciem wizerunku firmy jako rzetelnego pracodawcy. Staranne planowanie, oparte na solidnej znajomości przepisów prawa pracy, jest kluczem do bezpiecznego i zgodnego z prawem przeprowadzenia firmy przez trudny okres zmian organizacyjnych, minimalizując ryzyko prawne i dbając o reputację na rynku pracy.
