Odprawa pośmiertna a podatek PIT – poznaj obowiązki pracodawcy

Odprawa pośmiertna jest świadczeniem regulowanym na podstawie Kodeksu pracy. Jednocześnie nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca przewidział dodatkowe środki dla rodziny zmarłego pracownika. W tym kontekście zastanowimy się, w jaki sposób kształtują się obowiązki płatnika, biorąc pod uwagę przepisy ustawy o PIT.

Zasady nabycia odprawy pośmiertnej

Zgodnie z art. 93 kp w razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.

Wysokość odprawy jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy i wynosi:

1. jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
2. trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
3. sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Odprawa pośmiertna przysługuje następującym członkom rodziny pracownika:

1. małżonkowi,
2. innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania
   w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Odprawa pośmiertna nie przysługuje członkom rodziny, o których mowa w § 4, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż odprawa pośmiertna przysługująca zgodnie z § 2 i 6. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.

Odprawa pośmiertna a podatek PIT

Nie ulega wątpliwości, że kwota otrzymanej odprawy pośmiertnej stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PIT.

Katalog źródeł przychodów został uregulowany w art. 10 ust. 1 ww. ustawy. W myśl pkt 9 tego artykułu do źródeł przychodów zalicza się przychody z innych źródeł.

Zgodnie z brzmieniem art. 20 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9, uważa się w szczególności:

• kwoty wypłacone po śmierci członka otwartego funduszu emerytalnego wskazanej przez niego osobie lub członkowi jego najbliższej rodziny, w rozumieniu przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych;
• kwoty uzyskane z tytułu zwrotu z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego;
• wypłaty z indywidualnego konta zabezpieczenia emerytalnego, w tym także dokonane na rzecz osoby uprawnionej na wypadek śmierci oszczędzającego;
• zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego;
• alimenty;
• stypendia;
• świadczenia otrzymane z tytułu umowy o pomocy przy zbiorach;
• dotacje (subwencje) inne niż wymienione w art. 14;
• dopłaty;
• nagrody i inne nieodpłatne świadczenia nienależące do przychodów określonych w art. 12-14 i art. 17.

Użycie sformułowania „w szczególności” oznacza, że definicja przychodów z innych źródeł ma charakter otwarty i nie ma przeszkód, aby do tej kategorii zaliczyć również przychody inne niż wymienione wprost w przepisie art. 20 ust. 1 ustawy.

W sytuacji, gdy świadczenia kwalifikowane do przychodów z innych źródeł są wypłacane przez osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, spoczywa na nich obowiązek informacyjny określony w art. 42a ust. 1 ustawy o PIT. 

Zgodnie z tym przepisem w przypadku wymienionych podmiotów, które dokonują wypłaty należności lub świadczeń, o których mowa w art. 20 ust. 1, z wyjątkiem dochodów (przychodów) wymienionych w art. 21, art. 52, art. 52a i art. 52c, są obowiązane sporządzić informację według ustalonego wzoru PIT-11 o wysokości przychodów i przesłać ją podatnikowi oraz urzędowi skarbowemu, przy którego pomocy naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania podatnika wykonuje swoje zadania.

Ww. informacja PIT-11 powinna być przesłana:

1. urzędowi skarbowemu – w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym,
2. podatnikowi – w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym.

Wypłata odprawy pośmiertnej jest neutralna dla podatników i płatnika

W ramach omawianego zagadnienia koniecznie należy zwrócić uwagę, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT wolne od podatku dochodowego są odprawy pośmiertne i zasiłki pogrzebowe.

Ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie ww. przepisu korzystają świadczenia mające charakter odprawy lub zasiłku pogrzebowego, których fakt przysługiwania został unormowany w jakikolwiek sposób (w stosownych przepisach, w układzie zbiorowym pracy lub nawet w formie umownej).

Co istotne, z powyższego przepisu nie wynika, że ma on zastosowanie wyłącznie do odpraw pośmiertnych uregulowanych w art. 93 kp. To oznacza, że w całości zwolniona będzie zarówno odprawa wynikająca z przepisów ustawy, jak i dodatkowa odprawa przyznana przez pracodawcę w konkretnym przypadku.

Jak możemy przeczytać w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 9 października 2024 roku (nr 0114-KDIP3-2.4011.604.2024.4.JK3): „dodatkowa odprawa pośmiertna, którą planujecie Państwo wypłacić żonie i córce zmarłego pracownika, będzie stanowić przychód z innych źródeł, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Odprawa ta będzie korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i tym samym nie będzie podlegać opodatkowaniu tym podatkiem. W związku z powyższym na Państwu jako podmiocie wypłacającym ten rodzaj świadczenia nie będą ciążyły żadne obowiązki płatnika ani obowiązki informacyjne z tego tytułu”.

Z uwagi na fakt, że wszelkie odprawy pośmiertne korzystają z całkowitego zwolnienia od podatku PIT, z punktu widzenia pracodawcy (płatnika) wypłacającego taką odprawę członkom rodziny zmarłego pracownika nie znajdzie zastosowania art. 42a ust. 1 ustawy o PIT. W rezultacie pracodawca nie ma obowiązku sporządzenia informacji PIT-11.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy wskazać, że odprawy pośmiertne są świadczeniami korzystającymi z całkowitego zwolnienia od podatku na mocy art. 21 ust. 1 pkt 7 ustawy o PIT. To z kolei rzutuje na kwestie obowiązków podatkowych pracodawcy-płatnika.