Posiadam prywatny samochód osobowy, który chciałbym przekazać na cele prowadzonej działalności gospodarczej. Jak poprawnie tego dokonać?
Michał, Głogów
Przedsiębiorca ma prawo przekazać swój prywatny samochód osobowy na potrzeby firmy. Na tę okoliczność co do zasady powinien Pan przygotować stosowne oświadczenie o przekazaniu majątku do firmy.
Wprowadzenie prywatnego składnika majątku do firmy
Jedną z możliwości wykorzystywania posiadanego pojazdu samochodowego w działalności jest wprowadzenie go do działalności gospodarczej. Mowa tu jednak o aucie, który stanowi prywatną własność przedsiębiorcy.
Innymi opcjami wykorzystywania z kolei obcych samochodów w działalności jest ich najem, leasing, dzierżawa. Jeżeli przedsiębiorca dysponuje wystarczającymi środkami, może pomyśleć o nabyciu auta do firmy.
Jednak jedną z najmniej kosztownych opcji jest właśnie wprowadzenie prywatnego samochodu osobowego przedsiębiorcy do jego działalności gospodarczej – samochodu, który przedsiębiorca zakupił do swojego majątku osobistego i nigdy nie użytkował w prowadzonej działalności.
W jaki sposób tego dokonać?
Po pierwsze – ustalenie wartości prywatnego pojazdu wnoszonego do firmy
Zanim Pan wprowadzi prywatny samochód osobowy do działalności, należy ustalić jego wartość. Ustalenie wartości trzeba przeprowadzić w tej sytuacji przy pomocy art. 22g ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PIT).
- cena nabycia środków trwałych, albo
- cena ich nabycia, nie wyższa jednak od ich wartości rynkowej – jeżeli były używane przez podatnika przed wprowadzeniem ich do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych i nie były wcześniej amortyzowane.
Ustalanie wartości początkowej prywatnego samochodu osobowego, który ma być wprowadzony do firmy, wymaga dysponowania dokumentem zakupu (faktura, rachunek, umowa).
Należy jednak podkreślić, że dla celów ustalenia wartości danego samochodu w aspekcie przyjęcia go do firmy brana jest pod uwagę niższa wartość.
Z kolei, gdy wartość wynikająca z dokumentu zakupu jest wyższa od wartości rynkowej, wówczas bierze Pan pod uwagę wartość rynkową.
Jeżeli natomiast nie posiada Pan w ogóle dowodu zakupu, wówczas wartość początkową ustala Pan na podstawie cen rynkowych samochodu osobowego o tym samym wieku, przebiegu, o tej samej wielkości silnika, o tym samym wyposażeniu oraz innych.
Po drugie – wprowadzenie prywatnego samochodu osobowego do firmy
Jest podstawowa kwestia, od której każdy przedsiębiorca powinien rozpocząć podjęcie decyzji, w jaki sposób wprowadzić swój prywatny samochód osobowy do działalności.
Chodzi o ustaloną w poprzednim kroku wartość samochodu osobowego. Jeżeli ustalił Pan już wartość prywatnego samochodu osobowego, wówczas należy zweryfikować, czy wartość ta:
- jest mniejsza od kwoty 10 000 zł.
- jest większa od kwoty 10 000 zł.
Jeżeli ustalona wartość prywatnego samochodu osobowego jest równa lub niższa niż 10 000 zł, wówczas ma Pan trzy możliwości, które zaprezentowano w poniższej tabeli.
Wprowadzenie prywatnego samochodu osobowego do firmy o wartości równej lub niższej niż 10 000 zł | ||
Opcja nr 1 | Opcja nr 2 | Opcja nr 2 |
Ma Pan prawo wprowadzić go do firmy poprzez bezpośrednie ujęcie jego ustalonej wartości w kosztach firmy w dacie jego przyjęcia do działalności na mocy art. 22d ust. 1 ustawy o PIT | Ma Pan prawo wprowadzić go do firmy do ewidencji środków trwałych i dokonać jednorazowej amortyzacji w miesiącu przyjęcia go do używania albo w miesiącu następnym na mocy art. 22f ust. 3 ustawy o PIT | Ma Pan prawo wprowadzić go do firmy do ewidencji środków trwałych i dokonywać amortyzacji w czasie od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia go do używania na mocy art. 22f ust. 3 ustawy o PIT |
Samochód osobowy może być używany w działalności krócej niż rok | Samochód osobowy musi być używany w działalności dłużej niż rok | |
Jednak co, gdy ustalona wartość samochodu osobowego będzie przekraczać wartość 10 000 zł?
Odpowiedź przedstawiono w poniższej tabeli.
Wprowadzenie prywatnego samochodu osobowego do firmy o wartości większej niż 10 000 zł | |
Opcja nr 1 | Opcja nr 2 |
Ma Pan prawo wprowadzić go do firmy poprzez bezpośrednie ujęcie jego ustalonej wartości w kosztach firmy w dacie jego przyjęcia do działalności | Ma Pan prawo wprowadzić go do firmy do ewidencji środków trwałych i dokonywać amortyzacji w czasie od miesiąca następnego po miesiącu przyjęcia go do używania na zasadach art. 22h-m ust. 3 ustawy o PIT |
Samochód osobowy będzie używany w działalności krócej niż rok (bezwzględnie ważne) | Samochód osobowy musi być używany w działalności dłużej niż rok |
Należy w tym miejscu podkreślić bardzo ważną rzecz.
- zaliczyć ten składnik majątku do środków trwałych, przyjmując go do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;
- zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres jego dotychczasowego używania, obliczonych dla tego środka trwałego przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych, stanowiącym załącznik nr 1 do ustawy o PIT;
- stosować takie same stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
- wpłacić, w terminie do 20. dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie danego składnika majątku do dnia, w którym okres jego używania przekroczył rok, i naliczoną kwotę odsetek wykazać w zeznaniu rocznym PIT (odsetki od różnicy między ceną nabycia a kwotą odpisów amortyzacyjnych są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych).
Należy też zaznaczyć, że jeżeli podejmie Pan decyzje o wprowadzeniu prywatnego samochodu osobowego do firmy do ewidencji środków trwałych, wówczas musi on spełniać poniższe cechy:
- być kompletny i zdatny do użytku,
- stanowić Pańską własność lub współwłasność,
- jego przewidywany okres użytkowania w działalności ma być dłuższy niż rok.
Oświadczenie to powinno przynajmniej zawierać dane podatnika, datę wprowadzenia, opis i rodzaj wprowadzanego składnika majątku, ustaloną wartość składnika majątku.
Po trzecie – amortyzacja wprowadzonego, prywatnego samochodu osobowego do firmy
Kolejny krok to wybór metody amortyzacji dla wprowadzonego prywatnego samochodu osobowego do działalności.
Ma Pan do wyboru następujące możliwości:
- standardową stawkę amortyzacyjną według metody liniowej, czyli 20% rocznie od wartości początkowej w kosztach firmy w postaci odpisów amortyzacyjnych;
- podwyższoną stawkę amortyzacyjną według metody liniowej, czyli 40% rocznie od wartości początkowej w kosztach firmy w postaci odpisów amortyzacyjnych, ale tylko, gdy podatnik jest w stanie udowodnić, że przed nabyciem tego samochodu był on wykorzystywany przez podmiot inny niż podatnik przez minimum okres 6 miesięcy;
- przy zastosowaniu współczynnika nie większego niż 1,4 – max. stawka amortyzacji to 28% w skali roku w sytuacji aut używanych bardziej intensywnie w stosunku do warunków przeciętnych albo wymagających szczególnej sprawności technicznej.
Po czwarte – odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych dotyczących prywatnego samochodu osobowego wprowadzonego do firmy
W przypadku wprowadzenia prywatnego samochodu do firmy przysługuje Panu (jeżeli jest Pan czynnym podatnikiem VAT) prawo do odliczenia 50% podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki eksploatacyjne w działalności dotyczące tego samochodu osobowego. Co do możliwości zaliczenia ich do kosztów firmowych – w takiej sytuacji będzie Pan mógł zaliczyć 75% wydatku netto + 50% VAT z faktury za te wydatki do kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli będzie chciał Pan odliczyć 100% podatku VAT od wydatków eksploatacyjnych oraz ująć 100% wartości netto w koszty podatkowe, wówczas będzie Pan zobowiązany do:
- zgłoszenia samochodu do urzędu skarbowego na druku VAT-26,
- prowadzenia szczegółowej kilometrówki dla celów VAT,
- wprowadzenia regulaminu (zasad) użytkowania pojazdu w firmie.
Co bardzo istotne, z prowadzonej ewidencji kilometrów dla celów VAT musi wynikać, że wprowadzony do firmy prywatny samochód osobowy jest faktycznie użytkowany tylko w działalności.
W przeciwnym razie urząd skarbowy w toku ewentualnych czynności sprawdzających czy ewentualnej kontroli zakwestionuje prawo do pełnego odliczenia VAT oraz pełnego ujęcia kosztu.
Jak wprowadzić prywatny samochód osobowy do firmy w systemie wFirma.pl?
W systemie wFirma.pl należy na podstawie sporządzonego oświadczenia dodać pojazd do ewidencji środków trwałych poprzez zakładkę: EWIDENCJE » ŚRODKI TRWAŁE » DODAJ ŚRODEK TRWAŁY, gdzie trzeba uzupełnić wymagane pola dotyczące pojazdu.
Tak dodany pojazd będzie widoczny w ewidencji środków trwałych, ewidencji pojazdów, a dodatkowo odpisy amortyzacyjne będą automatycznie ujęte w kolumnie – Pozostałe wydatki od miesiąca następującego po miesiącu wprowadzenia pojazdu do ewidencji środków trwałych.
