Zakup obiektywu do aparatu w kosztach firmowych

Ze środków firmowych nastąpił zakup obiektywu do aparatu, którego koszt netto przewyższa 10 000 zł. Czy powinienem go wprowadzić do ewidencji środków trwałych i amortyzować, czy mogę fakturę wrzucić bezpośrednio w koszty?

Jonasz, Ruda Śląska

Sposób ujęcia zakupu obiektywu do aparatu o wartości przekraczającej 10 000 zł (netto w przypadku czynnych podatników VAT), gdy przewiduje Pan, że będzie go użytkował przez okres dłuższy niż rok, może zostać uzależniony od tego, czy będzie on służył jako część ruchoma do kilku sprzętów jednocześnie, czy będzie trwale związany z jednym.

W pierwszej sytuacji (część wymienna do kilku sprzętów) należałoby zakup obiektywu do aparatu ująć jako środek trwały. Natomiast, jeżeli obiektyw będzie służył jako część konkretnego aparatu, wówczas należałoby taki zakup potraktować jako ulepszenie środka trwałego. Ulepszenie oznacza zwiększenie wartości środka trwałego, gdzie tym samym powiększeniu ulegnie kwota jego amortyzacji.

Czym są wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów?

Wydatki na cele prowadzonej działalności będą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli:

• zostaną sfinansowane ze środków podatnika;
• nie zostaną podatnikowi zwrócone w żadnej formie (dotacja, subwencja, inny zwrot wydatków);
• zostaną poniesione na cele prowadzonej działalności, a więc pomiędzy wydatkami a przychodami będzie istniał związek przyczynowo-skutkowy;
• zostaną poniesione w celu osiągania przychodów lub zabezpieczenia przyszłych przychodów;
• zostaną właściwie udokumentowane;
• nie wystąpią w katalogu wydatków ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Łącznie spełnione powyższe warunki pozwalają podatnikowi na uznanie poniesionych wydatków firmowych za koszty uzyskania przychodu. To z kolei skutkuje tym, że koszty te obniżają wysokość zaliczki na podatek dochodowy i rocznego podatku dochodowego wynikającego z działalności. 

Podatnik ponoszący wydatki firmowe musi pamiętać o tym, że jest odpowiedzialny za uzasadnienie każdego poniesionego wydatku na cele działalności w związku z ewentualną kontrolą skarbową.

Obiektyw do aparatu używany w działalności krócej niż rok a koszty w tej działalności

Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą, w której obiektyw do aparatu jest nieodzownym wydatkiem i jest w stanie to udowodnić, wówczas zakup należy rozpatrywać dwojako.

Podatnik musi zadać sobie najpierw pytanie, czy nabyty obiektyw będzie używał w działalności dłużej niż rok. Jeżeli krócej, wówczas ma prawo ująć tego typu wydatek w pozostałych kosztach i to jednorazowo, jeżeli oczywiście wydatek ten spełnia wyżej wymienione cechy. Traktowany jest on wówczas jako składnik majątku stanowiący wyposażenie, które może zostać ujęte w kosztach niezależnie od jego wartości.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 49 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodu nie są wydatki poniesione na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa niezaliczanych do środków trwałych, w przypadku stwierdzenia, że składniki te nie są wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej, lecz służą celom osobistym podatnika, pracowników lub innych osób, albo bez uzasadnienia znajdują się poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Natomiast wydatki na zakup zużywających się stopniowo rzeczowych składników majątku przedsiębiorstwa, niezaliczanych do środków trwałych, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu w przypadku, gdy te składniki będą wykorzystywane dla celów prowadzonej działalności gospodarczej.

Obiektyw do aparatu jako ulepszenie środka trwałego

Jeżeli obiektyw do aparatu będzie używany krócej niż rok, wówczas podatnik musi sobie odpowiedzieć na dwa pytania:

1. Czy nabyty obiektyw będzie przeznaczony wyłącznie do jednego aparatu i będzie użytkowany wyłącznie z tym aparatem?
2. Czy obiektyw został zakupiony do użytkowania z innymi aparatami w firmie?

W pierwszym przypadku podatnik zwiększy wartość początkową posiadanego aparatu, z którym stale będzie współpracować zakupiony obiektyw.

Zdarzenie to stanowi ulepszenie środka trwałego. Nawiązując do art. 22g ust. 17 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT), środki trwałe (posiadany aparat fotograficzny) uznaje się za ulepszone, jeżeli suma wydatków poniesionych na to ulepszenie poprzez:

• przebudowę lub
• rozbudowę, lub
• rekonstrukcję, lub
• adaptację, lub 
• modernizację

– w danym roku podatkowym przekracza 10 000 zł, a te wydatki powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środków trwałych do używania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji.

Z kolei składnik majątku określany jako środek trwały w działalności to składnik majątku, który spełnia poniższe przesłanki:

• jest nabyty na cele prowadzonej działalności gospodarczej;
• stanowi własność lub współwłasność podatnika;
• został nabyty lub wytworzony we własnym zakresie;
• długość jego użytkowania w działalności przekracza okres 12 miesięcy;
• w momencie nabycia jest kompletny i zdatny do użytku w działalności;
• może być oddany do używania na podstawie umowy najmu, leasingu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

Ulepszenie środka trwałego skupia się więc na zwiększeniu jego wartości użytkowej, czyli dokonaniu takiej modernizacji, która będzie skutkować wzrostem jego funkcjonalności.

Ulepszenie środka trwałego dotyczy tylko środków trwałych, a więc składników majątku wprowadzonych do ewidencji środków trwałych.

Jeżeli podatnik ma obowiązek rozpocząć dokonywanie amortyzacji w czasie, to rozpoczyna ją, począwszy od miesiąca następnego po miesiącu, w którym dokonał ulepszenia (zwiększenia jego wartości początkowej). 

Oczywiście odpisy amortyzacyjne należy naliczać od nowej, podwyższonej wartości początkowej ulepszonego środka trwałego, z zachowaniem dotychczasowej metody i stawki amortyzacji.

Zakup obiektu do aparatu - czy stanowi on odrębny środek trwały?

W drugim przypadku podatnik ujmie w ewidencji środków trwałych nabyty obiektyw do wielu aparatów jako odrębny środek trwały.

Zanim jednak wprowadzi go do ewidencji środków trwałych, będzie musiał ustalić jego wartość początkową. Jeżeli jest czynnym podatnikiem VAT, wartość początkowa będzie wyrażona w wartości netto z faktury zakupu, jeżeli jest podatnikiem zwolnionym z VAT, to wartość początkową będzie stanowiła wartość brutto z faktury zakupu obiektywu.

Do tej wartości należy doliczyć jeszcze ewentualne wydatki powiązane z zakupem i przystosowaniem obiektywu do używania w działalności. Następnie podatnik musi odnaleźć właściwą roczną stawkę amortyzacyjną dla kupionego obiektywu w Klasyfikacji Środków Trwałych. Aparaty fotograficzne cyfrowe i kamery cyfrowe znajdują się w PKWiU 2015 pod numerem 26.70.13, natomiast pozostały sprzęt fotograficzny, części i akcesoria do sprzętu fotograficznego – pod numerem PKWiU 2015 - 26.70.19. Z kolei w Klasyfikacji Środków Trwałych pod numerem KŚT 662 występuje powiązanie z PKWiU 2015 właśnie o numerze 26.70.19.

Roczna stawka amortyzacyjna dla obiektywu wynosi więc 10% rocznie od jego ustalonej wartości początkowej.

Po ustaleniu rocznej kwoty amortyzacji podatnik już bez problemu ustali miesięczne odpisy amortyzacyjne.

Rozpoczęcie miesięcznej amortyzacji następuje od miesiąca następnego po miesiącu wprowadzeniu środka trwałego do użytkowania w firmie. Warto jednak podkreślić, że podatnik ma możliwość dokonania jednorazowej amortyzacji nabytego obiektywu. Może więc skorzystać z:

• jednorazowej amortyzacji środków trwałych do 50 000 euro rocznie (obiektyw nowy lub używany),
• jednorazowej amortyzacji fabrycznie nowych środków trwałych do 100 000 zł rocznie (tylko nowy obiektyw).