W obrocie międzynarodowym często dochodzi do sytuacji, w której inny podmiot występuje w roli nabywcy, a inny w roli odbiorcy towaru. Zrozumienie, jaka jest rola nabywcy i odbiorcy dla celów VAT, jest kluczowe dla prawidłowego fakturowania oraz unikania błędów w rozliczeniach podatkowych, szczególnie w przypadku dostaw towarów do kontrahentów zagranicznych.
Elementy konstrukcyjne faktury VAT i dane nabywcy
Obowiązek wystawienia faktury przez podatnika VAT wynika z treści art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, gdzie możemy przeczytać, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Elementy konstrukcyjne faktury zostały natomiast określone w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, gdzie w pkt 1-6 wskazano, że faktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.
Podstawową rolą faktury jest odzwierciedlenie rzeczywistej transakcji gospodarczej. Choć sama faktura nie korzysta z przywileju domniemania prawdziwości, to jednak obowiązkiem sprzedawcy jest opisać w treści faktury wszystkie elementy podmiotowe oraz przedmiotowe zgodnie z ich faktycznym przebiegiem.
Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 5 sierpnia 2024 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.320.2024.1.AP), faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają wyłącznie znaczenie dowodowe. Jedynie braki merytoryczne faktury mogą wywołać skutek materialny w postaci zmian w przedmiocie lub podstawie opodatkowania, a także doprowadzić do niewłaściwego określenia wysokości podatku.
Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia, czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe.
A zatem jeżeli w fakturach dokumentujących transakcje występują tzw. wadliwości mniejszej wagi, należy uznać, że nie ma podstawy do kwestionowania faktur, w tym prawa do odliczenia podatku naliczonego, wyłącznie z powodu braków mających charakter tzw. wadliwości mniejszej wagi. Są to tego rodzaju wadliwości, które, co prawda, powodują, że faktura nie odpowiada wymogom określonym w przepisach, jednakże same w sobie nie wpływają na przedmiot i podstawę opodatkowania.
Rola nabywcy i odbiorcy dla celów VAT w transakcjach międzynarodowych
Z treści art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT wynika jednoznacznie, że w treści faktury powinny znaleźć się informacje obejmujące imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
Kluczowe jest zatem wskazanie, że w treści faktury obligatoryjnie należy podać dane nabywcy towaru. Dane zawarte na fakturze muszą przede wszystkim umożliwiać jednoznaczną identyfikację stron transakcji gospodarczej, zarówno po stronie nabywcy, jak i sprzedawcy. Faktura powinna zawierać dane nabywcy towaru lub usługi i dokumentować rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a jako wystawca i nabywca powinni widnieć faktyczni uczestnicy transakcji.
Przykład 1.
Spółka Alfa otrzymała zamówienie na towar od swojego kontrahenta – spółki Beta. Spółka Beta jako odbiorcę towaru wskazała prezesa zarządu i jego adres zamieszkania. Jakie dane na fakturze powinna wpisać spółka Alfa? Nabywcą towaru jest w tym przypadku spółka Beta i to jej dane identyfikacyjne powinny być umieszczone w treści faktury sprzedaży. W informacjach dodatkowych w treści faktury można wskazać dane odbiorcy towaru, jednak nie oznacza to, że sprzedaż ma miejsce na rzecz osoby fizycznej.
Jak różnicować rolę nabywcy i odbiorcy w transakcjach WDT?
Jak wynika z treści art. 13 ust. 1 ustawy o VAT, przez wewnątrzwspólnotową dostawę towarów rozumie się wywóz towarów z terytorium kraju w wykonaniu czynności określonych w art. 7 na terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju, z zastrzeżeniem ust. 2-8.
Zgodnie z art. 13 ust. 2 pkt 1 ustawy przepis ust. 1 stosuje się pod warunkiem, że nabywca towarów jest podatnikiem podatku od wartości dodanej zidentyfikowanym na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.
Również w treści art. 42 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podano, że wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów podlega opodatkowaniu według stawki podatku 0% pod warunkiem, że podatnik dokonał dostawy na rzecz nabywcy mającego właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, który nabywca podał podatnikowi.
Z powyższych regulacji wynikają warunki, jakie muszą zostać spełnione, aby daną transakcję sprzedaży towarów uznać za WDT, do której polski sprzedawca może zastosować stawkę 0% VAT. Co ważne, ww. przepisy wprost odnoszą się do nabywcy towarów.
Przykład 2.
Spółka Alfa sprzedała towar na rzecz kontrahenta z Turcji. Kontrahent z Turcji jako adres dostawy wskazał magazyn w Niemczech należący do niemieckiego podmiotu powiązanego. Niemiecki właściciel magazynu nie bierze udziału w obrocie towarem. Nabywca z Turcji nie jest zarejestrowany na potrzeby VAT UE. Czy w opisanym przypadku mamy do czynienia z WDT? Nabywcą towarów jest kontrahent z Turcji. Kontrahent ten nie jest zidentyfikowany na potrzeby unijnego VAT. Nie są zatem spełnione warunki określone w art. 13 oraz art. 42 ustawy o VAT, a zatem nie występuje w tym przypadku WDT.
Reasumując powyższe, jeżeli to odbiorca, a nie nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby unijnego podatku VAT, to polski sprzedawca nie może w takim przypadku rozpoznać WDT, ponieważ przesłanki ustawowe warunkujące rozpoznanie transakcji jako WDT odnoszą się do nabywcy, a nie odbiorcy towaru.
