Przedmiotem poniższej analizy będzie kwestia dokumentowania czynności opodatkowanych przy pomocy faktur. W aktualnym stanie prawnym fakturę może wystawić nie tylko czynny podatnik VAT. Takie uprawnienie zostało przewidziane również dla podatników zwolnionych od VAT. Kto ma obowiązek wystawienia faktury? Sprawdź w artykule.
Obowiązek wystawienia faktury przez przedsiębiorcę
Reguła ogólna wyrażona w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT wskazuje, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
- wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej VAT OSS;
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
- otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
- czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 (np. usługi najmu),
- dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b (dostawa poprzez interfejs elektroniczny).
Zwróćmy zatem uwagę na szeroki zakres czynności, które wymagają udokumentowania fakturą. Będą to bowiem nie tylko klasyczne przypadki sprzedaży towarów czy też usług na rzecz kontrahenta z Polski, ale również przypadki, gdy nabywcą jest podatnik z innego kraju UE czy z kraju trzeciego.
Wystawienia faktury wymaga również przypadek otrzymania zapłaty (zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT ta czynność również generuje obowiązek podatkowy), choć należy wskazać, że zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury, jeżeli całość lub część zapłaty, o której mowa w tym przepisie, otrzymał w tym samym miesiącu, w którym dokonał czynności, na których poczet otrzymał całość lub część tej zapłaty. Przykładowo, jeżeli podatnik w kwietniu danego roku otrzymał przedpłatę na poczet dostawy towaru w wysokości całej należnej kwoty i jednocześnie w kwietniu dokonał dostawy, to wystawia tylko jedną fakturę dokumentującą dostawę towaru.
Obowiązek wystawienia faktury przez przedsiębiorcę zwolnionego z VAT
Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.
Przepis ten oznacza, że podatnik zwolniony od VAT (podmiotowo lub przedmiotowo) nie ma obowiązku wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż. Co jednak istotne, brak obowiązku nie oznacza, że nie może tego dokonać dobrowolnie.
Jeżeli podatnik zwolniony od VAT zdecyduje się na wystawienie faktury, to w zakresie elementów konstrukcyjnych powinien sięgnąć do treści Rozporządzenia z dnia 29 października 2021 roku w sprawie wystawiania faktur. W par. 3 tego rozporządzenia (będącego przepisem szczególnym względem art. 106e ustawy o VAT) wskazano, że faktura dokumentująca:
- dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 2-6, 8-36 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy powinna zawierać:
- datę wystawienia,
- numer kolejny,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi,
- kwotę należności ogółem,
- wskazanie przepisu ustawy, aktu wydanego na podstawie ustawy, przepisu Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 roku w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej lub innej podstawy prawnej, zgodnie z którą podatnik stosuje zwolnienie od podatku;
- świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7, 37-41 ustawy powinna zawierać:
- dane, o których mowa w pkt 1 lit. a i b,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
- nazwę usługi,
- kwotę, której dotyczy dokument;
- dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy powinna zawierać dane, o których mowa w pkt 1 lit. a-g.
Żądanie wystawienia faktury
Istotna regulacja w kontekście konieczności wystawienia faktury została zawarta w art. 106b ust. 3 ustawy o VAT. Otóż przepis ten stanowi, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
- czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 (np. żądanie wystawienia faktury złożone przez konsumenta), z wyjątkiem:
- czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 (np. usługi najmu),
- czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4 (np. sprzedaż w ramach SOTI rozliczanej w procedurze VAT IOSS);
- otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1 (np. żądanie wystawienia faktury dokumentującej zapłatę zaliczki złożone przez konsumenta), z wyjątkiem:
- przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118 (dotyczy rolników ryczałtowych)
– jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Obecnie obowiązujące regulacje ustawy o VAT nie ograniczają podatnikom prawa do wystawienia faktury. O ile podatnicy czynni VAT mają taki obowiązek, o tyle w przypadku podatników zwolnionych jest to ich uprawnienie. Jednocześnie warto zwrócić uwagę, że konieczne jest wystawienie faktury, jeżeli takie żądanie zgłasza nabywca.
Polecamy:
