Faktura korygująca - zasady rozliczania korekty in plus, in minus

Przedsiębiorcy, dokonując sprzedaży, niejednokrotnie zmuszeni są do wystawienia faktury korygującej. Kwestią sprawiającą problem jest moment jej rozliczenia. Na gruncie podatku VAT decydujące znaczenie ma to, czy w wyniku wystawienia faktury korygującej zobowiązanie podatkowe względem urzędu zwiększa się, czy zmniejsza. Natomiast na gruncie podatku dochodowego istotną kwestią pozostaje fakt, czy wystawienie faktury korygującej spowodowane będzie błędem rachunkowym, inną oczywistą omyłką, czy kolejnym zdarzeniem gospodarczym. W związku z tym pojawia się pytanie: jak prawidłowo powinna być rozliczona faktura korygująca? Odpowiadamy w artykule.

Zasady korygowania faktur w 2025 roku

Zasady wystawiania faktur korygujących określa art. 106j ustawy o VAT. Jak wynika z tego przepisu, podatnik wystawia fakturę korygującą, jeżeli po wystawieniu faktury:

• udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;
• udzielono opustów i obniżek cen po dokonaniu sprzedaży;
• dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;
• dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży (np. zaliczki, przedpłaty, raty);
• podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Podatnik wystawiający fakturę korygującą powinien mieć na uwadze, że musi ona zawierać więcej elementów od zwykłej faktury VAT. Powinna zawierać:

• numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej:
• datę wystawienia;
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą.

Dodatkowo w sytuacji, gdy korekta wpływa na wysokość podstawy opodatkowania lub bezpośrednio na kwotę podatku należnego VAT, na fakturze korygującej powinna być wskazana kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego VAT, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. Dodatkowo jeśli korekta nie dotyczy zwiększenia bądź zmniejszenia powinna zawierać prawidłową treść korygowanych pozycji.

Warto mieć na względzie, że faktura korygująca może zawierać:

1. wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA";
2. przyczynę korekty.

Faktura korygująca zwiększająca podstawę opodatkowania

W przypadku faktur korygujących zwiększających podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego moment, w którym powinna zostać dokonana korekta zwiększająca podstawę opodatkowania czy kwotę podatku należnego, został uregulowany w ustawie wprowadzającej SLIM VAT.

• w celu naprawienia błędu, który zaniżył kwotę podatku wykazanego w pierwotnej fakturze (tj. przyczyn powstałych już w momencie wystawienia faktury pierwotnej);
• z powodu innych przyczyn powstałych po dokonaniu sprzedaży.

W pierwszym przypadku, który powoduje zaniżenie zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy w wyniku wykazania zbyt małego podatku należnego, sprzedawca, poprawiając swój błąd poprzez wystawienie faktury korygującej, winien ująć fakturę korygującą w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wykazał fakturę pierwotną.

W drugim zaś przypadku, gdy faktura korygująca wystawiana jest zasadniczo z powodu okoliczności, które zaistniały po dokonaniu pierwotnej sprzedaży, rozlicza się ją na bieżąco i ujmuje w rejestrze sprzedaży w dacie wystawienia korekty.

W styczniu przedsiębiorca Marcin dokonał sprzedaży towaru, który opodatkował stawką VAT 5%. W lutym zorientował się, że towar powinien być opodatkowany stawką VAT 23%. Błąd ten naprawił, wystawiając fakturę korygującą. W jakim okresie pan Marcin powinien ująć korektę?

W związku z tym, że korekta była następstwem błędu, należy ująć ją w okresie faktury pierwotnej – czyli w styczniu, i tym samym złożyć korektę JPK_V7 za ten okres.

Faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania

Wystawiając korektę in minus, prawo do jej rozliczenia jest uzależnione od tego, kiedy sprzedawca uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki wystawienia faktury korygującej. Zasada ta dotyczy rozliczeń korekt „in minus” zarówno sytuacji, w której miała miejsce pomyłka (np. wykazano kwotę podatku wyższą niż należna), jak również zdarzenia przyszłego (np. zwrot towaru). Powyższe wynika z art. 29a ust. 13–14 ustawy o VAT.

W sytuacji gdy podatnik nie dysponuje dokumentami innymi niż sama faktura korygująca, wystawiona faktura korygująca będzie dokumentem, z którego wynikają nowe warunki transakcji. Nabywca w przypadku otrzymania faktury korygującej i niedokonania sprzeciwu jej wystawienia nie może zatem powoływać się na brak uzgodnienia warunków transakcji (jest on wówczas zobowiązany do skorygowania podatku naliczonego).

Stawiając wymóg posiadania dokumentacji uzgadniającej warunki korekty, ustawodawca nie precyzuje, w jakiej dokładnie formie muszą być dokumenty, co oznacza, że mogą być w dowolnej. Istotne jest jedynie, aby pozwalały na jednoznaczne stwierdzenie, że konkretny nabywca zgodził się na dane uzgodnienia.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, w przypadku gdy dotyczy:

• eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
• dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
• sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy;
• wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Przykład 2.

W czerwcu pani Marta dokonała sprzedaży usługi budowlanej, którą opodatkowuje stawką VAT 23%. W sierpniu zorientowała się, że usługa powinna być opodatkowana stawką VAT 8%. Błąd ten skorygowała, wystawiając fakturę korygującą zmniejszającą. W jakim okresie pani Marta powinna ująć korektę?

Jako że faktura korygująca została wystawiona w wyniku popełnionego przez panią Martę błędu, na gruncie VAT faktura powinna zostać wykazana w dacie, w której uzgodnione zostały warunki wystawienia faktury korygującej z nabywcą.

Przykład 3.

Podatnik z tytułu sprzedaży towaru wystawił w październiku fakturę VAT. W związku z tym, że nabywca towaru wykonał określone w regulaminie czynności, uzyskał rabat w wysokości 20%, a podatnik wystawił fakturę korygującą w listopadzie w celu uwzględnienia na fakturze pierwotnej uzyskanego przez nabywcę rabatu. Czy w takiej sytuacji należy dokonać cofnięcia się do okresu faktury pierwotnej?

W związku z tym, że faktura korygująca nie została wystawiona w wyniku błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, a jest następstwem kolejnego zdarzenia, korekta na gruncie PIT powinna być ujęta w bieżącym okresie, czyli w listopadzie. Natomiast na gruncie VAT – w dacie, w której uzgodnione zostały warunki wystawienia faktury korygującej z nabywcą.

Faktura korygująca sprzedaż w 2023 roku - podsumowanie

Rozpoznanie momentu ujęcia faktury korygującej sprzedaż zależne jest od zjawiska, na podstawie którego została ona wystawiona. W poniższej tabeli przedstawiamy podsumowanie ujęcia korekty zwiększającej:

 W poniższej tabeli przedstawiamy podsumowanie ujęcia korekty zmniejszającej sprzedaż:

Faktura korygująca w systemie wFirma.pl – jak wystawić?

W systemie wFirma.pl fakturę korygującą użytkownik wystawi schematem: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie oznacza fakturę, którą chce skorygować, i korzysta z opcji MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY.

Następnie w oknie, które się pojawi, uzupełnia się odpowiednio dane – czyli należy podać wartości, które powinny znajdować się na prawidłowej fakturze. Wówczas system samodzielnie przeliczy różnicę po wystawieniu korekty. W polu UZASADNIENIE KOREKTY możemy wprowadzić informację, jaki jest powód korekty.

W przypadkach opisanych w artykule w systemie wFirma.pl należy w trakcie wystawiania korekty w zakładce ZAAWANSOWANE w pozycji „Skutek księgowy” zaznaczyć opcję:

KSIĘGUJ DO KPIR I VAT – w sytuacji gdy faktura korygująca powinna trafić do ewidencji w datach bieżących (PIT w dacie wystawienia, VAT w dacie ustalenia warunków);

KSIĘGUJ DO VAT – w sytuacji gdy faktura korygująca powinna trafić do ewidencji PIT w dacie faktury pierwotnej, a do VAT w dacie ustalenia warunków;

 NIE KSIĘGUJ – w sytuacji gdy faktura korygująca powinna trafić do ewidencji w datach faktury pierwotnej (zarówno w PIT, jak i VAT).

W przypadku zaznaczenia opcji KSIĘGUJ DO VAT należy dodać zapis do KPIR w dacie faktury pierwotnej schematem: EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS, gdzie uzupełniamy dane jak na korekcie (datę jak na fakturze pierwotnej) i wartość wprowadzamy w polu SPRZEDAŻ TOWARÓW I USŁUG.

W przypadku zaznaczenia opcji NIE KSIĘGUJ trzeba dodać zapis w ewidencjach na podstawie faktury korygującej w dacie faktury pierwotnej schematem: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ.