Poradnik Przedsiębiorcy

Faktura korygująca - zasady rozliczania korekty in plus, in minus

Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży niejednokrotnie zmuszeni są do wystawienia faktury korygującej. Kwestią sprawiającą problem jest moment jej rozliczenia. Na gruncie podatku VAT decydujące znaczenia ma to, czy w wyniku wystawienia faktury korygującej zwiększa się czy zmniejsza zobowiązanie względem urzędu. Natomiast na gruncie podatku dochodowego istotną kwestią jest czy wystawienie faktury korygującej spowodowane będzie błędem rachunkowym, inną oczywistą omyłką czy kolejnym zdarzeniem gospodarczym. W związku z tym pojawia się pytanie: jak prawidłowo powinna zostać rozliczona faktura korygująca? Odpowiadamy w artykule.

Faktura korygująca – co warto wiedzieć

Zasady wystawiania faktur korygujących określa art. 106j ustawy o VAT. Jak wynika z tego przepisu, podatnik wystawia fakturę korygującą jeżeli po wystawieniu faktury:

  • udzielono obniżki ceny w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty;

  • udzielono opustów i obniżek cen po dokonaniu sprzedaży;

  • dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań;

  • dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem sprzedaży (np. zaliczki, przedpłaty, raty);

  • podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Podatnik wystawiający fakturę korygującą powinien mieć na uwadze, że zgodnie z przepisami powinna ona zawierać więcej elementów od zwykłej faktury VAT. Musi ona zostać rozbudowana o:

  1. wyraz "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz "KOREKTA"

  2. dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:

    • określone w art. 106e ust. 1 pkt 1-6;

    • nazwa (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;

  3. opisaną przyczynę korekty.

Dodatkowo w sytuacji, gdy korekta wpływa na wysokość podstawy opodatkowania lub bezpośrednio na kwotę podatku należnego VAT, to wówczas na fakturze korygującej powinna być wskazana kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego VAT, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej.

Faktura korygująca zwiększająca podstawę opodatkowania

W przypadku faktur korygujących zwiększających podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego stwierdzić należy, iż przepisy ustawy o VAT nie wskazują w sposób jednoznaczny momentu, w którym powinna zostać dokonana korekta zwiększająca podstawę opodatkowania czy kwotę podatku należnego.

Sposób rozliczenia przez wystawcę faktur korygujących zwiększających podstawę opodatkowania i kwotę podatku należnego uzależniony jest od okoliczności powodujących konieczność dokonania korekty faktur pierwotnych.

Faktura korygująca podwyższająca podatek należny w stosunku do faktury pierwotnej może być wystawiona:

  • w celu naprawienia błędu, który spowodował zaniżenie kwoty podatku wykazanego w pierwotnej fakturze;

  • z powodu innych przyczyn.

W pierwszym przypadku, który powoduje zaniżenie zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy w wyniku wykazania zbyt małego podatku należnego, sprzedawca poprawiając swój błąd poprzez wystawienie faktury korygującej, winien rozliczyć tę fakturę w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym rozliczył fakturę pierwotną.

W drugim zaś przypadku, gdy faktura korygująca wystawiana jest zasadniczo z powodu okoliczności, które zaistniały po dokonaniu pierwotnej sprzedaży, rozlicza się ją na bieżąco i ujmuje w rejestrze sprzedaży w dacie jej wystawienia.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej dnia 7 grudnia 2017 roku w interpretacji indywidualnej (sygn. 0115-KDIT1-1.4012.664.2017.1.MN), w której przeczytać możemy, że: „Odnosząc się do kwestii momentu powstania obowiązku podatkowego dla czynności ujętych w fakturze zwiększającej podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego należy zauważyć, że sposób rozliczenia wystawionych faktur korygujących uzależniony jest od przyczyn, które spowodowały konieczność wystawienia danej faktury. I tak, faktura korygująca podwyższająca podstawę opodatkowania w stosunku do faktury pierwotnej może być wystawiona:

  • w celu naprawienia błędu, który spowodował zaniżenie wartości podstawy opodatkowania wykazanego w pierwotnej fakturze (np. błąd rachunkowy, zaniżenie wartości sprzedaży), lub

  • z powodu innych przyczyn, np. podwyższenia ceny sprzedaży, stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

W pierwszym przypadku, który powoduje zaniżenie podstawy opodatkowania za dany okres rozliczeniowy, faktura korygująca poprawiająca błąd, winna być rozliczona w terminie rozliczenia faktury pierwotnej".

W drugim zaś przypadku, gdy faktura korygująca wystawiana jest zasadniczo z powodu okoliczności, które zaistniały po dokonaniu pierwotnej sprzedaży, rozlicza się ją na bieżąco i ujmuje w rejestrze sprzedaży w dacie, w której powstała przyczyna korekty oraz w deklaracji VAT-7 za ten okres rozliczeniowy”.W przypadku faktur korygujących, które powiększają podstawę opodatkowania, nie jest wymagane potwierdzenie odbioru korekty przez nabywcę.

Przykład 1.
W listopadzie br. przedsiębiorca Marcin dokonał sprzedaży towaru, który opodatkował stawką VAT 5%. W grudniu br. zorientował się, że towar powinien być opodatkowany stawką VAT 23%. Błąd ten skorygował wystawiając fakturę korygującą. W jakim okresie P. Marcin powinien ująć korektę?

Korektę, w związku z tym, że była ona następstwem błędu, należy ująć w okresie faktury pierwotnej – czyli w listopadzie, i tym samym złożyć korektę deklaracji VAT oraz JPK_VAT za ten okres.

Przykład 2.
Przedsiębiorca Jerzy dokonał sprzedaży towaru w kwietniu br. We wrześniu br. została dokonana przez rzeczoznawcę wycena towaru, w skutek której wartość, po której towar został sprzedany, powinna być wyższa. Pan Jerzy w celu skorygowania ceny towaru wystawił fakturę korygującą. W jakim okresie powinna zostać ona ujęta?

Ponieważ zmiana ceny towaru nie jest spowodowana błędem, a późniejszą wyceną towaru, korektę należałoby ująć na bieżąco, w dacie wystawienia faktury korygującej, czyli we wrześniu.

Faktura korygująca zmniejszająca podstawę opodatkowania

Gdy będzie to korekta in minus, prawo do jej rozliczenia jest uzależnione od tego, kiedy nabywca otrzyma korektę. Dodatkowo w ustawie o VAT, a dokładnie art. 29a ust. 13, wskazane zostało, iż możliwe jest zmniejszenie podstawy opodatkowania faktury pierwotnej (korygowanej) w okresie jej ujęcia w ewidencjach, pod warunkiem, że podatnik przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT (25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym) otrzyma potwierdzenie odbioru faktury korygującej. Gdy otrzymamy je w terminie późniejszym, rozliczenia należy dokonać za okres, w którym to potwierdzenie otrzymamy.

Stawiając wymóg posiadania potwierdzenia odbioru faktury korygującej, ustawodawca nie precyzuje, w jakiej formie nabywca ma dokonać tego potwierdzenia. Oznacza to, że może ono mieć dowolną formę. Istotne jest jedynie, aby pozwalało na jednoznaczne stwierdzenie, że konkretny nabywca otrzymał adresowaną do niego fakturę korygującą i określenie daty jej otrzymania.

Powyższe stanowisko potwierdzają również organy podatkowe. Wynika to m.in. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 9 listopada 2018 roku (nr 0112-KDIL2-2.4012.461.2018.1.GM), w której stwierdzono: „W tym miejscu wskazać należy, że przepisy ustawy nie zawierają żadnego wymogu dotyczącego formy takiego potwierdzenia. Akceptowany jest każdy rodzaj potwierdzenia, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Warunkowi legitymowania się potwierdzeniem odbioru korekty faktury przez nabywcę czyni zadość np. potwierdzenie przez adresata przyjęcia przesyłki poleconej (za zwrotnym poświadczeniem odbioru), pisemne odrębne potwierdzenie faktu otrzymania faktury korygującej, faks potwierdzający odbiór faktury korygującej, potwierdzenie przesłane drogą elektroniczną, czy też potwierdzony odbiór faktury korygującej przesłany drogą elektroniczną”.

Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę nie jest wymagane zgodnie z art. 29a ust. 15 ustawy o VAT, w przypadku gdy dotyczy:

  • eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;

  • dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;

  • sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 140–153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy;

  • gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury korygującej i z posiadanej dokumentacji wynika, że nabywca towaru lub usługobiorca wie, że transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi w fakturze korygującej.

Ponadto obowiązujące obecnie przepisy pozwalają na rozliczenie faktury korygującej mimo braku potwierdzenia jej odbioru. Dzieje się tak, gdy podatnik nie uzyskał potwierdzenia mimo udokumentowanej próby doręczenia faktury, a z dokumentacji wynika, że nabywca wie, iż transakcja została zrealizowana zgodnie z warunkami określonymi na fakturze.

Przykład 3.
W czerwcu br. Pani Marta dokonała sprzedaży usługi budowlanej, którą opodatkowuje stawką VAT 23% W sierpniu br. zorientowała się, że usługa powinna być opodatkowany stawką VAT 8%. Błąd ten skorygowała wystawiając fakturę korygującą zmniejszająca. W jakim okresie P. Marta powinna ująć korektę?

Jako że faktura korygująca została wystawiona w wyniku popełnionego przez Panią Martę błędu, należy ująć ją na gruncie PIT w okresie faktury pierwotnej czyli w czerwcu. Natomiast na gruncie VAT faktura powinna zostać wykazana w dacie odbioru faktury korygującej przez nabywcę.

Przykład 4.
Podatnik z tytułu sprzedaży towaru wystawił w październiku br. fakturę VAT. W związku z tym, że nabywca towaru wykonał określone w regulaminie czynności uzyskał rabat w wysokości 20%, podatnik wystawił fakturę korygującą w listopadzie br. w celu uwzględnienia na fakturze pierwotnej uzyskanego przez nabywcę rabatu. Czy w takiej sytuacji należy dokonać cofnięcia się do okresu faktury pierwotnej?

W związku z tym, że faktura korygująca nie została wystawiona w wyniku błędu rachunkowego lub innej oczywistej omyłki, a jest następstwem kolejnego zdarzenia, to korekta na gruncie PIT powinna być ujęta w bieżącym okresie, czyli w listopadzie. Natomiast na gruncie VAT – w dacie odbioru korekty przez nabywcę.

Faktura korygująca - podsumowanie

Jak wskazuje powyższa treść artykułu, rozpoznanie momentu ujęcia faktury korygującej zależny jest od zjawiska, na podstawie którego została ona wystawiona. W poniższej tabeli przedstawiamy podsumowanie ujęcia korekty zwiększającej:

Faktura korygująca zwiększająca

Ujęcie na gruncie PIT

Ujęcie na gruncie VAT

Błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka

w dacie faktury pierwotnej (korygowanej)

w dacie faktury pierwotnej (korygowanej)

Kolejne zdarzenie gospodarcze mające wpływ na wartość sprzedaży

w dacie wystawienia faktury korygującej

w dacie wystawienia faktury korygującej

 W poniższej tabeli przedstawiamy podsumowanie ujęcia korekty zmniejszającej:

Faktura korygująca zmniejszająca

Ujęcie na gruncie PIT

Ujęcie na gruncie VAT

Błąd rachunkowy lub inna oczywista omyłka

w dacie faktury pierwotnej (korygowanej)

w dacie odbioru faktury korygującej

Kolejne zdarzenie gospodarcze mające wpływ na wartość sprzedaży

w dacie wystawienia faktury korygującej

w dacie odbioru faktury korygującej

Faktura korygująca w systemie wfirma.pl - jak wystawić?

W systemie wfirma.pl fakturę korygującą użytkownik wystawi schematem: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ, gdzie oznacza fakturę, którą chce skorygować, i korzysta z opcji MODYFIKUJ » KORYGUJ POZYCJE FAKTURY.

Faktura korygująca w systemie wfirma.pl

Następnie w oknie, które się pojawi, uzupełnia odpowiednio dane – czyli należy podać wartości, które powinny znajdować się na prawidłowej fakturze. Wówczas system samodzielnie przeliczy różnicę po wystawieniu korekty. W zakładce UZASADNIENIE KOREKTY wpisujemy jaki jest powód korekty.

Faktura korygująca - jak ją wypełnić?

W przypadkach opisanych w artykule, w systemie wfirma.pl należy w trakcie wystawiania korekty, w zakładce ZAAWANSOWANE, w pozycji “Skutek księgowy”, zaznaczyć opcję:

  • KSIĘGUJ DO KPIR I VAT – w sytuacji gdy faktura korygująca powinna trafić do ewidencji w datach bieżących (PIT w dacie wystawienia, VAT w dacie odbioru korekty);

  • KSIĘGUJ DO VAT – w sytuacji gdy faktura korygująca powinna trafić do ewidencji PIT w dacie faktury pierwotnej, a do VAT w dacie odbioru korekty;

  • NIE KSIĘGUJ – w sytuacji gdy faktura korygująca powinna trafić do ewidencji w datach faktury pierwotnej (zarówno w PIT jak i VAT).

Faktura korygująca a skutek księgowy

W przypadku zaznaczenia opcji KSIĘGUJ DO VAT, należy dodać zapis do KPIR w dacie faktury pierwotnej schematem: EWIDENCJE » KPIR » DODAJ WPIS, gdzie uzupełniamy dane jak na korekcie (datę jak na fakturze pierwotnej) i wartość wprowadzamy w polu SPRZEDAŻ TOWARÓW I USŁUG.

Faktura korygująca - księgowanie do VAT

W przypadku zaznaczenia opcji NIE KSIĘGUJ, należy dodać zapis w ewidencjach na podstawie faktury korygującej, w dacie faktury pierwotnej schematem: PRZYCHODY » INNE PRZYCHODY » DODAJ INNY PRZYCHÓD » SPRZEDAŻ.

Faktura korygująca w dacie faktury pierwotnej