Pełna księgowość - kiedy przedsiębiorca ma obowiązek na nią przejść?

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek ewidencjonowania operacji gospodarczych swojej firmy. Jednak to, w jaki sposób będą one rejestrowane, zależy w dużej mierze od formy prawnej prowadzonej działalności oraz osiąganego rocznego przychodu. Podatnicy mogą prowadzić działalność za pomocą księgowości uproszczonej (KPiR, ryczałt) bądź pełnej. Jednakże są sytuacje, w których przedsiębiorca jest zobowiązany do przejścia z uproszczonej na pełną księgowość. Sprawdź, kiedy pełna księgowość staje się obowiązkowa dla przedsiębiorcy.

Kto może skorzystać z uproszczonej księgowości?

Uproszczona księgowość jest przeznaczona dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, których przychody za poprzedni rok były niższe niż równowartość w walucie polskiej 2 500 000 euro. Uproszczona księgowość różni się od pełnej księgowości tym, że wymaga prowadzenia zdecydowanie mniej szczegółowej ewidencji. Przedsiębiorca musi jedynie – co do zasady – prowadzić:

• ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (przy ryczałcie – wykaz środków trwałych),
• ewidencję przebiegu pojazdu – w przypadku samochodów wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej (z pełnym odliczeniem VAT),
• ewidencję VAT przesyłaną w pliku JPK_V7M albo JPK_V7K – w przypadku czynnych podatników VAT,
• podatkową księgę przychodów i rozchodów – w przypadku opodatkowania skalą podatkową albo podatkiem liniowym,
• ewidencję przychodów – w przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.

Przedsiębiorca prowadzący uproszczoną księgowość rozlicza podatek dochodowy w jednej z następujących form:

1. zasady ogólne (skala podatkowa) albo podatek liniowy – w obu przypadkach przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Według skali podatek wynosi 12%, a od nadwyżki dochodu ponad 120 000 zł – 32%. Podatek liniowy wynosi 19%. Podatek płacony jest od osiągniętych dochodów. Przy czym dochód rozumiany jest tu jako przychód pomniejszony o koszty. Jeśli za dany okres zaliczka na podatek nie wyjdzie do zapłaty, przedsiębiorca nie musi tego nigdzie zgłaszać. Po zakończeniu roku składa jednak zeznanie roczne – PIT-36 albo PIT-36L.
2. ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – polega na opłacaniu określonej stawki podatku, która jest zależna od rodzaju wykonywanej działalności gospodarczej. Podatek obliczany jest wyłącznie od przychodu. Dzieje się tak, ponieważ przy tej formie opodatkowania przedsiębiorca nie może pomniejszyć przychodu o koszty związane z działalnością. Może natomiast odliczyć od przychodu m.in. zapłacone składki na ubezpieczenia społeczne oraz 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. Dodatkowo należy pamiętać, że z ryczałtu można korzystać tylko wtedy, gdy przychody z działalności za rok poprzedni nie przekroczyły 2 000 000 euro. Ten limit jest niższy niż limit obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych (2 500 000 euro). Przedsiębiorca, którego przychody mieszczą się między tymi kwotami, traci prawo do ryczałtu, ale nadal może prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów.
3. karta podatkowa – od 1 stycznia 2022 r. nie można jej wybrać. Stosują ją wyłącznie przedsiębiorcy, którzy opłacali podatek w tej formie przed tą datą, nadal ją kontynuują i nie utracili do niej prawa. Polega ona na odprowadzaniu do urzędu skarbowego podatku w określonej kwocie. Przy czym kwota ta z góry określona jest przez naczelnika właściwego US, pod który podatnik podlega. Kwotę podatku oblicza się na podstawie kilku czynników. Wśród nich znajduje się m.in.: zakres prowadzonej działalności gospodarczej, liczba zatrudnionych pracowników oraz liczba mieszkańców w miejscowości, w której dana działalność gospodarcza jest prowadzona.

Pełna księgowość – kiedy trzeba zrezygnować z uproszczonej księgowości?

Na pełne księgi będą musieli przejść przedsiębiorcy, którzy do tej pory prowadzili uproszczoną księgowość, a zdecydowali się na przekształcenie swojej działalności w spółkę kapitałową (np. spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółkę akcyjną) albo w spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną. Takie spółki prowadzą księgi rachunkowe bez względu na wysokość przychodów. To samo dotyczy spółki jawnej, której wspólnikiem jest podmiot inny niż osoba fizyczna.

Ponadto zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe muszą prowadzić osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość 2 500 000 euro. Kwotę tę przelicza się na złote po średnim kursie euro ogłoszonym przez NBP na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok, za który trzeba prowadzić księgi rachunkowe. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych stosuje ten sam limit, ale odnosi go do przychodów w rozumieniu przepisów podatkowych. Przedsiębiorca z niższymi przychodami może prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie – od początku następnego roku. Informację o tym podaje w zeznaniu rocznym (PIT-36 albo PIT-36L) za rok, w którym prowadził księgi.

W efekcie przedsiębiorca, który prowadził uproszczoną księgowość, lecz w roku poprzednim osiągnął przychody co najmniej równe wyżej wymienionemu limitowi bądź prowadzi lub będzie prowadził wyżej wymienioną spółkę, jest zobligowany do prowadzenia ksiąg rachunkowych (atrakcyjnym rozwiązaniem w tym przypadku jest pełna księgowość online). Gdy przychody osiągną limit, księgi rachunkowe otwiera się na początek roku, od którego powstał obowiązek. Przy przekształceniu działalności w spółkę otwiera się je na dzień zmiany formy prawnej. W obu przypadkach trzeba to zrobić w ciągu 15 dni. W porównaniu z uproszczoną księgowością oznacza to więcej obowiązków, bo w księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie operacje gospodarcze firmy. Księgi rachunkowe tworzą:

• dziennik,
• księga główna,
• księgi pomocnicze,
• zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Przedsiębiorca będzie miał również obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych, w których skład wchodzi: bilans, rachunek zysków i strat oraz informacja dodatkowa, obejmująca wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Przykład:
Pan Jan prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą – hurtową sprzedaż materiałów budowlanych. Rozlicza się podatkiem liniowym i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Według jego wyliczeń przychody ze sprzedaży towarów za 2026 r. wyniosą 11 000 000 zł. Czy w 2027 r. pan Jan może nadal prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów?
Nie. Limit na 2027 r. wynosi 10 942 500 zł (2 500 000 euro × 4,3770 zł/euro). Przychody pana Jana za 2026 r. są wyższe, dlatego od 1 stycznia 2027 r. musi prowadzić księgi rachunkowe. Księgi trzeba otworzyć w ciągu 15 dni od 1 stycznia 2027 r.

Podsumowanie

Uproszczona księgowość jest dostępna dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, których przychody za poprzedni rok były niższe niż 2 500 000 euro. Przedsiębiorca, który prowadził uproszczoną księgowość, musi przejść na księgi rachunkowe w dwóch sytuacjach:

• gdy przychody za poprzedni rok wyniosły co najmniej 2 500 000 euro (w 2027 r. – 10 942 500 zł),
• gdy przekształca działalność w spółkę kapitałową, spółkę komandytową lub komandytowo-akcyjną albo gdy wspólnikiem jego spółki jawnej zostaje podmiot inny niż osoba fizyczna.

Gdy przychody osiągną limit, księgi rachunkowe otwiera się na początek roku, od którego powstał obowiązek, a przy przekształceniu w spółkę – na dzień zmiany formy prawnej. W obu przypadkach trzeba to zrobić w ciągu 15 dni. Przedsiębiorcy z niższymi przychodami mogą prowadzić księgi rachunkowe dobrowolnie.