Poradnik Przedsiębiorcy

Termin odliczenia podatku VAT - warto wiedzieć

Termin odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury może budzić pewne wątpliwości. Czy wiesz, w rozliczeniu za jaki okres podatnik może skorzystać z odliczenia VAT? Sprawdźmy, jakich terminów należy przestrzegać!

Termin odliczenia podatku VAT według regulacji prawnych

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy (co zwykle oznacza dokonanie dostawy towaru lub wykonanie usługi), jednak nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury. W ust. 11 określono, że obniżenia podatku należnego można dokonać również w deklaracji podatkowej składanej za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych. Przy czym okresem może być miesiąc lub kwartał, zgodnie z wybraną formą rozliczeń.

Od powyższej zasady są jednak wyjątki. Najbardziej popularnym przykładem są faktury za media (prąd, woda, ścieki, gaz, telefon itd). Tutaj bowiem termin odliczenia podatku VAT nastąpi w rozliczeniu za okres, w którym otrzymano fakturę lub też w jednym z dwóch kolejnych okresów. Obowiązek podatkowy po stronie sprzedawcy powstaje w momencie wystawienia faktury, stąd samo jej otrzymanie powoduje prawo do odliczenia VAT u nabywcy.

Innym przykładem na niestandardowe odliczenie podatku VAT są faktury otrzymane od małego podatnika rozliczającego się metodą kasową. Zgodnie z art. 86 ust. 10e ustawy o VAT termin odliczenia podatku VAT następuje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty. Zatem mimo iż faktura została już wystawiona, obowiązek podatkowy u małego podatnika rozliczającego VAT metodą kasową powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty i w tym dniu nabywca nabywa prawo do odliczenia VAT.

Tego typu faktury można rozpoznać w prosty sposób, ponieważ ich wystawcy mają obowiązek zamieszczać na dokumentach sprzedaży adnotację “metoda kasowa”.

Przykład 1.

Podatnik dokonał zakupu towarów w styczniu, dostawa towarów nastąpiła 30 stycznia. Fakturę od sprzedawcy za daną transakcję otrzymał w lutym.

Prawo do odliczenia podatku VAT przez podatnika następuje po otrzymaniu faktury w lutym lub maksymalnie w terminie do:

  • kwietnia - jeżeli rozlicza się miesięcznie,
  • września - w przypadku rozliczeń kwartalnych.

Przykład 2.

Podatnik zamówił usługę zaprojektowania nowej szaty graficznej strony internetowej. Sprzedawca wystawił fakturę w dniu 25 stycznia z datą sprzedaży wyznaczoną na 4 lutego. Nabywca otrzymał fakturę w dniu 30 stycznia.

Prawo do odliczenia VAT przez nabywcę powstanie w dniu 4 lutego, gdyż jest to moment powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy.

Przykład 3.

Podatnik rozlicza się z podatku VAT miesięcznie. W dniu 28 lutego otrzymał fakturę za usługi telekomunikacyjne, wystawioną dnia 25 lutego, z datą sprzedaży 3 marca.

W takim wypadku prawo do odliczenia VAT powstaje w momencie otrzymania faktury, czyli 28 lutego i najpóźniej w deklaracji za kwiecień.

Data wystawienia a data otrzymania faktury

Przy rozliczaniu podatku VAT od zakupów należy zwrócić szczególną uwagę na datę otrzymania dokumentu. Faktury wystawiane pod koniec miesiąca często wpływają dopiero w miesiącu następnym. Jeśli podatnik za wcześnie rozliczy VAT z nich wynikający biorąc pod uwagę datę wystawienia, to naraża się na konsekwencje. W razie wykrycia przez urząd skarbowy błędnego okresu odliczenia VAT - będzie musiał dopłacić stosowne odsetki. Podatek VAT można bowiem odliczyć nie wcześniej niż w momencie otrzymania faktury. Należy jednak mieć na względzie aby pomiędzy datą wystawienia a otrzymania dokumentu nie było zbyt dużej rozbieżności (np. data wystawienia - luty, a otrzymania - czerwiec). Warto mieć wtedy jakiś dowód, że dokument faktycznie wpłynął do firmy z opóźnieniem. Może nim być np. dołączona koperta, na której będzie się znajdować pieczątka z datą nadania.

Rozliczenie podatku VAT po terminie przewidzianym w ustawie

W przypadku przekroczenia terminu odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury podatnikom zdarza się popełniać błąd, który polega na ujęciu całej wartości brutto jako koszt uzyskania przychodu. Nic bardziej mylnego, bowiem jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do odliczenia kwoty VAT, to kwota podatku nie może powiększać wartości kosztu.

W tym wypadku odliczenia można dokonać poprzez ujęcie kwoty VAT w prawidłowym, minionym już terminie (co ważne w okresie kiedy prawo do odliczenia VAT nastąpiło po raz pierwszy) oraz złożenie korekty deklaracji VAT-7/ VAT-7K.