Przepisy ustawy o VAT upoważniają osobę trzecią do wystawiania faktury w imieniu i na rzecz sprzedawcy. W związku z takim przypadkiem warto zastanowić się, w jaki sposób taka faktura powinna być ujęta w pliku JPK VAT. Czy dane wystawcy i sprzedawcy na fakturze są wymagane? Wyjaśnienie tego zagadnienia przedstawiamy w dalszej części artykułu.
Dane wystawcy i sprzedawcy na fakturze a zasady wystawiania faktur przez osoby trzecie
Na mocy art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.
Należy podkreślić, że faktury są dokumentami sformalizowanymi i muszą być wystawiane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tej sprawie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi, jeżeli odzwierciedla w sposób prawidłowy zdarzenie gospodarcze.
Co do zasady podmiotem zobowiązanym do wystawienia faktury jest zatem sprzedawca. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 106d ust. 2 ustawy o VAT faktury może wystawiać w imieniu i na rzecz podatnika również upoważniona przez niego osoba trzecia, w szczególności jego przedstawiciel podatkowy, o którym mowa w art. 18a.
Powołany powyżej przepis wprowadza możliwość wystawienia faktury na rzecz i w imieniu podatnika przez osobę trzecią. Aby powierzyć wystawianie faktur osobie trzeciej, podatnik zawiera umowę na świadczenie usług polegających na wystawianiu faktur, której treść określają strony. Przepis nie określa formy umowy.
Wystawianie faktur przez podmiot trzeci regulują także akty prawa unijnego w szczególności przepis art. 220 Dyrektywy Rady w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. W przepisie tym czytamy, że każdy podatnik upewnia się, że faktura została wystawiona przez niego, nabywcę lub usługobiorcę, lub w jego imieniu i na jego rzecz, przez osobę trzecią.
Powyższe oznacza, że dyrektywa wprost dopuszcza możliwość, aby faktura była wystawiona nie tylko przez podatnika, lecz także przez inny podmiot, tj. nabywcę, usługobiorcę lub osobę trzecią (niebędącą stroną transakcji). Dyrektywa nie ustanawia przy tym dodatkowych wymogów, które muszą spełniać podmioty trzecie, aby móc dokonywać wystawiania faktury w cudzym imieniu.
Konstrukcja faktury wystawionej przez osobę trzecią
Faktura potwierdza zaistniałe zdarzenia gospodarcze, a jej elementy formalne wymagane przez art. 106e ust. 1 ustawy mają znaczenie dowodowe. Dane, które powinna zawierać faktura, zostały wskazane w art. 106e ust. 1 ustawy, gdzie w punkcie 3 wymieniono: imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy.
Z ww. przepisu nie wynika obowiązek umieszczania na fakturze danych wystawcy (osoby trzeciej). Przy czym jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji z 16 marca 2023 roku (nr 0114-KDIP1-2.4012.14.2023.1.RST), faktury VAT, obok obligatoryjnych elementów wymienionych w art. 106e ust. 1 ustawy, m.in. danych podatnika jako sprzedawcy, mogą zawierać również inne dane, np. dane osoby trzeciej jako wystawcy faktury. Tak wystawione faktury, w celu zachowania przejrzystości i czytelności dokumentu, powinny jednak zawierać dokładne oznaczenie każdego z wymienionych podmiotów.
Jednocześnie Dyrektor KIS wskazał, że podmiot upoważniony do wystawiania faktur nie może umieszczać na dokumentach swoich danych w miejscu, gdzie powinny znaleźć się dane sprzedawcy. Upoważnienie do wystawiania faktur nie zmienia nic w kwestii podmiotów będących stronami transakcji. Sprzedawcą zatem w dalszym ciągu pozostanie podatnik, który dokona dostawy towaru lub świadczenia usług. Zatem wystawienie faktur przez osobę trzecią w imieniu i na rachunek podatnika będzie równoznaczne z wystawieniem ich przez podatnika, który jest faktycznym sprzedawcą i jest zobowiązany zewidencjonować dokonaną sprzedaż i wykazać ją w deklaracji podatkowej dla celów podatku od towarów i usług.
Dalej Dyrektor KIS wskazał, że nie ma znaczenia, kto technicznie dokona czynności wystawienia faktury, ponieważ wszelkie następstwa podatkowe leżą po stronie podmiotów faktycznie dokonujących transakcji sprzedaży.
Dane wystawcy i sprzedawcy na fakturze a deklaracja VAT
Zgodnie z par. 2 pkt 2 rozporządzenia w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług deklaracje zawierają dane identyfikacyjne podatnika.
Jak podaje par. 3 ww. rozporządzenia, dane identyfikacyjne podatnika, o których mowa w § 2 pkt 2, obejmują:
- identyfikator podatkowy NIP podatnika;
- w przypadku gdy podatnik jest:
- osobą fizyczną – wskazanie nazwiska, pierwszego imienia oraz daty urodzenia podatnika,
- podatnikiem niebędącym osobą fizyczną – wskazanie pełnej nazwy podatnika;
- adres poczty elektronicznej.
Deklaracje dodatkowo mogą obejmować:
- numer telefonu kontaktowego;
- nazwę systemu informatycznego, z którego przesyłana jest deklaracja;
- uzasadnienie przyczyn złożenia korekty.
Plik JPK VAT obejmuje również część ewidencyjną, o której stanowi art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:
- rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
- kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
- kontrahentów;
- dowodów sprzedaży i zakupów.
Ponadto należy wskazać, że zgodnie z par. 11 ust. 4 rozporządzenia dane z faktur lub innych dokumentów służące do poprawnego odliczenia podatku naliczonego w części ewidencyjnej JPK VAT obejmują:
- numer, za którego pomocą dostawca lub usługodawca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zapisywany poprzez wyodrębnienie kodu kraju oraz kodu cyfrowo-literowego;
- imię i nazwisko lub nazwę dostawcy lub usługodawcy;
- numer faktury lub dokumentu;
- datę wystawienia faktury lub dokumentu;
- datę wpływu faktury lub dokumentu.
Podsumowując, trzeba podkreślić, że dopuszczalne w świetle przepisów prawa jest upoważnienie przez podatnika osoby trzeciej do wystawienia faktury. Taka czynność ma jednak charakter czynności wyłącznie technicznej, ponieważ w żaden sposób nie wpływa na określenie relacji sprzedawca-nabywca.
