Poradnik Przedsiębiorcy

Spotkania pracownicze - co zrobić, by były naprawdę skuteczne?

Spotkania pracownicze nierzadko okazują się zupełnie nieskuteczne. W związku z tym pracownicy zniechęcają się do nich i nie wierzą, że może być inaczej. Jest to jednak szkodliwe dla firmy, ponieważ wspólne przedyskutowanie spraw, omówienie rozwiązań czy po prostu przekazywanie informacji okazuje się bardzo istotne. Wiele zależy od osoby, która takie spotkania pracownicze przeprowadza. Co powinna zrobić, aby były efektywne? Postaramy się odpowiedzieć na to pytanie w niniejszym artykule.

Spotkania pracownicze muszą być zorganizowane

“Za 30 minut spotkanie, obecność wszystkich obowiązkowa” - takie zdanie padające z ust przełożonego może sprawić, że na firmę padnie blady strach. Wszyscy będą zastanawiać, co się stało i przewidywać, że to na pewno coś złego. W końcu tak szybko i wszyscy mają się zjawić - na pewno firma bankrutuje! A może wszystkich zwalniają? Ale za co?! Wątpliwości i stresu jest wiele. Koniec końców okazuje się, że na przykład firma dostałą nagrodę i przełożony chciał po prostu podziękować za wspólną pracę.

Dlatego też tak ważna jest odpowiednia organizacja spotkań pracowniczych. Powinni oni odpowiednio wcześniej otrzymać wiadomość o tym, że danego dnia odbędzie się spotkanie. Warto również wspomnieć, dlaczego jest zwoływane, czego będzie dotyczyć. Nie chodzi tutaj o przesadną dokładność, ale przynajmniej taki stopień poinformowania, który sprawi, że pracownicy będą mogli się przygotować i przede wszystkim - nie będą musieli się niepotrzebnie stresować tajemniczym spotkaniem.

Pamiętajmy również o tym, aby zarezerwować odpowiednio dużą salę (z pewnością ani ścisk, ani zbytnia przestrzeń nie sprzyjają), przygotować również wszystkie potrzebne narzędzia, żeby nikt nie musiał biegać po firmie i szukać rzutnika. Dzięki temu zaoszczędzimy czas i będziemy mogli się w pełni skupić na przebiegu spotkania.

Warto również powiadomić pracowników, czy chcemy im po prostu o czymś opowiedzieć, przekazać ważne informacje, czy potrzebna jest burza mózgów i wspólne przedyskutowanie sprawy. Dzięki temu lepiej się przygotują, a spotkania pracownicze będą naprawdę skuteczne. Jeśli z marszu poprosimy kogoś o przedstawienie swojego zdania, taka osoba może się zestresować, zablokować i nie powiedzieć nic, co mogłoby wnieść jakąś wartość do dyskusji.

Pracownicy na spotkaniu

Warto również dokładnie zastanowić się, kto powinien zostać zaproszony na spotkanie. Czasami zdarza się, że cały dział wcale nie jest potrzebny i większość osób po prostu traci czas, który mogłaby poświęcić na wykonywanie swoich obowiązków. Możemy również zaprosić na spotkanie konkretne typy osobowości - zazwyczaj dobrze znamy pracowników i wiemy, kto doskonale radzi sobie w trakcie dyskusji i nie ma z nią problemu. Dopasowanie uczestników jest bardzo ważne.

Zanim więc wyślemy informację o spotkaniu, przemyślmy, kto rzeczywiście powinien się na nim znaleźć, aby uniknąć sytuacji, w której połowa osób będzie po prostu siedziała i nic nie robiła. 

Czas spotkania

To oczywiste, że każdy ma swoje obowiązki do wypełnienia i choć spotkania pracownicze są niewątpliwie jednym z nich, warto pamiętać, jak istotna jest każda chwila poświęcona zadaniom indywidualnym. Spróbujmy więc oszacować czas spotkania, tak by pracownicy mogli jeszcze przed nim zorganizować swój dzień pracy.
Ważne!
Nie spóźniajmy się na wyznaczone spotkania pracownicze! To bardzo ważne, aby przychodzić punktualnie. Pracownicy chcą, by ich czas był szanowany. Jeżeli naprawdę coś niespodziewanego nam wypadło, należy powiadomić o tym jak najszybciej jest to możliwe.

Zastępstwo lub delegacja

Zdarza się, że przełożony czy kierownik nie może przeprowadzić spotkania, w związku z tym wyznacza osobę, która zrobi to za niego. Oczywiście nic w tym złego, warto jednak dokładnie przemyśleć wybór osoby delegowanej. Musi mieć ona predyspozycje i potrafić zachęcić do dyskusji. Jeśli wyznaczona osoba po prostu się pojawi na spotkaniu, powie to, co przygotowała i zapyta, czy są pytania, nie starając się zrobić nic, jeśli takie nie padną, wszyscy stracą swój czas.

Gotowość na wszystko

Podczas spotkania może stać się coś zupełnie nieprzewidzianego - na przykład może wystąpić konflikt między pracownikami. Musimy wiedzieć, co zrobić, by zmniejszyć napięcie, jak rozwiązać taki problem, jakie kroki podjąć. Musimy również nie dopuścić do tego, by w trakcie spotkania ktoś próbował plotkować na temat nieobecnych. Panowanie nad grupą pracowników i umiejętność przywołania ich do porządku jest istotna.

Tajne spotkania pracownicze

Jeśli decydujemy się na spotkanie jedynie z częścią działu, pozostali nie zawsze wzdychają z ulgą. Mogą się bowiem obawiać, że omija ich coś bardzo ważnego, nie są wtajemniczani w istotne sprawy, co może obudzić w nich lęk na przykład przed zwolnieniem. Starajmy się więc poczynić kroki w celu uspokojenia pozostałych pracowników.

Przede wszystkim nie twórzmy atmosfery tajemnicy, napięcia, nie sprawiajmy, że pozostali pracownicy będą czuli się wykluczeni. Powiedzmy czego dotyczy spotkanie i wyznaczmy osoby, które powinny być na nim obecne, nie wyciągajmy ich z pomieszczenia i nie tłumaczmy za zamkniętymi drzwiami, o czym będziemy rozmawiać. Wprowadzi to niepotrzebną atmosferę tajemnicy i stresu, która nikomu nie jest potrzebna.

Warto również upewnić pracowników, że mogą rozmawiać z innymi o przebiegu spotkania. Współpracownicy mogą być prawdziwie zaniepokojeni, kiedy po powrocie ze spotkania osoby na nim obecne będą zachowywać się tak, jakby nigdzie nie były.