Poradnik Przedsiębiorcy

Outsourcing - co to jest i jak wykorzystać go w firmie?

Pojęcie outsourcing pochodzi od angielskich słów: outside-resource-using, oznaczających wykorzystanie zewnętrznych zasobów. Outsourcing polega na przekazaniu wybranych  zadań i obowiązków firmie zewnętrznej. W Polsce jest wiele firm świadczących takie usługi, z którymi można nawiązać współpracę. Najczęściej outsourcing występuje w obszarach: IT, szkoleń, kadr i płac, księgowości, finansów i rachunkowości, obsługi klienta, zaopatrzenia, logistyki, audytu wewnętrznego oraz w wielu innych. Należy pamiętać, że outsourcing oznacza długofalową, partnerską współpracę, a nie ograniczenie się do zlecenia firmie zewnętrznej jednego zadania. Dlatego nie należy mówić o nim jak o umowie zlecenie. W przypadku outsourcingu relacja polega na zasadzie wygrana - wygrana. Obie strony doświadczają korzyści.

Jak wygląda wdrażanie outsourcingu w firmie?

  1. Wgląd w obecną sytuację firmy.

Zarząd firmy przygląda się temu, jakie obecnie posiada zasoby i w jakich obszarach potrzebowałaby wsparcia z zewnątrz.

  1. Decyzja i poszukiwanie firmy do współpracy.

Jeśli po przeanalizowaniu sytuacji firmy dochodzi on do wniosku, że potrzebuje wsparcia w świadczeniu usług z zewnątrz, decyduje się na taki krok. Na tym etapie firma decyduje się rozpocząć poszukiwania firmy do outsourcingu.

  1. Wybranie zewnętrznej firmy.

Na podstawie poszukiwań firma decyduje się na konkretną firmę, z którą nawiąże współpracę.

  1. Sporządzenie umowy.

Należy bardzo dokładnie przygotować umowę pomiędzy firmami i zawrzeć w niej wszystkie niezbędne kwestie, tak by zabezpieczyć swoją firmę - ponieważ udostępniamy poufne informacje obcym osobom.

  1. Nowy format.

Firma zewnętrzna pracuje nad tworzeniem projektów z obszaru, do którego została przez nas wynajęta.

  1. Proces wdrażania.

W ostatnim etapie następuje wdrażanie całego procesu, który został przygotowany i zaproponowany przez specjalistów z firmy zewnętrznej oraz zaakceptowany przez osoby decyzyjne w naszej firmie.  

Jakie są rodzaje outsourcingu?

Firma, która chce zdecydować się na usługi zewnętrznych specjalistów, może wybrać, czy zależy jej na pełnej wersji outsourcingu, czy na opcji selektywnej. W pierwszym przypadku usługi będą wykonywane w firmie całościowo. W przypadku selektywnego outsourcingu współpraca będzie dotyczyła tylko wybranej strefy, w której ma działać firma zewnętrzna. Wybór jednej z dwóch możliwych opcji zależy od potrzeb oraz zasobów, którymi dysponuje przedsiębiorstwo zamierzające zdecydować się na outsourcing.

Jakie są cele outsourcingu?

Cele outsourcingu:

  • Rozwojowy - Pozwala na bardziej efektywną działalność firmy w przyszłości.   

  • Naprawczy - W momencie gdy firma znalazła się w kryzysie, ten rodzaj outsourcingu pomaga poradzić jej sobie z krytyczną sytuacją.

  • Dostosowawczy - Warunki na rynku szybko się zmieniają, gdy firma chce nadążyć za zmianami oraz wpasować się w sytuację rynku, może zdecydować się na ten typ outsourcingu.

Outsourcing - zalety dla przedsiębiorstwa

Zdecydowanie się na outsourcing przynosi firmie wiele korzyści. Może ona zyskać więcej, niż gdyby prace nad danym obszarem wykonywali tylko pracownicy zatrudnieni w przedsiębiorstwie. Jakie zyski przynosi więc outsourcing? Oto one:

  • zmniejszenie kosztów dotyczących rekrutacji i przeszkolenia nowych pracowników

  • zwiększenie zysków firmy

  • wykonanie działań w danym obszarze przez specjalistów

  • możliwość skorzystania z nowych technologii bez konieczności ponoszenia kosztów związanych  z zakupieniem niezbędnych do pracy narzędzi

  • oszczędność czasu i energii - pracownicy dzięki pomocy specjalistów z zewnątrz są w stanie poświęcić się realizacji swoich założeń i celów - odciążenie pracowników zatrudnionych w firmie, którzy mogą w tym czasie zająć się innymi zadaniami

  • zwiększenie elastyczności i wydajności firmy

  • zwiększenie konkurencyjności firmy

  • wysoki standard świadczonych usług

  • możliwość realizacji większej liczby zleceń (wzrost zasobów ludzkich)

  • dopasowanie się do potrzeb klientów

  • rozwój przedsiębiorstwa.

Outsourcing - zagrożenia dla firmy

Korzystanie z usług zewnętrznej firmy może wiązać się z ryzykiem. Dajemy firmie zewnętrznej wgląd w nasze systemy, informacje, bazy danych, listę naszych klientów, statystyki finansowe. Wiąże się to z następującym ryzykiem:

  • wybór niekompetentnej firmy zewnętrznej

  • niezrozumienie się naszej firmy z zewnętrznym dostawcą

  • zbyt silne przyzwyczajenie się do pomocy z zewnątrz

  • nieosiągnięcie zamierzonych celów

  • brak zmniejszenia kosztów, a nawet ich zwiększenie

  • zmniejszenie jakości wykonania pracy

  • wysokie koszty finansowe

  • wykorzystanie danych na zewnątrz - negatywne konsekwencje dla firmy

  • utracenie kontroli nad danym obszarem, który został powierzony do realizacji przez firmę zewnętrzną

  • zmniejszenie poczucia ważności pracowników zatrudnionych wewnątrz kosztem ważności specjalistów z zewnątrz.

Aby wyeliminować część powyższych zagrożeń,  warto wcześniej zadbać o przygotowanie i sporządzenie takiej umowy, która będzie w pełni zabezpieczać naszą firmę.

Outsourcing - jak wybrać najlepszego partnera do współpracy?

Decyzja dotycząca wyboru firmy zewnętrznej, z którą zdecydujemy się nawiązać współpracę, nie należy do łatwych. Na rynku istnieje bardzo duża liczba firm świadczących takie usługi. Jak zatem wybrać tę najlepszą? Na pewno nie można zdać się na los lub oddać podjęcie tej decyzji mało kompetentnemu pracownikowi. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na kilka ważnych kwestii:

  • opinie firm, które skorzystały z usług tego dostawcy

  • prestiż firmy

  • finansowy aspekt

  • rzetelność w wykonywaniu usług

  • z polecenia przez zaufaną osobę/firmę

  • kompetencje i doświadczenie specjalistów w danym obszarze

  • sukcesy i osiągnięcia firmy zewnętrznej.

Należy pamiętać, że outsourcing może przynieść firmie wiele korzyści, ale jednocześnie istnieje ryzyko, że narazi firmę na negatywne konsekwencje. W powyższym artykule przedstawione zostały przykładowe wady i zalety outsourcingu. Należy podchodzić racjonalnie do tego tematu oraz bez pośpiechu wybierać partnera zewnętrznego, a także pamiętać o tym, żeby nie oddać pełnej odpowiedzialności firmie, z którą nawiązaliśmy współpracę.