W ostatnich kilkunastu latach sukcesywnie wzrasta poziom informatyzacji podmiotów publicznych, z czym wiąże się rozwój e-usług, za których pośrednictwem wspomniane podmioty zapewniają interesariuszom możliwość załatwiania wybranych spraw przez internet. Procesom tym towarzyszą zmiany w zakresie zasad i sposobów doręczania dokumentów, polegające na odchodzeniu od ich przesyłania pocztą tradycyjną, w postaci papierowej, i wprowadzaniu w to miejsce doręczeń elektronicznych. Dotyczy to w szczególności działalności Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (dalej „Zakład”), który z racji wykonywanych zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, mających charakter powszechny, koresponduje z milionami osób objętych tymi ubezpieczeniami. Niezwykle istotny staje się zatem termin odbioru pisma elektronicznego z ZUS, którego niedotrzymanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.
Doręczenia w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych
Nowe regulacje dotyczące dokonywania przez Zakład doręczeń, a w szczególności określające kryteria, na podstawie których uznaje się, że dane doręczenie zostało skutecznie dokonane, zawarto w art. 71aa–71ad Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych – dalej „ustawa”. Przepisy te wprowadzono 5 października 2021 roku, a część z nich podlegała aktualizacjom w kolejnych latach. Wspomniane unormowania w ich obecnym brzmieniu omówiono poniżej.
List zwykły, polecony – doręczenie w postaci papierowej
W ustawie pozostawiono przepis art. 71a, zgodnie z którym Zakład może przesyłać pisma i decyzje listem zwykłym, przy czym w razie sporu ciężar dowodu doręczenia pisma lub decyzji spoczywa na Zakładzie.
Okoliczność, że przepis art. 71a ust. 1 ustawy systemowej umożliwia doręczenia decyzji listem zwykłym, nie zwalnia organu rentowego z dowodzenia faktu skutecznego doręczenia decyzji administracyjnej. Wbrew twierdzeniom organu rentowego, nie można zatem obciążać ubezpieczonej ciężarem dowodu wykazywania, że decyzja ta nie została jej doręczona. Nie można również wychodzić z założenia, że skoro ubezpieczona nie wnosiła odwołania od decyzji, nie kwestionowała doręczenia jej decyzji, to automatycznie można obecnie przyjąć, że decyzja ta została jej doręczona. Nawet jeżeli decyzja o przyznaniu emerytury w wieku powszechnym została doręczona, to rolą organu rentowego było wskazanie, w jakiej dacie to nastąpiło, przy czym nie jest wystarczające jedynie domniemanie faktyczne daty doręczenia.
W art. 71a ustawy przewidziano możliwość korzystania przez Zakład z formy listu zwykłego. Nie oznacza to jednak zakazu przesyłania pism i decyzji w inny sposób, np. listem poleconym. Należy jednocześnie pamiętać, że posługiwanie się formą listu zwykłego czy też listu poleconego – czyli dokonywanie doręczeń w postaci papierowej – jest dopuszczalne tylko w takim zakresie, w jakim nie narusza to przepisów zobowiązujących Zakład do stosowania doręczeń elektronicznych.
W myśl art. 71ad ustawy Zakład może co do zasady doręczać pisma w postaci papierowej do:
- podmiotu niepublicznego:
- nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych ujawnionego w bazie adresów elektronicznych,
- który nie wszczął postępowania administracyjnego przed Zakładem przy użyciu adresu do doręczeń elektronicznych;
- podmiotu publicznego w przypadku braku możliwości doręczenia na adres do doręczeń elektronicznych tego podmiotu.
Doręczenie wydruku pisma wydanego w postaci elektronicznej w systemie teleinformatycznym ZUS
Jak stanowi art. 71aa ustawy, w przypadku pism wydanych w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Zakładu, które zostały opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, doręczenie może polegać na doręczeniu wydruku pisma uzyskanego z tego systemu odzwierciedlającego treść tego pisma, jeżeli strona nie wnosiła o doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Wydruk pisma, o którym mowa wyżej, zawiera:
informację, że pismo zostało wydane w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Zakładu i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała, albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną;
identyfikator pisma nadawany przez system teleinformatyczny Zakładu.
Wydruk omawianego pisma może zawierać mechanicznie odtwarzany podpis osoby, która podpisała pismo.
Wydruk ten stanowi dowód tego, co zostało stwierdzone w piśmie wydanym w postaci elektronicznej przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego Zakładu, i jest dokumentem urzędowym w rozumieniu Kodeksu postępowania administracyjnego.
Data doręczenia papierowego
W przypadku pism i dokumentów mających postać papierową, skutek w postaci ich doręczenia następuje w chwili, w której adresat ma możliwość zapoznania się z ich treścią, czyli w praktyce w chwili ich fizycznego odbioru.
Jednakże w myśl art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego, w związku z art. 123 ustawy, w razie niemożności doręczenia pisma, tj. gdy adresat go nie odbiera, a pismo nie zostało przesłane listem zwykłym, lecz za pokwitowaniem:
operator pocztowy w rozumieniu Ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku – Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę bądź organ.
Zawiadomienie o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru w terminie 7 dni, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie 7 dni – pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia.
Doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu 14 dni, liczonego od daty pierwszego zawiadomienia, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Doręczenie pisma na adres do doręczeń elektronicznych
W przypadku podmiotu posiadającego jednocześnie profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu oraz adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, wpisany do bazy adresów elektronicznych, o której mowa w art. 25 tej ustawy, doręczenie pisma w postaci elektronicznej, nadanego przez Zakład, następuje na adres do doręczeń elektronicznych. Po doręczeniu pismo jest przekazywane również na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu (art. 71ab art. 1 i 1a ustawy).
Data doręczenia elektronicznego
Do ustalenia daty doręczenia pisma na adres do doręczeń elektronicznych stosuje się art. 42 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, który stanowi, że w przypadku doręczania korespondencji przy wykorzystaniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego korespondencja jest doręczona we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili:
odebrania korespondencji – w przypadku korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego;
wpłynięcia korespondencji – w przypadku wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego.
Przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu.
Przez wpłynięcie dokumentu elektronicznego na adres do doręczeń elektronicznych rozumie się zaistnienie warunków technicznych umożliwiających adresatowi odebranie doręczanego dokumentu.
Natomiast w przypadku nieodebrania korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego przed upływem terminu 14 dni od dnia jej wpłynięcia, korespondencję uznaje się za doręczoną w dniu następującym po upływie 14 dni od wskazanego w dowodzie otrzymania dnia wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego (art. 71ab ust. 3 ustawy).
Przekazanie pisma na profil informacyjny
W przypadku podmiotu posiadającego profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu i nieposiadającego adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP przekazanie pisma w postaci elektronicznej nadanego przez Zakład następuje na profil informacyjny w systemie teleinformatycznym Zakładu (art. 71ab ust. 2 ustawy).
Termin odbioru pisma elektronicznego z ZUS na profilu informacyjnym
Jeżeli pismo przekazano na profil informacyjny, na profilu tym w systemie teleinformatycznym Zakładu jest udostępniane urzędowe poświadczenie odbioru po:
odebraniu pisma na profilu informacyjnym;
upływie 14 dni od dnia umieszczenia pisma na profilu informacyjnym – w przypadku jego nieodebrania.
Urzędowe poświadczenie odbioru jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych.
Pismo uznaje się za doręczone:
we wskazanej w urzędowym poświadczeniu odbioru chwili jego odbioru na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym Zakładu;
po upływie 14 dni od dnia wskazanego w urzędowym poświadczeniu odbioru jego umieszczenia na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym Zakładu – w przypadku jego nieodebrania (art. 71ab ust. 4–6 ustawy).
Pisma kierowane do Zakładu
Po omówieniu sposobów doręczania pism przez Zakład warto też przedstawić zasady doręczania korespondencji Zakładowi. Zgodnie z art. 71ac ustawy doręczanie pisma do Zakładu jest możliwe za pośrednictwem usługi online udostępnionej w systemie teleinformatycznym Zakładu i wymaga posiadania profilu informacyjnego w tym systemie. Po wprowadzeniu pisma do systemu teleinformatycznego Zakładu na profilu informacyjnym jest udostępniane urzędowe poświadczenie przedłożenia, które jest równoważne dowodowi otrzymania, o którym mowa w art. 41 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych.
Pismo uznaje się za doręczone we wskazanej w urzędowym poświadczeniu przedłożenia chwili jego wprowadzenia do systemu teleinformatycznego Zakładu na profilu informacyjnym.
Jak wynika z powyższego, w ostatnich latach zachodzą daleko idące zmiany w zakresie zasad oraz sposobów dokonywania doręczeń, oparte na technologiach informatycznych i służące usprawnieniu przepływu informacji, co ma istotne znaczenie szczególnie w odniesieniu do podmiotów takich jak Zakład, generujących duże ilości dokumentów.
