Poradnik Przedsiębiorcy

Ubezpieczenie zagranicznych podróży służbowych – dlaczego jako pracodawca powinieneś takie mieć?

Właściciele firm, których działalność opiera się w znacznej mierze na podróżach zagranicznych pracowników prędzej czy później zastanawiają się, w jaki sposób mogą zabezpieczyć  siebie oraz zatrudnionego  na wypadek nieszczęśliwego zdarzenia podczas pobytu poza krajem. Bo sama Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (w skrócie: EKUZ) to może być za mało. Jedną z odpowiedzi jest ubezpieczenie podróży służbowych, czyli polisy oferowane przez prywatnych ubezpieczycieli.

Wypadek pracownika za granicą – za to płaci pracodawca

Wypłacenie kosztów diety, podróży i noclegu – to nie wszystkie koszty, jakie pracodawca musi opłacić za pobyt pracownika za granicą. Do tego dochodzi jeszcze odpowiedzialność za zdrowie zatrudnionego w trakcie jego wyjazdu. Wynika ona z § 19 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 r., poz. 167. Treść całej ustawy znajduje się tutaj. Jeśli więc pracownik zachoruje podczas podróży zagranicznej, ma prawo do zwrotu udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Zwrot ten, zgodnie z przytoczoną ustawą, następuje ze środków pracodawcy. Zatrudniający zobowiązany jest też do pokrycia kosztów transportu zwłok do kraju, jeśli dojdzie do tak tragicznej sytuacji.

Pracodawców najbardziej martwi to, że systemy opieki zdrowotnej w poszczególnych państwach różnią się – zarówno pod względem dostępności konkretnych świadczeń, jak i ich kosztów.

W krajach europejskich, ale poza UE i EFTA, opłata za dobę spędzoną w szpitalu może zamknąć się w 100-200 zł, ale w USA, Australii czy Chinach to już koszt rzędu kilku tysięcy złotych. W porównaniu z tym cena polisy ubezpieczeniowej wydaje się niewielka i warta rozpatrzenia.

Ubezpieczenie zagranicznych podróży służbowych – dlaczego jako pracodawca powinieneś takie mieć?

Źródło: na podstawie danych ERGO Ubezpieczenia Podróży

Pracownicy mają kartę EKUZ. Czy dodatkowe ubezpieczenie jest potrzebne?

Powszechnie uważa się, że jeśli pracownik zostaje wysłany do jednego z krajów UE lub EFTA, wystarczy, że ma ze sobą Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (w skrócie: EKUZ), by mógł korzystać na miejscu z darmowej opieki medycznej. Trzeba jednak pamiętać, że korzystając z EKUZ, pracownik podlega prawom i obowiązkom wynikającym z przepisów w danym kraju. Jeśli więc na przykład w Chorwacji pacjenci dopłacają do pewnych świadczeń medycznych, pracownik – a docelowo pracodawca – też będzie musiał. Ponadto EKUZ może nie obejmować zabiegów w prywatnych placówkach i nie pokryje kosztów transportu do Polski ani przewiezienia zwłok, jeśli dojdzie do wypadku śmiertelnego.

EKUZ jest więc dobrym fundamentem, ale do tego warto dołączyć dodatkowe ubezpieczenie podróży służbowej.

Ubezpieczenie podróży służbowej za granicą – w jakich branżach wybierane najczęściej?

Istnieją branże, których specyfika generuje większe ryzyko wypadków lub choroby pracownika – ze względu na charakter wykonywanych obowiązków lub długi czas ich trwania. W nich pracodawcy zdecydowanie częściej decydują się na połączenie EKUZ z prywatną polisą ubezpieczeniową. Jest to między innymi:

  • branża transportowa – praca kierowców wiąże się bowiem ze zwiększonym ryzykiem wypadku i tym samym hospitalizacji, dlatego że siedzenie za kierownicą przez wiele godzin zwiększa ryzyko chorób przewlekłych, których efektem może być zawał serca lub udar mózgu;
  • branża IT i kadra menedżerska – ze względu na częste podróże do wielu różnych krajów, nie tylko mieszczących się w granicach UE;
  • opiekunki i opiekunowie osób starszych za granicą – chodzi przede wszystkim o pragnienie poczucia bezpieczeństwa i stabilności w miejscu wykonywania pracy, docelowo przez dłuższy czas.

Wypadek pracownika pracującego zdalnie za granicą – co wtedy?

Pandemia COVID-19 pokazała pracodawcom, że sposób wykonywania zawodowych obowiązków przez pracowników warto rozszerzyć o możliwość pracy zdalnej. Niektóre firmy wybierają systemy hybrydowe łączące dni pracy stacjonarnej z pracą z domu, a inne decydują się całościowo na home office. Pracownik nieprzywiązany do lokalizacji biura może prędzej czy później chcieć wyjechać za granicę i stamtąd realizować zadania dla pracodawcy. To stwarza dodatkowe wyzwania dla właściciela firmy.

Niezależnie od tego, czy pracodawca ma do czynienia z wyjazdem pracownika na stałe czy na pewien okres (delegacja), powinien zdobyć szczegółową wiedzę na temat systemu ubezpieczeń zdrowotnych oraz społecznych w danym kraju. Można bowiem z łatwością wyobrazić sobie sytuację, w której pracownik w czasie pracy zdalnej za granicą ulega wypadkowi, a po ustaleniu okoliczności – samego zdarzenia lub charakteru całego wyjazdu – ZUS kwestionuje zasadność wypłacenia świadczeń i wtedy pracodawca zostaje zmuszony do zadbania o pracownika w oparciu o ubezpieczenie społeczne i zdrowotne w państwie, w którym on aktualnie przebywa. A to bardzo często oznacza opłacenie zaległych składek, odsetek oraz związanej z tym opóźnieniem kary, nie mówiąc już o stresie, jaki ta sytuacja wygeneruje i czasie, jaki trzeba będzie poświęcić na jej rozwiązanie.

Pracodawcy, których firmy działają w coraz większym stopniu w formie pracy zdalnej są więc kolejną grupą zainteresowaną ubezpieczeniem zagranicznych podróży służbowych.

Nieszczęśliwy wypadek za granicą – to dotyczy nie tylko dużych firm, ale też małych i osób samozatrudnionych

Warto podkreślić, że opisane zagadnienia nie dotyczą wyłącznie średnich i dużych firm. Ubezpieczenie podróży służbowej za granicą interesuje bowiem również małych przedsiębiorców i osoby samozatrudnione, prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Przykład 1

Katarzyna prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, zarejestrowaną w Polsce. W jej ramach świadczy klientom usługi z zakresu copywritingu i obsługi mediów społecznościowych. Jako że jej praca w całości odbywa się w przestrzeni online, może mieszkać i pracować w dosłownie każdym miejscu na świecie. Korzysta z tego, zmieniając co kilka-kilkanaście tygodni kraj, w którym przebywa. Nie chce martwić się przepisami opieki zdrowotnej w każdym z miejsc, do których przyjeżdża, dlatego świadomie decyduje się na regularnie wykupywane ubezpieczenie podróży służbowej za granicę. Zakres polisy dobiera tak, by obejmował potencjalne wypadki, które mogą się przydarzyć podczas wykonywania jej pracy w państwach, które wybiera. Stawia na imienną formę polisy rocznej – taką, która obejmuje dowolną ilość wyjazdów w ciągu roku osoby wymienionej w umowie ubezpieczenia.

Ubezpieczenie zagranicznych podróży służbowych - dlaczego warto?

Co daje pracodawcy wykupienie ubezpieczenia podróży służbowej za granicę?

Firmy ubezpieczeniowe oferują szerokie zakresy indywidualizacji polis. To dobrze, ponieważ w zależności od branży w jakiej działa pracodawca, może on wybierać do ubezpieczenia pewne rodzaje ryzyk, a z innych rezygnować, nie opłacając nadprogramowo czegoś, co się nie przyda. Dobre ubezpieczenie podróży służbowej za granicę musi jednak pokrywać kilka podstawowych rzeczy: koszty leczenia i hospitalizacji pracownika, leczenie ambulatoryjne, koszty transportu, assistance i NNW. Takie ubezpieczenie daje pracodawcy wymierne korzyści, w tym między innymi:

  • dodatkową poza EKUZ ochronę, jeśli dojdzie do konieczności leczenia pracownika za granicą – wtedy koszty tego pokrywa polisa, nie pracodawca z własnego budżetu;
  • ubezpieczenie, które obowiązuje nie tylko w krajach UE, ale całej Europy, a nawet całego świata;
  • pokrycie kosztów podróży pracownika zastępczego, na miejsce tego, który uległ nieszczęśliwemu wypadkowi, nagle zachorował lub gdy został skierowany na obowiązkową izolację (z pozytywnym wynikiem na COVID-19) i nie może już wykonywać swoich zawodowych obowiązków;
  • zadowolonych pracowników, mających poczucie bezpieczeństwa i zaopiekowania przez pracodawcę – to zwiększa efektywność realizacji zadań oraz lojalność pracownika wobec firmy.

ERGO Ubezpieczenia Podróży, firma z ponad 110-letnią historią, oferuje ubezpieczenie podróży służbowej za granicę – dla małych, średnich i dużych firm oraz osób samozatrudnionych. W swojej ofercie ubezpieczyciel ma zarówno podstawowe polisy, jak i polisy z szeregiem możliwych rozszerzeń, na przykład o porwanie, problemy będące pokłosiem pandemii czy następstwa wykonywania ciężkiej pracy fizycznej o wysokim stopniu ryzyka. Więcej informacji można znaleźć na stronie internetowej ERGO Ubezpieczenia Podróży.

Posiadanie ubezpieczenia podróży służbowej za granicę zdejmuje więc z barków pracodawcy ryzyko konieczności poniesienia bardzo dużych kosztów opieki medycznej nad pracownikiem, który doświadczył nieszczęśliwego wypadku za granicą w trakcie wykonywania swoich zawodowych obowiązków. A to odejmuje również stres i nerwy. Bo pracodawca ma obowiązek zapewniania takiej opieki swoim pracownikom – obligują go do tego przepisy prawa.

Artykuł  partnera, tekst zewnętrzny