Menedżer - przyjaciel czy dyktator, czyli o dylematach zarządzania zespołem

Stanowisko kierownicze wymaga przede wszystkim umiejętności zarządzania zespołem. Przydzielenie poszczególnym pracownikom określonych zadań pozwala skutecznie realizować wyznaczone cele. Dobry menedżer-przywódca powinien znać swoich pracowników, by wiedzieć, w jaki sposób najlepiej ich zmotywować, w jakich dziedzinach zapewnić rozwój. Musi on poznać zarówno już posiadane umiejętności, a także cechy charakteru, by móc ocenić, czy ktoś jest ambitny i chce się rozwijać. Takiej osobie można bowiem powierzyć nowe obowiązki i wyzwania - będzie to dobre zarówno dla firmy, jak i dla pracownika, który poczuje się doceniony. Powinien udzielać wsparcia i potrzebnej pomocy, ale być także wymagającym i przede wszystkim konsekwentnym. W tej sytuacji idealne jest znalezienie złotego środka.

Menedżer - jakie powinien posiadać cechy?

Bycie dobrym menedżerem nie jest prostym zadaniem, gdyż ciężko być zarówno przyjacielem, jak i dyktatorem. Wymaga to cech, które pozwalają z jednej strony na okazanie empatii i dobrego serca, z drugiej strony zaś konsekwencji i rygoru. Ich połączenie, choć może wydawać się trudne, zwykle jest kluczem do sukcesu.

Kierownik zespołu nie może się wahać, musi mieć poczucie własnej wartości i nie wdawać się w dyskusje z pracownikiem, który podważa jego zdanie. Powinien egzekwować od swojego zespołu wykonywanie powierzonych zadań, dawać wskazówki pozwalające na jego prawidłowe wykonanie oraz jasno wyrażać swoje opinie, oceniając nie osoby, ale sposoby ich działania.

Umiejętność planowania to cecha niezbędna do organizacji pracy zespołu. Kierownik musi znać hierarchię celów, umieć odróżnić sprawy ważne i pilne od tych, które mogą poczekać - i w tym celu potrafić stworzyć odpowiedni grafik.  

Znaczącą cechą jest umiejętność rozwiązywania konfliktów. W zespole mogą pojawiać się napięcia, niedomówienia, kłótnie, które doprowadzą do nieprzyjemnej atmosfery pracy. W gestii menedżera jest zapobieganie takim sytuacjom, a jeżeli już się pojawią, to ich rozwiązanie i przywrócenie dobrych nastrojów w grupie. Umiejętność rozwiązywania konfliktów łączy w sobie także cechy empatii oraz znajomości technik negocjacyjnych.

Motywacja pracowników jest kluczem do ich efektywnej pracy. Dobre podejście do pracownika i jego odpowiednie zachęcenie mogą zdziałać cuda, nawet w przypadku osób, które wydawały się przeciętne i niespecjalnie udzielały się w firmie. Dobry kierownik potrafi pokazać pracownikowi, że przez zaangażowanie w pracę firmy może on zrealizować swoje osobiste cele i nie musi się to od razu wiązać z podwyższeniem wynagrodzenia.

Osobę zarządzającą zespołem powinna cechować odporność na stres. Kierownik, który jest wzorem dla pracowników, musi umieć zachować spokój nawet w najbardziej krytycznych sytuacjach. Musi sobie z nim radzić w sposób konstruktywny, a także mieć metody jego rozładowania, gdyż w pracy, jaką wykonuje, stres jest nieodłącznym elementem dnia codziennego.

Pułapki i błędy zarządzania ludźmi

Zarządzanie zespołem niesie ze sobą ogromną odpowiedzialność. Nieumiejętne kierowanie grupą pracowników może skutkować słabą efektywnością pracy, a tym samym zaważyć na losach przedsiębiorstwa. To, jaki zespół stworzy menedżer, ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy oraz zadowolenia pracowników, a dobry pracownik - to zadowolony pracownik.

Kierownik, chcąc jak najlepiej wywiązać się ze swojej roli, często wpada w pułapki i zostaje niejednokrotnie źle zrozumiany i odebrany. Pracownicy do rozwoju potrzebują uwag oraz informacji na temat wykonywanej przez nich pracy - co robią dobrze, co powinni poprawić czy zmienić. Główne błędy popełniane przez menedżerów to:

• branie większości pracy na siebie, by we własnym mniemaniu wykonać pracę szybciej i lepiej (tzw. syndrom niezastąpionego ojca),
• nieufność wobec pracowników, co powoduje niechęć do dzielenia się odpowiedzialnością,
• brak asertywności w relacji z pracownikami, wdawanie się w niepotrzebne dyskusje,
• nieelastyczność w doborze stylu zarządzania, w zależności od sytuacji przedsiębiorstwa, kompetencji i motywacji pracowników,
• błędy w komunikacji z pracownikami, mało precyzyjne wypowiedzi, które mogą powodować nieporozumienia i chaos.

Na menedżera zespołu często wybiera się osobę, która jest specjalistą z danej dziedziny, a nie ze względu na jej umiejętności interpersonalne. Jest to błąd, ponieważ dobry menedżer musi przede wszystkim umieć żyć z ludźmi i wywierać na nich wpływ. Jeżeli personel, nad którym ma objąć przywództwo jest dobrze wykwalifikowany, nie ma potrzeby, by kierownik był specjalistą w tej dziedzinie. Najważniejsze jest to, by umiał dobrze pokierować grupą i zachęcić do efektywnej pracy. Dobra atmosfera jest pomocna w pracy, ale nie jest konieczna. Konieczny jest natomiast dobry wynik pracy zespołu i przedsiębiorstwa.

Style zarządzania zespołem

Wyróżniane są trzy podstawowe style zarządzania:

• styl autokratyczny
• styl demokratyczny,
• styl liberalny.

Wybór stylu kierowania zespołem jest bardzo istotny dla przedsiębiorstwa, ponieważ każdy w inny sposób traktuje pracownika, który w zależności od niego wykazuje się odpowiednią motywacją do pracy.

Styl autokratyczny

Zakłada, że najważniejszą osobą w grupie jest kierownik - menedżer, który jest surowy, wymagający, budzący postrach, gdyż taka postawa zapewni poprawne wykonywanie zadań zespołu. Podejmuje decyzje samodzielnie, nie licząc się ze zdaniem zespołu. Nie wyjaśnia motywów swoich decyzji i postępowania. Nie bierze udziału w pracy, zajmuje się tylko nadzorowaniem i oceną wykonanych zadań. Rzadko chwali, częściej stosuje kary wobec swoich podwładnych. Taki styl kierowania jest dla grupy uciążliwy, powoduje zniechęcenie i stres wśród pracowników oraz obniżenie motywacji do pracy. Podwładni nie wykazują się własnymi pomysłami, robią tylko to, co do nich należy.

Skuteczność takiego sposobu zarządzania jest udowodniona w sytuacjach zagrożenia dla przedsiębiorstwa oraz presji czasowej, a także jeżeli pracownicy nie mają odpowiedniego wykształcenia i nie chcą podejmować odpowiedzialności za wykonywaną pracę.

Styl demokratyczny

Kierownik sprawuje rolę mentora dla zespołu. Pracownicy wykazują się własną inicjatywą, składają swoje propozycje, sugestie, z którymi menedżer się liczy i bierze pod uwagę. Kierownik nie narzuca zespołowi swojej woli, raczej skupia się na przedstawieniu różnych metod i sposobów, a grupa sama podejmuje decyzje i dzieli się pracą. Bierze udział w pracy zespołu, zachęca do wyrażania własnego zdania. Często chwali pracowników za dobrze wykonane zadania, kary stosuje tylko w absolutnej konieczności.

Jakość pracy przy takim kierownictwie jest zdecydowanie lepsza i preferowana przez pracowników, którzy wykazują się motywacją i chęcią do pracy. Relacje w grupie są przyjacielskie, oparte na życzliwości i wzajemnej pomocy.

Ten styl kierowania doskonale się sprawdza w bardzo dobrze wykwalifikowanym zespole, gdzie menedżer może być pewny, że każdy dobrze wykona swoją pracę, a pracownikom potrzebna jest swoboda działania. Opiera się na dużym zaufaniu do grupy.

Styl liberalny

Charakteryzuje się zupełnym brakiem zainteresowania kierownika pracą zespołu. Nie ingeruje on w działanie podwładnych, nie ocenia wykonanej pracy. Udziela informacji tylko, kiedy zostanie o coś bezpośrednio zapytany. Nie korzysta z metod nagradzania ani karania, jest obojętny na swoją grupę. Skutkiem takiego kierownictwa jest nieefektywna praca, gdyż pracownicy są zniechęceni, nie mają motywacji do pracy, bo zdają sobie sprawę, że ich zaangażowanie i tak nie ma żadnego znaczenia i nie zostanie docenione. 

Zestawienie podstawowych metod kierowania zespołem

W powyższej tabeli w sposób przejrzysty są pokazane cechy poszczególnych metod kierowania personelem. Można zauważyć, że styl autokratyczny mimo swojej surowości jest bardziej efektywny od stylu liberalnego, w którym pracownicy pozostawieni są bez nadzoru i opieki, przez co nasuwa się wniosek, że pozycję kierownika zajmuje osoba, która się w ogóle do tego nie nadaje.