Poradnik Przedsiębiorcy

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

W ciągu ostatnich kilku miesięcy ustawodawcy wprowadzili szereg przepisów dotyczących dokonywania płatności za faktury kosztowe. Biała lista podatników VAT i obowiązkowy split payment w odniesieniu do dostaw towarów lub świadczenia usług zawartych w załączniku nr 15 do ustawy o VAT przy transakcjach równych bądź przekraczających kwotę 15 000 zł budzą wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Warto jednak poświęcić czas, by szczegółowo przeanalizować nowe regulacje prawne, ponieważ niewiedza nie zwalnia nas z odpowiedzialności, a za błędy przy dokonywaniu płatności (konto VAT spoza białej listy lub brak zastosowania split payment) podatnikom grożą dotkliwe kary. W niniejszym artykule omówimy sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy.

Biała lista podatników VAT – co to jest i gdzie znaleźć wykaz?

Biała lista podatników VAT to wykaz zapewniający przedsiębiorcom możliwość sprawnej weryfikacji swoich kontrahentów w zakresie m.in. statusu podmiotu, czyli czy dana firma jest czynnym podatnikiem VAT, oraz numeru rachunku bankowego, na który powinna zostać zrealizowana płatność za zakupiony towar czy usługę.

Art. 96b ust. 1 ustawy o VAT
„Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:
1) w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2) zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona”.

Biała lista jest prowadzona przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej i dostępna na stronie MF, a także za pośrednictwem systemu teleinformatycznego Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Weryfikacja numerów rachunków bankowych kontrahentów na białej liście podatników VAT

Na białej liście można znaleźć numery firmowych rachunków bankowych poszczególnych podmiotów gospodarczych (tzw. rachunki rozliczeniowe). Są to konta podane w zgłoszeniu identyfikacyjnym/aktualizacyjnym NIP-8 lub CEIDG-1. W wykazie nie są publikowane prywatne rachunki bankowe (ROR). Nawet jeżeli dany przedsiębiorca korzysta z prywatnego konta firmowego do celów działalności gospodarczej, numer konta nie zostanie zamieszczony na białej liście. Sprzedawcy powinni zatem sprawdzić, czy numer ich konta został zamieszczony na białej liście i czy jest aktualny, w przeciwnym przypadku narażają na sankcje swoich nabywców, przez co mogą stać się niewiarygodni i trudniej będzie im znaleźć odbiorców swoich towarów czy usług.

Nabywcy powinni natomiast zachować szczególną ostrożność i sprawdzać dane podatników na białej liście. Numer rachunku bankowego weryfikujemy tego samego dnia, w którym realizujemy płatność, gdyż dane podatników w wykazie są aktualizowane raz dziennie, w każdy dzień roboczy. Decydujący jest zatem dzień zlecenia przelewu. W przypadku, gdy weryfikacja okaże się negatywna, czyli sprzedawca podał inny numer rachunku bankowego niż ten, który widnieje w wykazie (albo w wykazie brak numeru rachunku rozliczeniowego kontrahenta), należy niezwłocznie, przed dokonaniem płatności, skontaktować się z nim i wyjaśnić sytuację.

Jakie sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy?

Począwszy od 1 stycznia 2020 r., przedsiębiorcy zobowiązani są wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów wydatki opłacone na inny rachunek niż ujęty na białej liście podatników VAT w odniesieniu do zawartych pomiędzy przedsiębiorcami transakcji, których wartość przekracza 15 000 zł brutto. Nie ma znaczenia liczba zleconych przelewów, decydująca jest ogólna wartość należności wynikająca z umowy lub z faktury dokumentującej transakcję.

Dodatkowo przedsiębiorca, który dokona zapłaty za transakcję przekraczającą 15 000 zł na rachunek spoza białej listy podatników VAT, ponosi ryzyko odpowiedzialności solidarnej ze swoim kontrahentem za zaległości podatkowe, jeżeli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji. Nabywca odpowiada za zaległości podatkowe sprzedawcy w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę lub tę usługę, w przypadku gdy zapłata należności zostanie przekazana na rachunek spoza białej listy. Odpowiedzialność solidarna nie odnosi się do wszystkich zobowiązań podatkowych kontrahenta, a jedynie do kwoty VAT związanej z konkretną transakcją opłaconą na rachunek bankowy niewidniejący w wykazie.

Art. 117ba ust. 1 Ordynacji podatkowej
„Podatnik, o którym mowa w art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą zarejestrowanym na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, a z odrębnych przepisów wynika obowiązek dokonania zapłaty za pośrednictwem rachunku płatniczego”.
Zarówno ograniczenie możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów, jak i odpowiedzialność solidarna nie dotyczy zatem transakcji na kwoty poniżej 15 000 zł, w odniesieniu do których płatność została zrealizowana na rachunek spoza białej listy.

W jaki sposób uniknąć sankcji?

Zlecenie przelewu na rachunek spoza białej listy nie jest jeszcze równoznaczne z poniesieniem konsekwencji podatkowych, ale konieczna jest szybka interwencja. Przedsiębiorca uniknie sankcji, jeżeli do 3 dni od wykonania przelewu na niewłaściwy numer rachunku bankowego poinformuje o tym naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla sprzedawcy, czyli złoży stosowne zawiadomienie.

Zawiadomienie o dokonaniu zapłaty za fakturę kosztową na rachunek niewidniejący na białej liście podatników VAT powinno zawierać następujące dane:

  • NIP, nazwę firmy oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności;

  • dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (NIP, nazwę lub nazwisko i imię oraz adres);

  • numer rachunku, na który uiszczona została należność;

  • wysokość należności zapłaconej na ten rachunek i dzień zlecenia przelewu.

O czym należy pamiętać przy realizowaniu płatności za fakturę kosztową?

Jak widzimy, na przedsiębiorców został nałożony kolejny obowiązek kontrolowania swoich dostawców. Przed wykonaniem płatności należy bowiem zweryfikować prawidłowość numeru rachunku bankowego podanego przez sprzedawcę, na który chcemy dokonać zapłaty. Warto sprawdzać numery rachunków bankowych sprzedawców, ponieważ dzięki temu unikniemy sankcji podatkowych. Przepisy obowiązujące w Polsce są coraz bardziej rygorystyczne i nakładają coraz więcej obowiązków nie tylko na dostawców, lecz także na nabywców, dlatego bardzo ważne jest zachowanie ostrożności, szczególnie przy realizowaniu transakcji z nowymi dostawcami oraz śledzenie zmian w przepisach.