Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop na żądanie - czy zawsze trzeba udzielić?

Możliwość wzięcia urlopu na żądanie daje pracownikom komfort decydowania o ich nieobecności w pracy, bez konieczności wcześniejszego jej zaplanowania. Dla pracodawców korzystanie przez pracowników z tego uprawnienia może wiązać się z różnego rodzaju komplikacjami organizacyjnymi i innymi utrudnieniami. Warto więc zapytać, czy prawo pracownika, aby wziąć urlop na żądanie ma charakter bezwzględny – na co może wskazywać literalne brzmienie przepisów – czy jednak, w uzasadnionych przypadkach pracodawca może sprzeciwić się korzystaniu z tego prawa.

Kto może wziąć urlop na żądanie?

Urlop na żądanie uregulowany w art. 167 Kodeksu pracy jest częścią urlopu wypoczynkowego. Prawo do korzystania z urlopu na żądanie pracownik nabywa na tych samych zasadach, co prawo do urlopu wypoczynkowego w ogólności. Zgodnie z art. 153 Kodeksu pracy, pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów wypoczynkowych pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym.

Wymiar urlopu

W każdym roku kalendarzowym pracownik może wykorzystać nie więcej niż 4 dni urlopu na żądanie, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy (art. 167 Kodeksu pracy). W pierwszym roku pracy wymiar urlopu na żądanie, z którego będzie mógł skorzystać pracownik, jest uzależniony od tego, do ilu dni urlopu wypoczynkowego pracownik nabędzie w tym roku prawo.

Przykład 1.

Pracownik podjął swoją pierwszą pracę z 1 grudnia. W związku z tym zgodnie z art. 153 § 1 Kodeksu pracy, w pierwszym roku pracy, pracownik nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego mu po przepracowaniu roku, czyli w wymiarze 1,67 dnia: 1/12 x 20 dni wymiaru rocznego (określonego w 153 § 1 pkt 1 Kodeksu) = 1,67 dnia. Jak widać, w analizowanym przypadku pracownik nie będzie mógł wykorzystać urlopu na żądanie, w pierwszym roku jego pracy, w wymiarze 4 dni, lecz co najwyżej w wymiarze 1,67 dnia.

Czy urlop na żądanie trzeba zaplanować?

W myśl art. 163 Kodeksu pracy, co do zasady urlopy wypoczynkowe powinny być planowane. Jednak zgodnie z § 1 (zdanie trzecie) omawianego przepisu, planem urlopów nie należy obejmować części urlopu wypoczynkowego mającego status urlopu na żądanie. Oznacza to, że dla pracownika, który w danym roku nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 20 dni, należy zaplanować 16 dni urlopu (pozostałe 4 dni, jako możliwe do wykorzystania w trybie na żądanie nie są ujmowane w planie). Na tej samej zasadzie, dla pracownika, który w danym roku nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze 26 dni, należy zaplanować 22 dni urlopu. 

Tryb udzielania urlopu

Tym, co odróżnia urlop na żądanie od pozostałej części urlopu wypoczynkowego, jest tryb jego udzielania. O ile decyzja o udzieleniu zwykłego urlopu wypoczynkowego w istocie należy do pracodawcy ustalającego plan urlopów i decydującego o ewentualnych odstępstwach od tego planu, o tyle w przypadku urlopu na żądanie stroną decydującą jest pracownik. Wystarczy, aby pracownik zgłosił pracodawcy żądanie udzielenia urlopu w dniu jego rozpoczęcia, a pracodawca, zgodnie z art. 167 Kodeksu pracy, zobowiązany jest pracownikowi go udzielić.

Urlop na żądanie można zgłosić pracodawcy w dowolnej formie. Milczenie pracodawcy oznacza zgodę na skorzystanie z tego urlopu (z wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego I OSK 2426/16 z dnia 11.10.2018 r.).

Co z niewykorzystanym urlopem na żądanie?

Nierzadko zdarza się, że pracownik nie korzysta z możliwości wzięcia urlopu w trybie na żądanie, lecz zwraca się do pracodawcy o udzielenie urlopu wypoczynkowego na wniosek, dając pracodawcy możliwość podjęcia decyzji o udzieleniu albo nieudzieleniu urlopu we wnioskowanym terminie. Wtedy cały urlop wypoczynkowy, do którego pracownik nabył prawo w danym roku kalendarzowym (zależnie od stażu pracy – 20 bądź 26 dni) może zostać pracownikowi w tym roku udzielony bez korzystania z trybu na żądanie. Jednak w przypadku, gdy pracownik nie wykorzystał w danym roku urlopu wypoczynkowego w pełnym wymiarze, a jednocześnie nie brał urlopu w trybie na żądanie, zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy, zaległy urlop może wykorzystać w następnym roku, przy czym nie może tego uczynić w trybie na żądanie. Innymi słowy, niewykorzystany urlop na żądanie z poprzedniego roku, przestaje być urlopem na żądanie i staje się zwykłym urlopem wypoczynkowym.

Przykład 2.

Roczny wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika w 2018 r. wynosił 26 dni, w tym 4 dni urlopu na żądanie. W 2018 r. pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego, nie korzystając z możliwości wzięcia urlopu w trybie na żądanie. W konsekwencji, w 2019 r. pracownik miał do wykorzystania 6 dni urlopu zaległego z 2018 r., przy czym żaden dzień tego urlopu nie mógł już być wykorzystany w trybie na żądanie. Natomiast niezależnie od tego, w 2019 r., podobnie jak w 2018 r., pracownik znowu nabył prawo do 26 dni urlopu, a w tym do 4 dni urlopu na żądanie.

Czy pracodawca rzeczywiście nie ma nic do powiedzenia?

Z dotychczasowej analizy przepisów o urlopie na żądanie zdaje się wynikać, że decyzja pracownika o skorzystaniu z tego urlopu w konkretnym dniu (dniach) nie może być w żaden sposób zakwestionowana przez pracodawcę, którego rola sprowadza się tu wyłącznie do poddania się żądaniu pracownika. Pojawia się jednak pytanie, czy pracodawca musi udzielić urlopu na żądanie również w przypadkach, w których prowadzić to będzie do istotnego naruszenia usprawiedliwionego interesu pracodawcy, np. do niepowetowanych strat. Jak wynika z orzecznictwa sądów, w tego typu przypadkach możliwe jest, w drodze wyjątku, negatywne rozpatrzenie żądania pracownika.

W wyroku III PK 17/12, z dnia 11.09.2012 r., Sąd Najwyższy stwierdził, że:

"obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy. Wtedy na pracodawcy ciąży bezwzględny obowiązek wyraźnego zaakcentowania swojej woli poprzez odmowę udzielania takiego urlopu."

Z kolei w wyroku SN III PK 9/16 z dnia 26.10.2016 r. dodano, że interesu pracodawcy nie można sprowadzać do szkody majątkowej oraz interesu materialnego. Pojęcie to obejmuje także elementy niematerialne jak np. dyscyplina pracy, czy poszanowanie przez pracowników majątku pracodawcy.

Szczególnym przypadkiem zagrożenia interesu pracodawcy byłaby sytuacja, w której w tym samym terminie z urlopu na żądanie zamierzałaby skorzystać większość pracowników, chcąc wziąć od razu pełen wymiar tego urlopu – 4 dni bez przerw. Wiązałoby się to najprawdopodobniej z poważnymi zakłóceniami funkcjonowania zakładu pracy, a ponadto mogłoby wskazywać na zmowę pracowników. W tych i podobnych warunkach pracodawca, odmawiając udzielenia urlopów na żądanie, może powołać się na klauzulę generalną, zawartą w art. 8 Kodeksu pracy, zgodnie z którą nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego; takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony.

Konsekwencje „wzięcia” urlopu na żądanie wbrew woli pracodawcy

W przywołanym wyżej wyroku III PK 17/12 wskazano również, że rozpoczęcie urlopu na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może być uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy. Zawarte w art. 167 Kodeksu sformułowanie o udzieleniu urlopu przez pracodawcę należy rozumieć w ten sposób, że pracownik nie może rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu (przy czym, jak wskazano wyżej, jeżeli pracodawca nie reaguje na zgłoszone żądanie udzielenia urlopu, przyjmuje się, że jego milczenie oznacza zgodę).

Jak wynika z powyższego, chociaż przepisy o urlopie na żądanie ustanawiają zasadę udzielania tego urlopu (spełniania żądania zgłoszonego przez pracownika), to jednak w wyjątkowych przypadkach, pracodawca może odmówić udzielenia urlopu, powołując się na swój uzasadniony interes.

Urlop na żądanie w systemie wFirma.pl

W systemie wFirma.pl w prosty sposób można prowadzić ewidencję czasu pracy zatrudnionych pracowników. W celu wprowadzenia nieobecności pracownika do systemu wystarczy przejść do zakładki KADRY » PRACOWNICY a następnie kliknąć na imię i nazwisko wybranego pracownika. Pojawi się okno dialogowe, w którym należy przejść do zakładki CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI i wybrać opcję DODAJ NIEOBECNOŚĆ.

Urlop na żądanie - nieobecności pracownika

W oknie dialogowym należy wprowadzić okres trwania nieobecności oraz w polu Rodzaj wybrać “urlop wypoczynkowy na żądanie”. Po dodaniu nieobecności limit urlopu wyliczony przez system zostanie pomniejszony o wprowadzony urlop na żądanie w zakładce CZAS PRACY » NIEOBECNOŚCI w części Dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania.

Urlop na żądanie - dodawanie nieobecności