Poradnik Przedsiębiorcy

Jak sporządzić plan urlopów? Zasady tworzenia dobrego planu

Przepisy Kodeksu pracy zobowiązują pracodawcę do stworzenia planu urlopowego na dany rok kalendarzowy. Pracodawca powinien uwzględniać przy tym wymiar urlopu wypoczynkowego zaległego, bieżącego i uzupełniającego. W planach urlopowych natomiast nie uwzględnia się terminów urlopu na żądanie, gdyż o dacie tego typu urlopu decyduje jednostronnie pracownik.

Plan urlopów

Przed rozpoczęciem przygotowywania planu urlopów pracodawca powinien pamiętać o tym, że:

  • plan urlopowy należy stworzyć przed rozpoczęciem okresu, którego dotyczy. Projekt urlopów należy przedstawić 31 grudnia roku poprzedzającego rok obejmujący okres urlopowy;

  • urlop należy zaplanować w taki sposób, aby objął nieprzerwanie co najmniej 14 dni kalendarzowych wypoczynku. Jeżeli pracownik nie zadeklaruje terminu wg ww. zasady, to pracodawca ma obowiązek sam rozpisać pracownikowi urlop w wymiarze 14 nieprzerwanych dni;

  • należy uwzględnić pracowników, którzy rozpoczynają pierwszą pracę w życiu, mimo że prawo do urlopu nabywają wraz z każdym przepracowanym miesiącem. Również należy uwzględnić urlop dla pracowników zatrudnionych na umowę na czas określony w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia;

  • należy uwzględnić urlopy dla pracowników powracających z urlopów:

gdyż osoby te otrzymują urlop na specjalnych zasadach;

  • przy udzielaniu urlopów należy pamiętać o tym, aby najbardziej popularne terminy urlopów, przypadające w okresie letnim, przypadały co roku innym osobom. Jest to tak zwana rotacja terminów urlopowych.

W danym zakładzie pracy plan urlopów może być jedynym wymaganym dokumentem do udzielenia urlopu. Jednak jeżeli regulamin pracy stanowi, że pracownik musi złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy, wtedy wymagany jest wniosek potwierdzający urlop w deklarowanym okresie.

Należy jednak mieć na uwadze to, że plan urlopów nie stanowi bezwzględnego obowiązku rozpoczęcia urlopu we wskazanych w terminie. Możliwe jest zatem przesunięcie urlopu wypoczynkowego.

Brak obowiązku tworzenia planu urlopów

Pracodawca nie zawsze jest zobowiązany do stworzenia planu urlopów, a mianowicie:

  • Nie trzeba tworzyć planu urlopowego, gdy u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

  • Plan urlopów nie musi zostać stworzony, gdy zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie od tego obowiązku.

Na jaki okres można sporządzić plan urlopów?

Pracodawca może stworzyć plan urlopów na dowolny okres. Nie ma odgórnie określonego przedziału czasowego. Przy ustalaniu planu urlopowego pracodawca musi uwzględnić zaproponowane przez pracowników terminy wykorzystania urlopu, pod warunkiem że nie będą one wadzić w prawidłowym funkcjonowaniu firmy. Ponadto jeśli pracownik nie zadeklaruje okresu, w jakim chce uzyskać urlop, pracodawca ma obowiązek przydzielić mu nieprzerwany 14-dniowy wypoczynek w dowolnym okresie. Po sporządzeniu projektu urlopów należy podać go do wiadomości wszystkich pracowników.

Należy pamiętać, tak jak już wcześniej zostało wspomniane, że niektórym osobom urlopy wypoczynkowe udzielane są na szczególnych zasadach, niezależnie od planu urlopów.

Komu udzielane są urlopy?

Urlop wypoczynkowy przysługuje tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Wymiar urlopu zależy od stażu pracy pracownika. W planie urlopów powinno się także uwzględnić:

  • pracownice występujące o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim;

  • pracowników (ojców wychowujących dziecko) występujących o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim;

  • pracowników  występujących o urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie ojcowskim;

  • pracowników występujących o urlop wypoczynkowy po urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego;

  • pracowników młodocianych występujących o urlop wypoczynkowy w okresie ferii szkolnych.

Możliwe jest korygowanie wcześniej zatwierdzonego planu urlopowego na wniosek pracownika lub też z uwagi na szczególne potrzeby pracodawcy.

Termin urlopu może również ulec zmianie z powodów niezależnych, takich jak: niezdolność do pracy z powodu choroby, urlop macierzyński, powołanie na przeszkolenia wojskowe oraz odosobnienie z powodu choroby zakaźnej. O zmianach należy poinformować wszystkich pracowników.