Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop na żądanie - jak z niego korzystać?

Niespodziewane losowe zdarzenia, potrzeba załatwienia pilnych spraw w godzinach pracy, czy też problemy rodzinne - to jedne z najczęstszych przyczyn, z powodu których pracownik decyduje się wykorzystać urlop na żądanie. Jak wiadomo, przedsiębiorca jest szefem dla samego siebie, zatem posiada możliwość przeznaczenia czasu pracy na potrzeby prywatne. Jednak pracownik zatrudniony na umowę o pracę takiego przywileju już nie ma, a wszelkie prawa i obowiązki, które go dotyczą, zostały określone w Kodeksie pracy.

Urlop na żądanie - przepisy

Kwestię urlopu na żądanie ustawodawca wyjaśnił w art. 167(2) Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy. Według w/w przepisu pracownik posiada prawo do skorzystania z czterech kalendarzowych dni wolnych od pracy przysługujących mu na żądanie w ciągu roku. Jest to przywilej każdego pracownika, który związany jest stosunkiem pracy.

Pracodawca, tworząc plan urlopów wypoczynkowych, nie uwzględnia w nim czterech dni przeznaczonych na urlop na żądanie. Jednak warto pamiętać, iż są one uwzględniane w podstawowym wymiarze dni przeznaczonych na urlop pracownika (26 lub 20 dni w ciągu roku). Zatem w przypadku pracownika, któremu przysługuje np. 20 dni urlopu wypoczynkowego, w jego planie urlopowym zostanie uwzględnione jedynie 16 dni. Pozostałe cztery zostają zarezerwowane właśnie na urlop na żądanie.

Czy trzeba złożyć wniosek o urlop na żądanie?

Najważniejsze w kwestii urlopu na żądanie jest to, że pracownik może zgłosić chęć skorzystania z niego najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Forma zgłoszenia nie została określona w przepisach, zatem w praktyce może to się odbyć przez telefon, za pośrednictwem poczty elektronicznej, pisemnie lub ustnie. Wybór sposobu przekazania informacji zależy od pracownika, jednak w efekcie powinna ona dotrzeć bezpośrednio do pracodawcy. Co istotne, pracownik powinien dokonać zgłoszenia przed godziną rozpoczęcia pracy w danym dniu, tak aby pracodawca miał szansę rozpatrzyć prośbę.

Warto dodać, że w relacjach służbowych najlepszym wyjściem będzie zastosowanie formy pisemnej z tego względu, że w przypadku konfliktu posiada się niepodważalny dowód na dokonanie zgłoszenia z prośbą o urlop na żądanie.

Inaczej może być w przypadku, gdy pracodawca w sporządzonym regulaminie pracy określił zasady dotyczące wnioskowania o urlop na żądanie na podstawie składanego pisma wewnętrznego. Wówczas wzór takiego dokumentu może być określony w organizacji, przez co pracownik będzie zobowiązany do złożenia dokumentu w celu uzyskania dnia wolnego od pracy.

Czy można wykorzystać więcej niż jeden dzień urlopu na żądanie pod rząd?

Jak zostało wspomniane wcześniej, pracownik ma prawo do wykorzystania w sumie czterech dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. Z uwagi na fakt, iż przepisy nie regulują kwestii długości trwania takiego urlopu, pracownik może wystąpić o udzielenie dni wolnych zarówno w wymiarze częściowym, jak i całościowym. Dodatkowo, nie musi składać wniosku za każdy dzień z osobna, lecz zbiorczo nawet za cały okres - czyli 4 dni.

Czy pracodawca może powiedzieć "nie"?

Co do zasady pracodawca zobowiązany jest udzielić urlopu na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym w każdym roku kalendarzowym. Jednak istnieją pewne wyjątki, w których pracodawca może nie wyrazić zgody - a mianowicie, jeżeli nieobecność pracownika będzie zagrażać interesom przedsiębiorstwa oraz zakłócać ciągłość pracy w przedsiębiorstwie.

Dodatkowo pracownik nie może udać się na urlop na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody. Takie stanowisko znalazło potwierdzenie w wielu wyrokach sądowych, m.in. Sądu Najwyższego z 28 października 2009 roku (sygn. akt II PK 123/09). Sąd stwierdził w przedmiotowej sprawie, iż pracownik nie może “(…) rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Wyraźne sprecyzowanie takich reguł korzystania z urlopu „na żądanie” uprawnia do stwierdzenia, iż mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy”.