Wolne za święto w sobotę przy wygrodzeniu godzinowym - jak rozliczyć?

Wolne za święto w sobotę przy wygrodzeniu godzinowym w 2025 r. to realne wyzwanie dla firm i pracowników. Rok 2025 stawia przed polskimi pracodawcami podwójne wyzwanie organizacyjne i płacowe – zarówno Święto Narodowe Trzeciego Maja, jak i Wszystkich Świętych (1 listopada) przypadają w sobotę. Zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą i przepisami Kodeksu pracy za każde z tych świąt pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę należy się dodatkowy, pełny dzień wolny.O ile dla osób otrzymujących stałą pensję miesięczną jest to sytuacja finansowo neutralna, o tyle dla rosnącej grupy pracowników wynagradzanych stawką godzinową – kluczowych dla sektorów logistyki, produkcji, handlu czy usług – rodzi ona konkretne, często niekorzystne skutki płacowe. Niewłaściwe zaplanowanie, zakomunikowanie i rozliczenie tego dnia może nie tylko narazić firmę na zarzut nierównego traktowania, lecz także na kosztowne roszczenia o wypłatę wynagrodzenia za nadgodziny oraz dotkliwe sankcje ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. W artykule wyjaśniamy krok po kroku, jak zarządzać tą sytuacją zgodnie z prawem, a także w sposób strategiczny i optymalny dla obu stron stosunku pracy.

Podstawa prawna – dlaczego za święto w sobotę trzeba oddać dzień wolny?

Obowiązek udzielenia pracownikowi dnia wolnego za święto przypadające w sobotę wynika bezpośrednio z fundamentalnych zasad dotyczących norm czasu pracy, uregulowanych w Kodeksie pracy, a jego obecny kształt jest efektem historycznego wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 2 października 2012 roku (sygn. akt K 27/11). Trybunał uznał za niekonstytucyjny przepis, który pozbawiał pracowników dodatkowego dnia wolnego za święto przypadające w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy. Kluczowy jest tu art. 130 § 2 kp, który stanowi, że każde święto ustawowo wolne od pracy, przypadające w innym dniu niż niedziela, obligatoryjnie obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Zasada ta ma na celu realizację konstytucyjnej zasady równości wobec prawa. Gdyby nie ten mechanizm, pracownicy, których harmonogram zakłada pracę od poniedziałku do piątku, byliby w uprzywilejowanej pozycji. Dla nich święto przypadające np. w środę naturalnie skraca tydzień pracy, podczas gdy święto w wolną dla nich sobotę nie przyniosłoby żadnej korzyści. Aby zniwelować tę nierówność, ustawodawca wprowadził mechanizm kompensacyjny. Pracodawca jest zobligowany do „oddania” tego dnia świątecznego w innej, uzgodnionej z pracownikiem lub wyznaczonej przez siebie dacie mieszczącej się w tym samym okresie rozliczeniowym. Warto tu również przywołać art. 129 § 1 kp, który określa ogólne normy czasu pracy (8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy), stanowiące punkt wyjścia dla wszelkich dalszych obliczeń. Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracowników, dla których sobota jest dniem wolnym z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, niezależnie od branży czy zajmowanego stanowiska.

Mechanizm obniżenia wymiaru czasu pracy w praktyce

Zrozumienie mechanizmu obliczania wymiaru czasu pracy jest absolutnie kluczowe dla prawidłowego zaplanowania pracy i uniknięcia błędów w rozliczeniach. Procedura ta, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowana, jest stała i logiczna. Składa się z trzech kroków:

1. Mnożymy 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym.

2. Do wyniku dodajemy iloczyn 8 godzin i liczby dni „wystających” poza pełne tygodnie, które przypadają od poniedziałku do piątku.

3. Od otrzymanej sumy odejmujemy iloczyn 8 godzin i liczby świąt ustawowo wolnych od pracy, które w danym okresie rozliczeniowym przypadają w dniu innym niż niedziela.

Przykład dla maja 2025 roku (okres rozliczeniowy miesięczny):

• w maju 2025 roku mamy 4 pełne tygodnie (od 5 do 11 maja, od 12 do 18, od 19 do 25, od 26 maja do 1 czerwca, ale bierzemy pod uwagę tylko dni majowe) oraz 3 dni „wystające” na początku miesiąca (czwartek, piątek, sobota). Do obliczeń bierzemy tylko dni robocze, czyli czwartek i piątek.

• Święta obniżające wymiar to 1 maja (czwartek) oraz 3 maja (sobota).

• Obliczenie: (4 tygodnie × 40 godzin) + (2 dni × 8 godzin) - (2 święta × 8 godzin) = 160 + 16 - 16 = 160 godzin.

Gdyby 3 maja przypadał w niedzielę, wymiar czasu pracy wyniósłby 168 godzin. Różnica 8 godzin to właśnie efekt sobotniego święta, który musi zostać zmaterializowany w postaci udzielenia dodatkowego, pełnego dnia wolnego. Należy z całą mocą podkreślić, że pracodawca musi udzielić całego, pełnego dnia wolnego. Niedopuszczalna jest praktyka „oddawania godzin”, np. poprzez skracanie pracownikowi dni pracy o godzinę przez 8 kolejnych dni. Taka praktyka jest niezgodna z celem przepisu, którym jest zapewnienie pracownikowi regeneracji i odpoczynku, co potwierdzają liczne stanowiska Państwowej Inspekcji Pracy. Dzień ten powinien być wolny od świadczenia pracy, wyraźnie oznaczony w grafiku lub ewidencji czasu pracy i zakomunikowany pracownikowi z odpowiednim wyprzedzeniem.

Specyfika pracownika na stawce godzinowej – finansowy wymiar dnia wolnego

W tym miejscu dochodzimy do sedna problemu, który w sposób jaskrawy różnicuje sytuację pracowników w zależności od przyjętego systemu wynagradzania. Pracownik otrzymujący stałe miesięczne wynagrodzenie (np. 5500 zł brutto) otrzyma dokładnie taką samą pensję, niezależnie od tego, czy w maju przepracuje 168 godzin, czy – jak w 2025 roku – 160 godzin. Jego wynagrodzenie ma charakter ryczałtowy i nie jest bezpośrednio powiązane z nominalną liczbą godzin do przepracowania w danym miesiącu. Dzień wolny za święto w sobotę jest dla niego po prostu dodatkowym, w pełni płatnym dniem odpoczynku.

Zupełnie inaczej wygląda sytuacja pracownika wynagradzanego stawką godzinową, np. 32 zł brutto za godzinę. Jego wynagrodzenie stanowi ścisły iloczyn liczby faktycznie przepracowanych godzin i ustalonej stawki. Udzielenie mu dnia wolnego oznacza, że w danym miesiącu przepracuje on o 8 godzin mniej, niż gdyby święto przypadało w dzień roboczy lub w niedzielę. W konsekwencji jego wynagrodzenie brutto będzie niższe o iloczyn 8 godzin i jego stawki.

Porównanie skutków finansowych – maj 2025 r.:

Jak widać, dla pracownika godzinowego dzień wolny za święto w sobotę nie jest „płatny” w potocznym tego słowa znaczeniu. Jest to dzień wolny od pracy, który obniża jego podstawę wymiaru wynagrodzenia. Pracodawca nie ma prawnego obowiązku wypłacania mu za ten dzień żadnej dodatkowej rekompensaty czy wynagrodzenia postojowego, ponieważ pracownik, pracując 160 godzin, w pełni wypracowuje obowiązującą go w danym miesiącu normę. Mimo że jest to zgodne z literą prawa, może budzić u pracowników poczucie niesprawiedliwości i demotywację. Dlatego kluczowa jest transparentna komunikacja ze strony pracodawcy, wyjaśniająca mechanizm prawny i przyczyny niższej wypłaty.

Praca w święto przypadające w sobotę – kiedy jest dopuszczalna i jak ją zrekompensować?

Kodeks pracy w art. 151¹⁰ ściśle ogranicza możliwość pracy w święta do konkretnie wymienionych przypadków. Należą do nich m.in. konieczność prowadzenia akcji ratowniczej, praca w ruchu ciągłym (np. na liniach produkcyjnych, które nie mogą być zatrzymane), praca zmianowa, niezbędne remonty, a także praca w transporcie i komunikacji, w zakładach świadczących usługi dla ludności (np. gastronomia, hotelarstwo, placówki zdrowia) czy w jednostkach użyteczności publicznej. Jeśli pracodawca, działając w ramach tych wyjątków, zleci pracownikowi pracę w świąteczną sobotę (np. 3 maja 2025 roku), musi mu to odpowiednio zrekompensować.

Hierarchia rekompensaty jest ściśle określona w art. 151¹¹ § 1 kp:

1. Priorytetem absolutnym jest udzielenie innego, pełnego dnia wolnego od pracy w zamian za pracę w święto. Należy go udzielić w ciągu trwającego okresu rozliczeniowego.

2. Dopiero gdy udzielenie dnia wolnego jest obiektywnie niemożliwe (np. z powodu długotrwałej choroby pracownika uniemożliwiającej odbiór dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego), pracodawca wypłaca pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia, dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia za każdą godzinę przepracowaną w święto.

Tu pojawia się istotny i wieloletni spór interpretacyjny, który dzieli prawników, ekspertów i organy kontroli. Dotyczy on sytuacji, gdy praca w świąteczną sobotę jest jednocześnie pracą w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy.

• Stanowisko Sądu Najwyższego (uchwała z 15 lutego 2006 roku, II PZP 11/05): Sąd Najwyższy uznał, że pracownikowi przysługuje tylko jeden dodatek – 100% z tytułu pracy w dniu świątecznym. W uzasadnieniu wskazano, że ten sam czas pracy nie może być kwalifikowany podwójnie jako naruszenie dwóch różnych norm, a rekompensata za pracę w święto niejako „konsumuje” roszczenie z tytułu pracy w dniu wolnym.

• Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy i Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: Organy te konsekwentnie stoją na stanowisku, że pracownikowi należą się dwa niezależne dodatki. Jeden 100-procentowy dodatek z art. 151¹¹ § 1 kp. za sam fakt pracy w święto, a drugi 100-procentowy dodatek z art. 151¹ § 2 kp za przekroczenie przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej (tzw. dodatek za nadgodziny średniotygodniowe), które taka praca powoduje.

Biorąc pod uwagę rozbieżności i realne ryzyko sporu z Państwową Inspekcją Pracy podczas kontroli, zdecydowanie bezpieczniejszym, choć droższym rozwiązaniem jest stosowanie podwójnej rekompensaty. Jest to również postrzegane jako działanie korzystniejsze dla pracownika. Warto uregulować tę kwestię w wewnętrznym regulaminie pracy lub wynagradzania, aby uniknąć niejasności i potencjalnych sporów.

Konsekwencje nieudzielenia dnia wolnego – realne ryzyko dla pracodawcy

Zaniedbanie obowiązku udzielenia dnia wolnego za święto w sobotę jest jednym z najczęstszych i najpoważniejszych naruszeń przepisów o czasie pracy. Skutki mogą być dotkliwe zarówno finansowo, jak i prawnie. Jeśli pracodawca nie wyznaczy dnia wolnego, a pracownik przepracuje pełny wymiar godzin tak, jakby święta w sobotę nie było (w maju 2025 roku – 168 godzin zamiast wymaganych 160), to ostatnie 8 godzin staje się pracą w godzinach nadliczbowych.

W takim przypadku dochodzi do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Za te 8 godzin pracodawca jest zobowiązany zapłacić, oprócz normalnego wynagrodzenia, 100-procentowy dodatek za nadgodziny średniotygodniowe. W praktyce jest to równoznaczne z wypłatą podwójnego wynagrodzenia za ten dzień. Jednak to nie koniec potencjalnych problemów. Nieudzielenie dnia wolnego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny nakładaną przez inspektora Państwowej Inspekcji Pracy w drodze mandatu karnego lub, w przypadku skierowania sprawy do sądu, w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł. Co więcej, pracownik, któremu nie oddano dnia wolnego, może wystąpić do sądu pracy z roszczeniem o wypłatę należnego wynagrodzenia za nadgodziny wraz z ustawowymi odsetkami za opóźnienie (termin przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy wynosi 3 lata).

Przykłady praktyczne i sytuacje szczególne

W codziennym życiu może dochodzić do różnych, nieoczywistych sytuacji, które budzą wątpliwości pracodawców. Przyjrzyjmy się kilku z nim.

• Miesięczny okres rozliczeniowy (maj 2025 roku) 

Pracownik na stawce godzinowej (32 zł/godz.) ma zaplanowaną pracę w maju 2025 roku. Wymiar czasu pracy wynosi 160 godzin. Pracodawca, poinformowawszy zespół na początku kwietnia, wyznacza mu dzień wolny za 3 maja na piątek, 2 maja. Pracownik przepracowuje 160 godzin i otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5120 zł (160 godz. × 32 zł). Wszystko odbywa się zgodnie z prawem.

• Trzymiesięczny okres rozliczeniowy (maj–lipiec 2025 roku)

Wymiar czasu pracy dla tego okresu wynosi łącznie 512 godzin (maj: 160 godz., czerwiec: 168 godz., lipiec: 184 godz.). Pracodawca zyskuje dużą elastyczność – może udzielić dnia wolnego za 3 maja w dowolnym terminie aż do 31 lipca 2025 roku. Pozwala to lepiej zarządzać grafikami i np. wyznaczyć wolne w okresie mniejszego obłożenia pracą lub połączyć je z weekendem, tworząc „długi weekend” dla pracownika.

• Zatrudnienie w trakcie miesiąca 

Pracownik zostaje zatrudniony od 5 maja 2025 r. Święto 3 maja przypada przed nawiązaniem jego stosunku pracy. W takim przypadku wymiar czasu pracy tego pracownika nie ulega obniżeniu z tego tytułu. Obowiązek oddania dnia wolnego dotyczy tylko tych osób, które w dniu świątecznym pozostawały już w zatrudnieniu.

• Dzień wolny a zwolnienie lekarskie 

Jeśli pracodawca wyznaczył pracownikowi dzień wolny na 16 maja, a pracownik w tym dniu przebywa na zwolnieniu lekarskim, pracodawca nie ma obowiązku wyznaczania mu innego dnia wolnego. Dzień ten uważa się za prawidłowo udzielony. Natomiast jeśli pracownik jest chory w samo święto (3 maja), obowiązek udzielenia dnia wolnego w innym terminie pozostaje w mocy.

Wolne za święto w sobotę przy wygrodzeniu godzinowym – podsumowanie

Dzień wolny za święto przypadające w sobotę jest dla pracownika wynagradzanego stawką godzinową instytucją o ambiwalentnym charakterze. Z jednej strony daje dodatkowy, cenny odpoczynek, z drugiej – w sposób bezpośredni i odczuwalny obniża jego miesięczne zarobki. Dla pracodawcy jest to przede wszystkim istotny obowiązek organizacyjny, którego niedopełnienie grozi poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi. Kluczem do prawidłowego zarządzania tą sytuacją jest proaktywne i precyzyjne planowanie grafików, rzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz świadome podejmowanie decyzji w zakresie ewentualnej rekompensaty za pracę w takie dni. W roku 2025, z dwoma sobotnimi świętami, staranność i transparentność w tym obszarze będą miały podwójne znaczenie dla utrzymania porządku w dokumentacji, zgodności z prawem i, co równie ważne, dobrych relacji z pracownikami.