Poradnik Przedsiębiorcy

Urlop ojcowski w dokumentach rozliczeniowych ZUS małego i dużego płatnika

Przyjście na świat potomka niesie za sobą niezliczone obowiązki, które uprawniają pracownika do dodatkowych dni wolnych od pracy. Przykładem tego typu absencji jest urlop ojcowski, z którego może skorzystać ojciec dziecka. Warunki udzielania niniejszego urlopu normuje art. 182(3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp).

Urlop ojcowski przysługuje również ubezpieczonemu przedsiębiorcy. Warunkiem jest zgłoszenie do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego i opłacanie składki w terminie.

Urlop ojcowski - ogólne warunki jego udzielania i niezbędna dokumentacja

Podstawowe zasady udzielania urlopu ojcowskiego normuje przywołana wyżej regulacja z Kodeksu pracy. Zasadniczo urlop ojcowski przysługuje pracownikowi – ojcu wychowującemu dziecko do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia albo do upływu 24 miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia orzekającego przysposobienie dziecka i nie dłużej niż do ukończenia przez dziecko 7. roku życia, a w przypadku dziecka, wobec którego podjęto decyzję o odroczeniu obowiązku szkolnego, nie dłużej niż do ukończenia przez nie 10. roku życia. Urlop ojcowski może wynieść maksymalnie 2 tygodnie, przy czym może być on wykorzystany w częściach, z tym jednak zastrzeżeniem, że żadna z nich nie może być krótsza niż tydzień (tydzień należy rozumieć jako 7 kolejnych dni kalendarzowych – art. 183(1) § 1 w zw. z art. 182(3) § 3 kp).

Urlop ojcowski udzielany jest na pisemny wniosek pracownika, który powinien zostać złożony co najmniej 7 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia korzystania z tego urlopu. Treść wniosku oraz wykaz niezbędnych dokumentów stanowiących jego integralną część określa rozporządzenie MRPiPS z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków. W świetle § 21 przywołanego wyżej rozporządzenia wniosek o urlop ojcowski powinien zawierać przede wszystkim imię i nazwisko pracownika oraz wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop ojcowski lub jego część.

Do wniosku dołącza się :

  1. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów;

  2. kopię prawomocnego postanowienia sądu o przysposobieniu dziecka, w przypadku gdy wniosek dotyczy udzielenia urlopu ojcowskiego albo jego części na dziecko przysposobione;

  3. oświadczenie pracownika – ojca wychowującego dziecko, czy wykorzystał z urlop ojcowski albo jego części; 

  4. kopię prawomocnej decyzji o odroczeniu obowiązku szkolnego, w przypadku gdy wniosek dotyczy dziecka, wobec którego podjęto taką decyzję.

Podsumowując
Urlop ojcowski udzielany jest na pisemny wniosek pracownika, który powinien zostać złożony na co najmniej 7 dni przed jego rozpoczęciem. Wymiar urlopu wynosi 2 tygodnie, jednak przepisy dopuszczają możliwość udzielenia urlopu w częściach (każda po tydzień – 7 dni kalendarzowych). Pracownik – ojciec wychowujący dziecko może skorzystać z urlopu ojcowskiego zasadniczo do ukończenia przez dziecko 24. miesiąca życia.
Do wniosku należy dołączyć skrócony odpis aktu urodzenia lub jego kopię oraz oświadczenie o korzystaniu/niekorzystaniu z urlopu ojcowskiego albo jego części (oświadczenie może zostać złożone na wniosku o urlop ojcowski).

Dodatkowo wspomnieć należy, że pracodawca niebędący płatnikiem zasiłków sporządza druk ZUS-Z3, który przekazuje do ZUS-u wraz z kompletem dokumentów obejmującym m.in. wniosek pracownika wraz z oświadczeniem o korzystaniu/niekorzystaniu z urlopu ojcowskiego oraz akt urodzenia dziecka bądź jego kopię poświadczoną przez płatnika za zgodność z oryginałem. 

Urlop ojcowski - zasady rozliczania

Zgodnie z art. 184 kp za okres urlopu ojcowskiego przysługuje zasiłek macierzyński na zasadach określonych w ustawie z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.

Wysokość zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego wynosi 100% podstawy, która ustalana jest (za pewnymi wyjątkami przewidzianymi w art. 36 powyższej ustawy zasiłkowej) na podstawie średniego wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi w ciągu 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu ojcowskiego. Nieco innymi prawami rządzi się ustalanie podstawy zasiłku macierzyńskiego u przedsiębiorców, gdzie znaczenie ma wysokość zadeklarowanej kwoty stanowiącej podstawę wymiaru składek oraz liczba miesięcy podlegania pod ubezpieczenie chorobowe – szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w art. 48 i 48a ustawy zasiłkowej.

Odrębną kwestią jest ujawnienie informacji o urlopie ojcowskim pracownika w dokumentach rozliczeniowych przekazywanych do ZUS-u. Szczegółowe procedowanie w tym zakresie przedstawia dalsza część niniejszej publikacji.

Informacja o urlopie ojcowskim w dokumentach rozliczeniowych małego płatnika

Mały płatnik to inaczej przedsiębiorca, który nie nalicza i nie wypłaca zasiłków, czyli podmiot, który na 30 listopada roku poprzedzającego zgłaszał nie więcej niż 20 osób do ubezpieczenia chorobowego.

Za pracownika pobierającego zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego, który jest naliczany i wypłacany przez ZUS, pracodawca sporządza wyłącznie raport RSA z informacją o okresie, w którym pracownik przebywał na urlopie ojcowskim (w raporcie RCA rozlicza się wyłącznie wynagrodzenie za pracę). Raport RSA powinien zawierać kod pracowniczy rozpoczynający się od cyfr 01 10 oraz kod świadczenia/przerwy 327, oznaczający zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony jako okres urlopu ojcowskiego. W raporcie RSA mały płatnik nie podaje kwoty zasiłku oraz liczby dni zasiłkowych.

Informacja o urlopie ojcowskim powinna być co do zasady ujawniana w raporcie RSA, sporządzanym za okres rozliczeniowy, w którym pracownik przebywał na urlopie ojcowskim. W odniesieniu do pracodawców, którzy wypłacają wynagrodzenia za dany miesiąc w miesiącu kolejnym (np. za październik w listopadzie), wówczas informacja o październikowym urlopie ojcowskim nie powinna znajdować się w listopadowym raporcie ZUS RSA, tj. w momencie rozliczania październikowej listy płac wypłaconej w listopadzie – zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego płatnik powinien ująć w październikowym raporcie, tj. „na bieżąco”. 

Informacja o urlopie ojcowskim w dokumentach rozliczeniowych dużego płatnika 

Rozszerzony zakres obowiązków informacyjnych wobec ZUS-u mają przedsiębiorcy zobowiązani do naliczania i wypłaty zasiłków. Oprócz raportu RSA należy sporządzić dodatkowy raport RCA z kodem rozpoczynającym się od cyfr 12 40. W niniejszym raporcie zadeklarowana zostanie kwota zasiłku wraz ze składkami na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, które finansuje budżet państwa – zabieg ten ma charakter wyłącznie techniczny. Z kolei kwota zasiłku brutto pomniejszy zobowiązanie przedsiębiorcy wobec ZUS-u z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne – należy w takim przypadku uzupełnić odpowiednią pozycję w deklaracji rozliczeniowej DRA, zamieszczając odpowiednią kwotę w sekcji V w polu 01 „kwota wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego”. Kwota wypłaconego wynagrodzenia za pracę rozliczana jest w raporcie RCA z kodem rozpoczynającym się od cyfr 01 10 – w tym aspekcie nic się nie zmienia. 

Moment wypłaty zasiłku decyduje o sposobie wypełnienia raportów do ZUS-u 

Przedsiębiorcy wypłacający wynagrodzenia i zasiłki w tym samym miesiącu, tj. w miesiącu za który są należne, w nieco odmienny sposób sporządzają raporty RCA i RSA od przedsiębiorców, którzy wypłacają wynagrodzenia i zasiłki w miesiącu kolejnym. Metodykę wypełniania dokumentów do ZUS-u w zakresie urlopu ojcowskiego zaprezentowano na poniższym przykładzie.

Przykład 1.

Pracownik (niepobierający renty/emerytury i nieposiadający stopnia niepełnosprawności) od 15 października do 28 października przebywał na urlopie ojcowskim (14 dni kalendarzowych). Za ten okres pracodawca zobowiązany do wypłaty zasiłku naliczył pracownikowi zasiłek macierzyński w kwocie 1200 zł brutto oraz wynagrodzenie za pracę w kwocie 1300 zł brutto. 

Tabela poniżej prezentuje sposób wypełnienia raportów ZUS RCA i RSA w zależności od tego, czy wynagrodzenie oraz zasiłek wypłacane są tego samego miesiąca, czy też w miesiącu kolejnym.


Przypadek nr 1: wypłata zasiłku i wynagrodzenia 31 października (w tym samym miesiącu)

Lp.

Rodzaj raportu ZUS

Kod tyt. ubezp.

Uwagi co do sposobu wypełnienia raportu

1

RCA – raport nr 1 za październik

01 10 00

Rozliczamy wypłacone wynagrodzenie za pracę, zamieszczając kwotę 1300 zł jako podstawę do wszystkich ubezpieczeń społecznych i odpowiednią podstawę do ubezpieczenia zdrowotnego oraz obliczamy na ich podstawie poszczególne kwoty składek

2

RCA – raport nr 2 za październik

12 40 00

Rozliczamy wypłacony zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego, wpisując kwotę 1200 zł jako podstawę składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe oraz obliczamy na ich podstawie poszczególne kwoty składek finansowanych przez budżet państwa

3

RSA – raport nr 1 za październik

01 10 00

Zamieszczamy kod świadczenia/przerwy nr 327, zamieszczamy dokładny zakres dat urlopu ojcowskiego, tj. 15.10–28.10 oraz liczbę dni zasiłkowych, tj. 14 wraz z kwotą wypłaconego zasiłku 1200 zł


Przypadek nr 2: wypłata zasiłku i wynagrodzenia 10 listopada (w kolejnym miesiącu)

4

RCA – raport nr 1 za październik

01 10 00

Rozliczamy wypłacone w październiku wynagrodzenie za pracę (naliczone na wrześniowej liście płac)

5

RCA – raport nr 2 za październik

12 40 00

Sporządzamy raport „zerowy” w celu poinformowania ZUS-u o październikowym zasiłku macierzyńskim (urlopie ojcowskim)

6

RCA – raport nr 1 za listopad

01 10 00

Rozliczamy wypłacone w listopadzie wynagrodzenie za pracę należne za październik, postępując analogicznie do wskazówek zawartych w wierszu nr 1

7

RCA – raport nr 2 za listopad

12 40 00

Rozliczamy wypłacony w listopadzie zasiłek macierzyński za październik, postępując analogicznie do wskazówek zawartych w wierszu nr 2

Podsumowując powyższą tabelę, należy stwierdzić, że przesunięcie momentu wypłaty wynagrodzenia i zasiłku na kolejny miesiąc rodzi obowiązek sporządzenia dodatkowych raportów zarówno za miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie ojcowskim, jak i za miesiąc, w którym rozliczamy wypłatę zasiłku. Dodatkowe raporty mają na celu poinformowanie ZUS-u, w którym okresie pracownik rzeczywiście przebywał na urlopie ojcowskim oraz w którym miesiącu z niego nie korzystał. Należy także pamiętać o zamieszczeniu informacji w zakresie kwoty wypłaconego zasiłku w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, sporządzanej za okres, w którym nastąpiła faktyczna wypłata zasiłku, celem pomniejszenia zobowiązań płatnika z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne o wypłacony pracownikowi zasiłek.