Poradnik Przedsiębiorcy

Podpis kontrahenta na fakturze korygującej - czy jest konieczny?

W związku z błędną ceną sprzedaży zawartą na fakturze pierwotnej wystawiłam swojemu kontrahentowi fakturę korygującą. Czy konieczny jest podpis kontrahenta na fakturze korygującej?

Małgorzata, Nysa

 

Istnieją sytuacje, w których sprzedawca zobowiązany jest posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę było niezbędne do końca 2020 roku w przypadku gdy:

  • podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze pierwotnej,

  • stwierdzono pomyłkę w kwocie podatku na fakturze pierwotnej,

  • korekta wystawiana jest do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.

Od 2021 roku, przepisy dotyczące potwierdzenia korekty uległy zmianie. Obecnie do ujęcia faktury korygującej w ewidencjach wystarczające jest posiadanie dokumentacji z której wynika, że sprzedawca uzgodnił z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał. Do końca 2021 roku, przedsiębiorcy mogą stosować przepisy przejściowe a więc rozliczać faktury korygujące w dacie uzyskania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę bez konieczności posiadania dodatkowej dokumentacji.

Przepisy ustawy o VAT nie określają jednak szczególnych wymogów dotyczących formy takiego potwierdzenia, a więc czy powinien to być podpis kontrahenta na fakturze korygującej. Organy podatkowe akceptują każdy jego rodzaj, który pozwala bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura korygująca dotarła do nabywcy. Potwierdzenie odbioru może zatem przybrać formę:

  • potwierdzenia przyjęcia przesyłki poleconej (za zwrotnym poświadczeniem odbioru),

  • odrębnego pisemnego potwierdzenia faktu otrzymania faktury korygującej,

  • przesłanej zwrotnej kopii, gdzie widnieje podpis kontrahenta na fakturze korygującej,

  • faksu potwierdzającego odbiór faktury korygującej,

  • potwierdzenia odbioru faktury korygującej przesłanego drogą elektroniczną.