Poradnik Przedsiębiorcy

Wyposażenie - wszystko co warto wiedzieć

Wydatki poniesione na nabycie wyposażenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w momencie ich oddania do używania. Stąd też tak ważne jest, by nie pomylić środka trwałego z wyposażeniem. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, czym jest wyposażenie oraz kiedy należy prowadzić ewidencję wyposażenia!

Czym jest wyposażenie?

Wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. Przy czym niezaliczanie składników do środków trwałych może następować ze względu na przewidywany okres używania danego składnika majątku. Gdyby majątek nabyty dla celów prowadzonej firmy wykorzystywany był krócej niż rok, nie spełniłby warunku uznania go za środek trwały, a tym samym powinien zostać zaliczony do wyposażenia.

Od 1 stycznia 2020 roku zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia. Tego typu wydatku należy księgować bezpośrednio do kosztów podatkowych. Wydatki poniesione na nabycie wyposażenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w dacie wystawienia faktury.

Przykład 1.

Podatnik zakupił za kwotę 12.000 zł netto maszynę na potrzeby działalności. Postanowił nie wprowadzać jej do ewidencji środków trwałych ze względu na fakt, że będzie użytkowana w działalności krócej niż rok. Czy takie postępowanie będzie zgodne z przepisami?

W związku z tym, że maszyna będzie wykorzystywana przez okres krótszy niż 1 rok, a jej wartość nie przekracza kwoty 10 000 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT i brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) podatnik może zaksięgować ją bezpośrednio do kol. 13 KPiR - pozostałe wydatki bez konieczności wprowadzania jej do ewidencji środków trwałych.

Wyposażenie - jak prowadzić jego ewidencje?

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia dotyczył zarówno podatników rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (do końca 2019 roku), jak i ryczałtowców ( do końca 2018 roku). Nigdy nie musieli jej prowadzić jedynie opłacający kartę podatkową.

Ewidencja wyposażenia obejmowała rzeczowe składniki związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1500 zł.
W ewidencji wyposażenia znajdowały się co najmniej następujące dane:

  • numer kolejny wpisu,

  • data nabycia,

  • numer faktury lub rachunku,

  • nazwa wyposażenia,

  • cena zakupu lub koszt wytworzenia,

  • numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

  • data likwidacji (w tym również data sprzedaży lub darowizny) oraz

  • przyczyna likwidacji wyposażenia.

Od stycznia 2019 roku zniesiono obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia przez podatników ryczałtu. Wynika to z uchylenia art. 15 ust. 3a oraz ust. 5–7 uzpd.
Zapisów w ewidencji wyposażenia podatnik był zobowiązany dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.

Podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo zakładali po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonywali wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

Warto również zauważyć, że brak ewidencji wyposażenia nie powoduje braku możliwości zaliczenia wydatku na nabycie danego składnika wyposażenia do kosztów uzyskania przychodów. Podlega jednak karze za nieprowadzenie ewidencji.

Wyposażenie po upływie roku

Może się zdarzyć, że podatnik zakupił urządzenie, które zakwalifikuje do wyposażenia, bo założył, iż okres jego wykorzystywania w działalności będzie krótszy niż rok. Jeśli jednak upłynie 12 miesięcy od jego ujęcia w ewidencji wyposażenia, a składnik majątku był nadal wykorzystywany w działalności, wówczas stawał się automatycznie środkiem trwałym. Jeśli jego wartość wykazana w ewidencji nie przekracza 10.000 zł, wówczas przekwalifikowanie ma charakter formalny. Natomiast gdy składnik wyposażenia kosztował więcej niż 10.000 zł, to w takiej sytuacji w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął należy:

  • zaliczyć ten składnik do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując go do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;

  • zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres jego dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,

  • stosować powyższe stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;

  • wpłacić, w terminie do 20. dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok i naliczoną kwotę odsetek wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym; odsetki od różnicy między rozliczanym wstępnie kosztem a wartością ustalonych odpisów amortyzacyjnych za okres do dnia zaliczenia do środków trwałych, są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Podatnik, który składnik majątku zakwalifikował najpierw do wyposażenia, a potem do środków trwałych, powinien dokonać korekt w zakresie księgowania.