Poradnik Przedsiębiorcy

Wyposażenie - wszystko co warto wiedzieć

Wydatki poniesione na nabycie wyposażenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w momencie ich oddania do używania. Stąd też tak ważne jest, by nie pomylić środka trwałego z wyposażeniem. Przeczytaj poniższy artykuł i dowiedz się, czym jest wyposażenie!

Czym jest wyposażenie?

Definicję wyposażenia zawiera § 3 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z tym przepisem wyposażenie to rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych. Przy czym niezaliczanie składników do środków trwałych może następować ze względu na przewidywany okres używania danego składnika majątku. Gdyby majątek nabyty dla celów prowadzonej firmy wykorzystywany był krócej niż rok, nie spełniłby warunku uznania go za środek trwały, a tym samym powinien zostać zaliczony do wyposażenia.

Dodatkowo zgodnie z § 4 pkt 2 tego samego rozporządzenia ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł netto.

Jak wynika z powyższych przepisów, składniki majątku takie jak sprzęt i urządzenia biurowe, produkcyjne itp. o koszcie nabycia powyżej 1.500 zł i przewidywanym okresie użytkowania do jednego roku stanowią wyposażenie i muszą zostać wpisane do ewidencji wyposażenia.

Niskocenne składniki majątku o koszcie nabycia do 1.500 zł również stanowią wyposażenie, jednakże nie ma obowiązku ich ujmowania w ewidencji wyposażenia. Potwierdzeniem takiego postępowania jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 4 stycznia 2013 roku o sygn. ILPB1/415-970/12-2/AA w której czytamy, że: "(...) składniki majątku, których wartość nie przekroczyła 1.500 zł netto, nie muszą być ujmowane ani w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, ani w ewidencji wyposażenia.

Wydatki poniesione na nabycie wyposażenia mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w momencie ich oddania do używania."

Przykład 1.

Podatnik zakupił za kwotę 12.000 zł netto maszynę na potrzeby działalności. Postanowił nie wprowadzać jej do ewidencji środków trwałych ze względu na fakt, że będzie użytkowana w działalności krócej niż rok. Czy takie postępowanie będzie zgodne z przepisami?

W związku z tym, że maszyna będzie wykorzystywana przez okres krótszy niż 1 rok, a jej wartość przekracza kwotę 1.500 zł netto (w przypadku czynnych podatników VAT i brutto w przypadku podatników zwolnionych z VAT) traktowana jest jako wyposażenie dlatego powinna zostać wprowadzona do ewidencji wyposażenia.

Wyposażenie - jak prowadzić jego ewidencje?

Obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia dotyczy zarówno podatników rozliczających się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, jak i ryczałtowców. Nie muszą jej prowadzić jedynie opłacający kartę podatkową.Ewidencja wyposażenia obejmuje rzeczowe składniki związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone do środków trwałych, których wartość początkowa przekracza 1500 zł.W ewidencji wyposażenia powinny znaleźć się co najmniej następujące dane:

  • numer kolejny wpisu,

  • data nabycia,

  • numer faktury lub rachunku,

  • nazwa wyposażenia,

  • cena zakupu lub koszt wytworzenia,

  • numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,

  • data likwidacji (w tym również data sprzedaży lub darowizny) oraz

  • przyczyna likwidacji wyposażenia.

Zapisów w ewidencji wyposażenia podatnik jest zobowiązany dokonać najpóźniej w miesiącu przekazania wyposażenia do używania.

Podatnicy, którzy w ciągu roku podatkowego utracili lub zrzekli się prawa do zryczałtowanego opodatkowania podatkiem dochodowym w formie karty podatkowej albo zakładają po raz pierwszy ewidencję wyposażenia, dokonują wyceny wyposażenia według cen zakupu lub według wartości rynkowej z dnia założenia ewidencji.

W przypadku ryczałtowców obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia nie dotyczy osiągających przychody z najmu, podnajmu, dzierżawy i podobnych umów.

Warto również zauważyć, że brak ewidencji wyposażenia nie powoduje braku możliwości zaliczenia wydatku na nabycie danego składnika wyposażenia do kosztów uzyskania przychodów. Podlega jednak karze za nieprowadzenie ewidencji.

Wyposażenie po upływie roku

Może się zdarzyć, że podatnik zakupi urządzenie, które zakwalifikuje do wyposażenia, bo założy, iż okres jego wykorzystywania w działalności będzie krótszy niż rok. Jeśli jednak upłynie 12 miesięcy od jego ujęcia w ewidencji wyposażenia, a składnik majątku będzie nadal wykorzystywany w działalności, wówczas stanie się automatycznie środkiem trwałym. Jeśli jego wartość wykazana w ewidencji nie przekracza 10.000 zł, wówczas przekwalifikowanie ma charakter formalny. Natomiast gdy składnik wyposażenia kosztował więcej niż 10.000 zł, to w takiej sytuacji w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął należy:

  • zaliczyć ten składnik do środków trwałych albo wartości niematerialnych i prawnych, przyjmując go do ewidencji w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia;

  • zmniejszyć koszty uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres jego dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych,

  • stosować powyższe stawki amortyzacji w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;

  • wpłacić, w terminie do 20. dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok i naliczoną kwotę odsetek wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym; odsetki od różnicy między rozliczanym wstępnie kosztem a wartością ustalonych odpisów amortyzacyjnych za okres do dnia zaliczenia do środków trwałych, są naliczane według stawki odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych obowiązującej w dniu zaliczenia składnika majątku do środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych.

Podatnik, który składnik majątku zakwalifikował najpierw do wyposażenia, a potem do środków trwałych, powinien dokonać korekt w zakresie księgowania.

Jak zaksięgować wyposażenie w systemie wfirma.pl?

W celu zaksięgowania faktury dokumentującej zakup wyposażenia w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (bez VAT) » ZAKUP WYPOSAŻENIA. Po uzupełnieniu wymaganych pól zgodnie z posiadana fakturą zakupu należy wprowadzić nazwę wyposażenia oraz datę wprowadzenia do ewidencji.

wyposażenie

Tak zaksięgowany wydatek zostanie ujęty w kolumnie 13 KPiR - Pozostałe wydatki oraz w rejestrze zakupów VAT (w przypadku czynnych podatników VAT posiadających fakturę VAT). Wyposażenie zostanie również automatycznie ujęte w ewidencji wyposażenia w zakładce: EWIDENCJE » WYPOSAŻENIE.