Regulacji dotyczących rozliczania kosztów podróży służbowych nie znajdziemy zestawionych w jednym akcie prawnym. Konieczność przeszukiwania ustaw, kodeksów i rozporządzeń sprawia, że w teorii łatwy do rozliczenia przypadek rodzi duży problem. Aby dokładnie ukazać specyfikę tematu, w artykule rozpatrywany będzie poniższy przykład:
| Pracownik odbył podróż służbową, w trakcie której kierował prywatnym samochodem (2.0 dCi). Trasa podróży: Wrocław - Wiedeń - Wrocław, 1100 km. |
Ilekroć będzie mowa o zagadnieniach takich jak:
-
zwolnienie z opodatkowania przychodu pracownika, źródłem regulacji jest ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof),
-
stawki diet i zwroty kosztów dojazdu w podróży służbowej, źródłem regulacji jest Rozporządzenie MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 167, odtąd Rozp. dot. podróży służbowych),
-
stawki rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem auta nienależącego do pracodawcy, źródłem regulacji jest Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. (Dz.U. 2002 Nr 27, poz. 271, odtąd Rozp. o prywatnych środkach transportu).
Podróż służbowa własnym samochodem
Aby wyruszyć w podróż służbową własnym samochodem, należy zawrzeć z pracodawcą umowę o używaniu pojazdu do celów służbowych. Nic więcej nie stoi na przeszkodzie do użytkowania prywatnego samochodu, motocyklu lub motoroweru do celów służbowych, o czym mówi wspomniane już rozp. o prywatnych środkach transportu. Oczywiście pojazd musi być dopuszczony do ruchu drogowego, tj. mieć aktualny przegląd techniczny i ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej.
Zwrot wydatków poniesionych przez pracownika - stawki 1 km przebiegu pojazdu
O ile w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania lub akcie zbiorowym pracy nie jest ustalone inaczej, do rozliczania kosztów przejazdu pracownika z wykorzystaniem pojazdu nienależącego do pracodawcy stosuje się przepisy rozp. dot. podróży służbowych. Akt wyszczególnia stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, uzależnione od pojemności silnika. W kontekście podanego przykładu za 1 km przebiegu należy się pracownikowi 0,8358 zł (w 2013 roku). Nie mają tu znaczenia ani aktualna cena za 1 litr paliwa, ani raporty spalania - stosuje się jednakową stawkę wyrażoną w PLN dla każdego samochodu osobowego z pojemnością skokową silnika większą niż 900 cm3.
Za podanym na wstępie przykładem - stosując powyższą stawkę, pracodawca zwraca pracownikowi kwotę równą 919,38 PLN, która zgodnie z updof jest całkowicie zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym.
Oczywiście pracodawca może w jednym z dokumentów określających stosunek pracy zawrzeć ustalone przez siebie wyższe stawki. Jednak stawki wyższe od ustawowych rodzą obowiązek opodatkowania podatkiem dochodowym, któremu podlega różnica pomiędzy stawką ustaloną przez pracodawcę a stawką z rozporządzenia.
| Pracownik odbył podróż służbową, w trakcie której kierował prywatnym samochodem (2.0 dCi). Trasa podróży: Wrocław - Wiedeń - Wrocław, 1100 km. W umowie o pracę jako podstawę zwrotu kosztów zawarto stawkę za 1 kilometr przebiegu w/w pojazdu wynoszącą 1PLN |
Zgodnie z powyższym przykładem pracodawca zwraca pracownikowi 1100 złotych, z czego 180,62 zł stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Zwrot wydatków poniesionych przez pracownika - warunki ustalone przez pracodawcę
Pracodawca może też ustalić inną metodę rozliczania kosztów podróży służbowych prywatnym samochodem pracownika - może zrezygnować z charakteru ryczałtowego wydatków i zwracać je na podstawie dowodu poniesienia, np. na podstawie faktury VAT za paliwo i równocześnie prowadzonej kilometrówki. Ważne jest, aby niezależnie od przyjętego sposobu rozliczania się z pracownikiem, zwrot nie przewyższał wartości stawek z rozp. o prywatnych środkach transportu. Pokazano wcześniej, że maksymalna kwota zwrotu (zwolniona z podatku dochodowego) wynosi 919,38 zł. Gdyby koszty podróży przekroczyły wymieniony próg, nadwyżka rodziłaby obowiązek zapłaty podatku dochodowego.
| Pracownik odbył podróż służbową, w trakcie której kierował prywatnym samochodem (2.0 dCi). Trasa podróży: Wrocław - Wiedeń - Wrocław, 1100 km. Zużycie ON wyniosło ok. 7l/100km, faktury za paliwo zakupione w Polsce dostarczone na kwotę 400zł brutto. |
W takim przypadku zwrot wydatku jest zwolniony z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych (nie przekracza progu wynikającego ze stawki za 1 km z rozporządzenia).
Zwrot wydatków za miejsca parkingowe, przejazd płatnym odcinkiem autostrady
Pokrycie innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, należy do obowiązków pracodawcy. Pracownik okazujący dowody zapłaty za postój na parkingu, wejścia do obiektów konferencyjnych itp. musi otrzymać zwrot, o ile postój na parkingu był w miejscu i porze uzasadnionej wykonywanymi obowiązkami pracowniczymi.
