Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej i akt osobowych. Pracodawca powinien dochować wszelkich starań, aby przechowywać ją w warunkach niezagrażających uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przechowywanie dokumentacji pracownika, np. akt osobowych, lecz nie tylko, musi się odbywać po ustaniu zatrudnienia pracownika pracownika przez okres 50 lat.
Akta osobowe pracownika
Pracodawca dla każdego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę pracownika zakłada i prowadzi teczkę trójdzielną - akta osobowe. W pierwszej części zamieszcza się dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, w drugiej dokumenty związane z nawiązaniem umowy o pracę oraz przebiegiem zatrudnienia, natomiast w trzeciej dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Poszczególne dokumenty powinny być ponumerowane i ułożone chronologicznie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. 1996.62.286) po ustaniu zatrudnienia pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej (akt osobowych) przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy.
Przechowywanie dokumentacji pracownika
Przez dokumentację pracowniczą (osobową) należy rozumieć przede wszystkim akta osobowe, ale także wszelkie dokumenty zgromadzone przez pracodawcę, np. kartoteki, ewidencje, listy płac.
Pracodawca ma obowiązek przechowywania przez okres 50 lat od daty wytworzenia listy płac, karty wynagrodzeń oraz pozostałych dokumentów, które mają wpływ na ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty. Obowiązek tak długiego okresu przechowywania dokumentacji płacowej wynika z wydłużenia czasu, z którego zarobki mogą stanowić podstawę wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, a szczególnie możliwości uwzględnienia w podstawie wymiaru świadczenia zarobków z 20 lat wybranych z całego stażu pracy. Przechowywanie dokumentacji pracownika przez 50 lat od ustania zatrudnienia gwarantuje pracownikom prawo do informacji o okresach zatrudnienia oraz o okresach składkowych w zakresie ubezpieczeń społecznych.
Informacja PIT-11
Po zakończeniu roku w terminie do końca lutego, pracodawca ma obowiązek przekazania pracownikom deklaracji PIT-11, na której wykazane są przychody, składki ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy za poprzedni rok. Na podstawie tej informacji pracownik dokonuje rozliczenia z urzędem skarbowym poprzez złożenie rocznego zeznania podatkowego.
Dla celów dowodowych warto przechowywać kopie wydanych pracownikom deklaracji PIT-11 przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, gdyż zgodnie z Ordynacją podatkową po tym okresie zobowiązania podatkowe przedawniają się.
Pozostałe dokumenty związane z zatrudnieniem
W trakcie obowiązywania umowy o pracę są również generowane dokumenty, które nie tworzą części akt osobowych pracownika, między innymi:
-
listy obecności,
-
harmonogramy pracy,
-
wnioski urlopowe,
-
kopie wydanych zaświadczeń.
Powyższe dokumenty mogą być znaczące w przypadku sporów sądowych z pracownikami, w związku z tym, pomimo braku bezpośredniego obowiązku ich przechowywania, warto je archiwizować przez okres 3 lat. Termin ten wynika z art. 291 Kodeksu pracy, zgodnie z którym roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
Nadchodzące zmiany w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej
Ministerstwo Rozwoju w ramach projektu “100 zmian dla firm - Pakiet ułatwień dla przedsiębiorców” zapowiada zmiany w długości okresu, przez jaki pracodawca musi przechowywać dokumentację pracowniczą po ustaniu zatrudnienia. Projekt ustawy przewiduje skrócenie tego okresu do 10 lat. Ma to związek z kolejnym założeniem projektu, który mówi, że danymi osób, które aktywność zawodową rozpoczęły po 31 grudnia 1998 roku, ma dysponować ZUS, na podstawie informacji przekazywanych przez pracodawców.
| Uwaga! Przewidywane jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej po ustaniu zatrudnienia z 50 do 10 lat. |
Projekt przyjęty został z dużym entuzjazmem, pracodawcy liczą na znaczne oszczędności, jakie przyniesie skrócenie okresu przechowywania dokumentów. Jednak korzyści płynące z zapowiadanych zmian wiążą się z dodatkowymi obowiązkami, jakie projekt nakłada na pracodawców w kwestii m.in. wydawania świadectwa pracy. Ma ono zostać rozszerzone o dane niezbędne dla ZUS-u w celu przyznania wybranego świadczenia, a także wzbogacone o zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia w poszczególnych latach pracy, które przekazywane będzie również do ZUS-u.
Zmiany zapowiadane są także w dziedzinie elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Aktualnie przechowywanie dokumentów pracownika w formie elektronicznej może być stosowane wyłącznie pomocniczo. Nowelizacja przewiduje wprowadzenie możliwości wyboru przez pracodawcę formy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, gdzie przy wyborze formy elektronicznej forma papierowa przestanie być obowiązkowa. Zapowiadany termin wejścia w życie ustawy to 1 stycznia 2019 roku.
