Elementy faktury VAT - informacje podstawowe

Faktura jest dokumentem, który zawiera szczegółowe informacje dotyczące zawieranej transakcji, tj. informacje o stronach i przedmiocie transakcji, terminach rozliczeń itp. Faktura VAT jest szczególnym rodzajem rachunku, który jest wystawiany przez podatników podatku VAT i podlega odrębnym przepisom. W artykule wyjaśniamy, jakie elementy faktury VAT są obowiązkowe oraz kiedy podatnik jest uprawniony do wystawiania faktury uproszczonej.

Kto jest upoważniony do wystawienia faktury?

Upoważnionymi do wystawiania faktur są:

• zarejestrowany podatnik VAT czynny,
• osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu,
• podatnik zwolniony z VAT bez względu na to czy dokonał w urzędzie skarbowym rejestracji na druku VAT-R czy też nie.

Obowiązkowe elementy na fakturze VAT

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług art. 106e ust. 1 faktura powinna zawierać co najmniej:

• datę wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny ją identyfikuje,
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
• kwoty wszelkich upustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto, 
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• stawkę podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Obowiązkowe elementy na fakturze korygującej

Dane, jakie powinna zawierać faktura korygująca, określa art. 106j ust. 2 ustawy. Są to:

• numer kolejny oraz data jej wystawienia;
• numer identyfikujący w Krajowym Systemie e-Faktur fakturę, której dotyczy faktura korygująca - w przypadku faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej;
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:
• określone w art. 106e ust. 1 pkt 1–5:
• data wystawienia,
• numer faktury w ramach stosowanej serii numeracji,
• imiona i nazwiska lub nazwy oraz adresy nabywcy i sprzedawcy,
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (zazwyczaj jest to numer NIP),
• numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi;
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych korektą;
• jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwota korekty podstawy opodatkowania lub kwota korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej;
• w przypadkach, w których zmiana nie ma wpływu na podstawę opodatkowania – prawidłowa treść korygowanych pozycji.

Elementami, które zwyczajowo przyjęło się wykazywać na fakturze (lecz nie są obowiązkowe) są również:

1. wyrazy "FAKTURA KORYGUJĄCA" albo "KOREKTA";
2. przyczynę korekty.

Ponadto, w przypadku gdy podatnik wystawia fakturę korygującą z powodu obniżki ceny na rzecz jednego odbiorcy w danym okresie na fakturze:

• zawiera dodatkowo wskazanie okresu, do którego odnoszą się udzielany opust lub udzielana obniżka;
• może nie zawierać nazwy (rodzaju) towaru lub usługi objętych korektą - w przypadku gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i świadczonych usług.

Faktura imienna

W przypadku sprzedaży towarów czy usług na rzecz firm wystawianie faktur jest obowiązkowe. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku sprzedaży na rzecz osób prywatnych nieprowadzących działalności gospodarczej. Na prośbę klienta można w takiej sytuacji wystawić fakturę imienną, która nie będzie zawiera wszystkich wymaganych danych dla standardowych faktur. Nie zostanie na niej zamieszczony numeru identyfikacji podatkowej nabywcy.

Dodatkowe elementy na fakturze VAT

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktury powinny również zawierać takie informacje, jak:

• metoda kasowa - w odniesieniu do małych przedsiębiorców, którzy wybrali metodę kasową w odniesieniu do rozliczania podatku od towarów i usług,
• samofakturowanie - w przypadku gdy nabywca towaru w imieniu sprzedawcy wystawia fakturę,
• mechanizm podzielonej płatności (split payment) - stosowany jest wobec sprzedaży usług i towarów z załącznika nr 15, która ma miejsce od 1 listopada 2019 roku,
• procedura marży dla biur podróży - w przypadku świadczenia usług turystycznych, gdzie podstawę opodatkowania stanowi kwota marży,
• procedura marży - towary używane / procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki / procedura marży - dzieła sztuki - w przypadku towarów używanych, przedmiotów kolekcjonerskich, antyków oraz dzieł sztuki, dla których podstawę opodatkowania stanowi kwota marży.

Niezwykle istotnym z tym zakresie zapisem jest art. 106e ust. 1 pkt 19, odnoszący się bezpośrednio do podatników zwolnionych. Zgodnie z nim, przez przedsiębiorców wystawiających fakturę powinna zostać umieszczona informacja o podstawie zwolnienia z VAT. Ustawa wskazuje na kilka możliwości – zwolnienie ze względu na zakres wykonywanych czynności (art. 43 ust. 1), ze względu na szczegółowe przepisy (art. 82 ust. 3) oraz ze względu na nieprzekroczenie limitu wartości sprzedaży w ubiegłym roku podatkowym (art. 113 ust. 1 i 9).

W przypadku faktur elektronicznych nie jest wymagane posiadanie pisemnej zgody na ich otrzymywanie. Jeśli podmiot opłaci otrzymaną e-fakturę, jednocześnie wyraża zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych.

Elementy faktury takie jak: “VAT” czy “Kopia/Oryginał” nie są obecnie wymagane, a ich zawarcie nie wpływa na poprawność wystawianej faktury.

Elementy faktury VAT uproszczonej

Podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni mają możliwość wystawiania tzw. faktur uproszczonych, jeśli kwota zakupu nie przekracza 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro. Należy pamiętać, że nie można wystawiać faktury uproszczonej w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które proszą o fakturę. Podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktury uproszczonej, a nawet niewielkie kwoty ma prawo udokumentować zwykłą fakturą.

Na fakturze uproszczonej powinny znaleźć się takie informacje, jak:

• data wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub świadczenia usług, o ile taka data różni się od daty wystawienia,
• kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
• imię, nazwisko lub nazwę podatnika oraz jego adres,
• numery, za pomocą których sprzedawca oraz nabywca może być zidentyfikowany dla podatku od towarów i usług,
• nazwę towaru lub usługi,
• kwoty rabatów oraz wcześniej otrzymanych należności, jeśli są one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
• stawki podatku VAT,
• kwota należności ogółem.

Faktura uproszczona nie musi zawierać takich informacji, jak:

• imię i nazwisko lub nazwę nabywcy oraz jego adresu,
• ilości dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto,
• kwotę należności netto.

Faktury uproszczonej nie należy wystawiać celu udokumentowania:

• dostawy towarów lub usług dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej,
• sprzedaży wysyłkowej,
• wewnątrzwspólnotowych dostaw towarów,
• dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu na terytorium innego państwa członkowskiego UE niż Polska, gdzie stroną zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca.

Faktura uproszczona a paragon

Warto zwrócić uwagę, że ze względu na mniejszą ilość wymaganych elementów na fakturze uproszczonej za takową może zostać uznany paragon. Paragon zawiera dane sprzedawcy, przedmiocie transakcji czy informacje dotyczące podatku VAT. Aby paragon mógł zostać uznany za fakturę, należy umieścić na nim NIP nabywcy. Jeśli kasa fiskalna umożliwia umieszczenie na paragonie NIP-u kupującego, może on posłużyć do rozliczenia kosztów firmowych oraz odliczenia VAT. Należy również pamiętać o limicie 450 zł lub 100 euro, do którego dozwolone jest wystawianie faktur uproszczonych.

Podpis na fakturze sprzedaży

Wraz z przystąpieniem do Unii Europejskiej Polska musiała dostosować swoje przepisy do norm europejskich. Wraz z wprowadzonymi zmianami zniesiono obowiązek posiadania podpisów sprzedawcy i nabywcy oraz pieczątek firmowych, aby faktura mogła zostać uznana za dokument księgowy. Zgodnie z tym faktura bez podpisów jest pełnoprawnym dokumentem księgowym.

Od tej zasady wyróżniamy trzy wyjątki, w których wymagany jest podpis, są to:

• faktury na rzecz rolników ryczałtowych (faktura VAT-RR),
• noty korygujące.

W jaki sposób wystawić fakturę VAT w systemie wFirma.pl?

Z systemem wFirma.pl użytkownik nie musi obawiać się czy faktura zawiera wszystkie wymagane elementy bowiem system przy prawidłowym wykorzystywaniu jego schematów zawiera aktualnie niezbędne elementy na fakturze. Każda zmiana w prawie również terminowo wdrażana jest w systemie. Wystawienie faktury VAT odbywa się schematem: PRZYCHODY » SPRZEDAŻ » WYSTAW » FAKTURĘ. W wyświetlonym oknie należy uzupełnić wszystkie wymagane pola.