Przepisy Kodeksu pracy zapewniają pracodawcy konkretne narzędzia dyscyplinujące, wśród których kluczową rolę odgrywa odpowiedzialność porządkowa pracowników. Aby jednak skutecznie i zgodnie z prawem nałożyć na podwładnego karę, konieczne jest zaistnienie określonych przesłanek oraz zachowanie procedur. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie kary porządkowe może stosować pracodawca oraz w jakich sytuacjach takie działanie jest w pełni uzasadnione.
Odpowiedzialność porządkowa pracowników – kara upomnienia lub nagany oraz kara pieniężna
Zasady dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracowników zostały uregulowane w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku – Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”.
Jak wynika z art. 108 § 1 kp, pracodawca może zastosować wobec pracownika karę upomnienia lub karę nagany za nieprzestrzeganie:
- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) i przepisów przeciwpożarowych,
- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Z kolei kara pieniężna może być zastosowana:
- za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów BHP lub przepisów przeciwpożarowych,
- w razie opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia,
- w przypadku stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu bądź zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy.
Kara za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po potrąceniach dokonanych z mocy art. 87 § 1 pkt 1-3 kp.
Przy ustalaniu jednodniowego wynagrodzenia pracownika dla celów określenia maksymalnej wysokości kary pieniężnej stosuje się zasady obowiązujące przy obliczaniu ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – tak stanowi § 2 ust. 1 pkt 10 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 roku w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kp.
Wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków BHP.
Potwierdza to w pełni orzeczenie Sądu Najwyższego (SN) z 24 marca 1999 roku (I PKN 638/98, OSNAPiUS 2000 nr 10 poz. 387) – w uzasadnieniu wskazano, że wina pracownika jest przesłanką odpowiedzialności porządkowej uregulowanej w art. 108 kp.
Przykład 1.
Pracownik z własnej winy nienależycie wykonuje obowiązki dotyczące przestrzegania ustalonej w firmie organizacji i porządku w procesie pracy. Na podstawie art. 108 § 1 kp pracodawca ma prawo zastosować wobec ww. osoby odpowiedzialność porządkową w postaci kary upomnienia lub nagany, postanowił on jednak poprzestać na rozmowie dyscyplinującej pracownika, wzywając go do poprawy postępowania. Pracodawca oświadczył jednocześnie, że nałoży na niego karę, jeżeli nie zmieni on swojego zachowania.
W istocie pracodawca nie jest zobligowany do stosowania odpowiedzialności porządkowej, nawet jeśli z okoliczności danej sprawy wynika, że jest to uzasadnione. W pierwszej kolejności całkiem wystarczające mogą okazać się inne środki dyscyplinujące, takie jak chociażby ostrzeżenie lub pouczenie.
Postępowanie w zakresie stosowania kar w ramach odpowiedzialności porządkowej
Nałożenie kar w ramach odpowiedzialności porządkowej musi uwzględniać kryteria określone w kp.
Katalog kryteriów wskazany w art. 111 kp nie ma zamkniętego charakteru, wobec czego pracodawca powinien – przed ukaraniem pracownika – ocenić konkretny przypadek w kompleksowy sposób. W tej sytuacji warto wziąć pod uwagę np. takie czynniki jak okres zatrudnienia danej osoby czy ocena jej dotychczasowej pracy.
Przykład 2.
Pracownik naruszył zasady przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, przy czym zdarzyło się to nie po raz pierwszy. Pracodawca postanowił ukarać go naganą. Pracownik legitymuje się długoletnim stażem zakładowym i do tej pory ocena jego pracy nie budziła żadnych zastrzeżeń. Pracownik tłumaczył swoje zachowanie kłopotami osobistymi. Po analizie wszystkich okoliczności pracodawca odstąpił od stosowania nagany. Początkowo chciał poprzestać na upomnieniu, ostatecznie jednak postanowił przeprowadzić z pracownikiem rozmowę dyscyplinującą.
Kary nie można zastosować po upływie:
- 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego, oraz
- 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia.
Jeżeli jednak z powodu nieobecności pracownik nie może być wysłuchany, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu do dnia stawienia się pracownika do pracy.
Jak stanowi art. 109 § 2 kp, kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika.
Wysłuchanie pracownika ma przede wszystkim walor wychowawczy – stwierdził SN w uzasadnieniu do wyroku z 5 listopada 1998 roku (I PKN 422/98).
Czy do wysłuchania pracownika uprawniony jest wyłącznie pracodawca?
Przykład 3.
Pracodawca postanowił ukarać pracownika karą nagany za nieprzestrzeganie przepisów BHP. Ze względów organizacyjnych nie mógł osobiście przeprowadzić wysłuchania, w związku z czym wyznaczył do tego inną osobę. Czy takie postępowanie pracodawcy jest prawidłowe?
W wyroku z 9 kwietnia 1998 roku (I PKN 45/98) SN uznał, że nie narusza art. 109 § 2 kp wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej. SN wyjaśnił, że jest sprawą organizacji pracy przez pracodawcę, kogo wyznaczy do nakładania kar porządkowych, a przepisy kp nie stwarzają w tym zakresie żadnych ograniczeń.
O zastosowanej karze pracodawca zawiadamia pracownika na piśmie, w którym wskazuje rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia.
Ponadto pracodawca informuje pracownika o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia.
Odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej składa się w części D akt osobowych pracownika.
Wniesienie sprzeciwu od nałożonej kary
Jeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca, biorąc pod uwagę stanowisko reprezentującej pracownika organizacji związkowej, o ile taka organizacja działa w zakładzie pracy. Nieodrzucenie przez pracodawcę sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu (art. 112 § 1 kp).
Pracodawca – dla uniknięcia skutku z art. 112 § 1 zdanie trzecie kp (czyli następstwa w postaci uwzględnienia sprzeciwu pracownika – przyp. autora) – musi wykazać, że odrzucił sprzeciw pracownika ukaranego karą porządkową przed upływem 14 dni od jego wniesienia. Wymaganie to spełnia sporządzenie i wysłanie w tym terminie pisma odrzucającego sprzeciw pracownika (wyrok SN z 19 lutego 1999 roku I PKN 586/98).
Ponadto pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uwzględnienia przez sąd pracy sprzeciwu wobec zastosowanej kary pieniężnej lub uchylenia tej kary – pracodawca ma obowiązek zwrócić pracownikowi równowartość kwoty wskazanej kary.
Usunięcie wpisu o karze
Karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Powyższą zasadę stosuje się odpowiednio w razie uwzględnienia sprzeciwu przez pracodawcę albo wydania przez sąd pracy orzeczenia o uchyleniu kary.
Pracodawca może także – z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej – uznać karę za niebyłą przed upływem roku.
Odpowiedzialność porządkowa pracowników. Podsumowanie
Przesłanką zastosowania odpowiedzialności porządkowej jest zachowanie pracownika naruszające obowiązki pracownicze, przy czym pracownik odpowiada na zasadzie winy indywidualnej. Przy stosowaniu kar bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Decyzja co do nałożenia kary należy do kompetencji pracodawcy. Kara może być zastosowana tylko po uprzednim wysłuchaniu pracownika, który ma prawo wniesienia sprzeciwu od nałożonej kary.
