Księgi wieczyste stanowią ważne źródło informacji na temat nieruchomości położonych w Polsce. Od lat dostęp do nich jest jawny i powszechny, w niedługim czasie może to jednak ulec zmianie. Wszystko przez projekt przepisów, które mają uzależnić dostęp do księgi wieczystej od podania danych takich jak numer księgi wieczystej zainteresowanej osoby.
Czym jest księga wieczysta?
Księga wieczysta to nic innego jak zbiór informacji na temat określonej nieruchomości gruntowej, budynkowej lub lokalowej. Występuje ona w 2 formatach – elektronicznym prowadzonym przez Ministerstwo Sprawiedliwości oraz papierowym prowadzonym przez wydziały wieczystoksięgowe sądów rejonowych w Polsce. Bez względu na to, w jakiej postaci jest prowadzona księga wieczysta, zawiera ona szereg informacji wrażliwych na temat określonej nieruchomości oraz jej właścicieli. W rejestrze tym znajdziemy także ograniczone prawa rzeczowe, które mogą obciążać daną nieruchomość, np. hipotekę lub służebności.
Księgi wieczyste pomagają w ustaleniu stanu prawnego nieruchomości, choć nie zawsze muszą one być zgodne z faktycznym stanem gruntu, budynku lub lokalu, którego dotyczą. Przepisy nakazują jednak stosowanie domniemania prawdziwości wpisów zawartych w księgach wieczystych. Istotą rękojmi wiary publicznej ksiąg wieczystych jest to, że w razie niezgodności między stanem prawnym nieruchomości ujawnionym w księdze wieczystej a rzeczywistym stanem prawnym treść księgi rozstrzyga na korzyść tego, kto przez czynność prawną z osobą uprawnioną według treści księgi nabył własność lub inne prawo rzeczowe. Rękojmia wiary publicznej ksiąg wieczystych może więc prowadzić do nabycia prawa mimo braku uprawnienia po stronie kontrahenta, natomiast nie sanuje nieważności czynności prawnej, która miałaby prowadzić do takiego nabycia. Badanie, czy czynność prawna była dotknięta nieważnością, ma w związku z tym charakter uprzedni względem oceny spełnienia przesłanek działania rękojmi. Celowość weryfikacji wystąpienia skutku właściwego dla danej czynności prawnej, a wywołanego dzięki zastosowaniu ustawy o księgach wieczystych i hipotece, zachodzi bowiem dopiero wówczas, gdy sama ta czynność prawna nie jest nieważna.
Księgi wieczyste są jawne i powszechnie dostępne, co jest szczególnie widoczne w przypadku elektronicznego dostępu do KW. Zainteresowany daną księgą może sprawdzić ją w całości, jednak pod warunkiem, że będzie miał unikatowy numer identyfikujący księgę konkretnej nieruchomości. Informację w tym zakresie można odnaleźć przede wszystkim w dokumentach, które stanowią podstawę wpisu danej osoby do KW, a więc w umowie sprzedaży nieruchomości lub w orzeczeniu sądu, który zajmował się sprawą danej nieruchomości. Alternatywnym rozwiązaniem jest ustalenie adresu interesującej nas nieruchomości i skorzystanie z pomocy firm zajmujących się szybkim ustalaniem dokładnego numeru KW. Taka pomoc jest jednak odpłatna.
Numer księgi wieczystej a dane osobowe
Księgi wieczyste zawierają liczne dane na temat nieruchomości oraz osób wpisanych do księgi jako jej właściciele lub podmioty uprawnione albo zobowiązane z tytułu ograniczonych praw rzeczowych. Informacje te są danym osobowymi, ponieważ dotyczą imion, nazwisk, danych rodziców, a także numerów PESEL osób wpisanych do danej księgi. Z mocy samego prawa dane te podlegają szczególnej ochronie. Co jednak w przypadku numeru samej księgi wieczystej? Okazuje się, że również on należy do danych osobowych. W tym miejscu warto przypomnieć, że zgodnie z art. 4 RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
Wskutek wyroku NSA z 28 stycznia 2025 roku (sygn. akt III OSK 6508/21) doszło do oficjalnego uznania numerów ksiąg wieczystych za dane osobowe podlegające pełnej ochronie prawnej. Sąd ten, odrzucając skargę kasacyjną złożoną przez Głównego Geodetę Kraju, orzekł, że WSA w Warszawie uczestniczący w danej sprawie miał od początku rację, twierdząc, że numery ksiąg wieczystych to dane osobowe, ponieważ pozwalają na pełną identyfikację konkretnych osób fizycznych i innych podmiotów wpisanych do danej księgi. Zgodnie z wyrokiem WSA w Warszawie z 5 maja 2021 roku (sygn. akt II SA/Wa 2222/20) podmiotami, których dotyczą poszczególne prawa i obowiązki ujawnione w księgach wieczystych, są również osoby fizyczne. Zakres ujawnianych w księdze wieczystej danych osób fizycznych obejmuje m.in.: imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL, adres nieruchomości. Na tej podstawie należy stwierdzić, że podane do publicznej wiadomości (na portalu GEOPORTAL2) numery ksiąg wieczystych pozwalają na identyfikację osób, których dane zawarte są w księdze wieczystej. Z uwagi na powyższe nie ulega wątpliwości, że posiadanie informacji o numerze księgi wieczystej umożliwia w sposób łatwy i prosty dostęp do danych podmiotowych osób ujawnionych w księgach wieczystych. Uzyskanie wglądu do danych osobowych zawartych w treści księgi wieczystej wymaga od osób dysponujących tym numerem posiadania wyłącznie dostępu do dedykowanego systemu informatycznego, a nie posiadania specjalnych uprawnień. Wystarczy komputer podłączony do internetu. Użytkownicy portalu mają bezpośredni dostęp do zawartości ksiąg wieczystych, gdyż umieszczone na Geoportal2 (geoportal.gov.pl) numery ksiąg wieczystych stanowią jednocześnie odnośniki przekierowujące użytkownika na stronę Ministerstwa Sprawiedliwości do elektronicznych ksiąg wieczystych. Ta funkcjonalność Geoportal2 (geoportal.gov.pl) spowodowała, że użytkownik tego portalu nie musi nawet podawać numeru księgi wieczystej, by uzyskać wgląd do informacji w niej zawartych, w tym do danych osobowych właściciela danej nieruchomości. W konsekwencji powyższego numer księgi wieczystej jawi się jako informacja, która pozwala w sposób pośredni zidentyfikować osobę fizyczną (właściciela danej nieruchomości). W związku z tym należy uznać, że numer księgi wieczystej stanowi dane osobowe w rozumieniu art. 4 ust. 1 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (tj. Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1).
Okazuje się, że wspomniane powyżej wyroki NSA i WSA w Warszawie odgrywają istotną rolę w polskim systemie prawnym. Od lat bowiem toczył się spór, czy numery ksiąg wieczystych można w ogóle zakwalifikować do danych osobowych i czy podlegają one z tego tytułu szczególnej ochronie prawnej. W obecnej chwili możemy więc jednoznacznie stwierdzić, że numer księgi wieczystej jest tak samo istotną informacją, jak imię i nazwisko danego człowieka lub jego adres zamieszkania, lub adres e-mail.
Numer księgi wieczystej a ograniczone prawo
Powszechność i jawność ksiąg wieczystych oznacza, że dostęp do nich ma w zasadzie każdy. W przypadku ksiąg prowadzonych w formie papierowej i przechowywanych w sądach rejonowych obejrzenie cudzej księgi może być jednak znacznie utrudnione. Ustawodawca wymaga bowiem w takim przypadku legitymowania się interesem prawnym, który uzasadnia wgląd do księgi, w której nie figurują nasze dane. Praktyka pokazuje, że pracownicy sądów nie udostępniają ksiąg wnioskodawcom, którzy nie wykażą takiego interesu, np. nie udowodnią, że są właścicielami danej nieruchomości lub mają ograniczone prawo rzeczowe z nią związane. W przypadku elektronicznych ksiąg wieczystych nie mamy w ogóle do czynienia z takim procesem weryfikacyjnym. Jedynym utrudnieniem jest posiadanie dokładnego numeru księgi, którą chcemy sprawdzić. W dobie działania firm zajmujących się ustalaniem prawidłowych numerów KW po adresie położenia danej nieruchomości nie stanowi to jednak większego problemu.
Ustawodawca chce jednak wprowadzić ważne ograniczenie, jeśli chodzi o dostęp do elektronicznych ksiąg wieczystych. Ministerstwo Sprawiedliwości chce zastosować obowiązkową weryfikację wszystkich użytkowników, którzy proszą o dostęp do interesującej ich księgi wieczystej. W praktyce będzie to polegać na potwierdzeniu tożsamości danej osoby na 1 z 2 możliwych sposobów:
- elektronicznie – za pomocą środka identyfikacji elektronicznej (w ramach Krajowego Węzła Identyfikacji Elektronicznej), np. poprzez profil zaufany lub aplikację mObywatel;
- osobiście – w ekspozyturze Centralnej Informacji, po okazaniu dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości uprawnionemu pracownikowi.
Weryfikacja osób sprawdzających treść księgi wieczystej ma na celu ograniczenie działania robotów, które dokonują masowych zapytań i mogą pobierać dane osobowe zgromadzone w KW. Szykowana nowelizacja ma również zwiększyć ochronę prywatności i danych osobowych, ponieważ po wejściu w życie nowych regulacji żadna osoba przeglądająca księgę wieczystą nie będzie już anonimowa. Jak widać, Ministerstwo Sprawiedliwości podziela pogląd NSA i WSA w Warszawie, że numer księgi wieczystej jest szczególnego rodzaju daną osobową, którą należy prawnie chronić.
Podsumowanie
Numer księgi wieczystej należy do kategorii danych osobowych, które podlegają szczególnej ochronie prawnej. Dzięki numerowi KW jesteśmy bowiem w stanie odszukać interesującą nas księgę wieczystą nieruchomości i zajrzeć do jej treści, w której mieszczą się dane osobowe różnych osób. W związku z uznaniem numerów KW za dane szczególnie wrażliwe Ministerstwo Sprawiedliwości chce, aby dostęp do elektronicznych ksiąg wieczystych był za każdym razem weryfikowany. Po wejściu w życie nowych regulacji prawnych każdy, kto zechce przeglądać jakąkolwiek księgę wieczystą, nie będzie już anonimowy.
