Księgi podatkowe a przechowywanie ich za granicą

Księgi podatkowe nie muszą być prowadzone przez samego podatnika. Obowiązujące przepisy dopuszczają bowiem możliwość ich prowadzenia przez powierzone podmioty. Natomiast ciekawym zagadnieniem jest odpowiedź na pytanie, czy możliwe jest przechowywanie ksiąg podatkowych za granicą.

Księgi podatkowe a ogólne zasady prowadzenia

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, że termin płatności podatku dochodowego za dany rok obrotowy przypada w roku następnym, okres przechowywania dokumentacji dla celów podatkowych jest dłuższy od okresu wymaganego przez przepisy ustawy o rachunkowości.

Dodatkowo pamiętajmy, że termin przedawnienia może zostać zawieszony lub ulec przerwaniu, co wpłynie na wydłużenie terminu przechowywania dokumentacji podatkowej.

Przez księgi podatkowe, zgodnie z art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Zgodnie z powyższym księgi podatkowe i dokumenty źródłowe będące odzwierciedleniem zapisów znajdujących się w tych księgach należy przechowywać przez okres równy okresowi przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych zawarte są w art. 193 Ordynacji podatkowej. Księgi podatkowe prowadzone rzetelnie i w sposób niewadliwy stanowią dowód tego, co wynika z zawartych w nich zapisów. Za rzetelne uważa się księgi podatkowe, jeżeli dokonywane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Niewadliwe są natomiast księgi podatkowe prowadzone zgodnie z zasadami wynikającymi z odrębnych przepisów. Za dowód mogą być przyjęte także księgi prowadzone w sposób wadliwy, jeżeli wady te nie mają istotnego znaczenia dla sprawy.

Natomiast w przypadku podmiotów zobowiązanych do posiadania ksiąg rachunkowych należy sięgnąć do odpowiednich zapisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 11 tejże ustawy księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Jednocześnie jednostka może powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych:

przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3, lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 3 pkt 6 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
w przypadku jednostek sektora finansów publicznych – innej jednostce sektora finansów publicznych, na zasadach określonych w przepisach odrębnych.

Księgi rachunkowe polskiego podatnika mogą być prowadzone przez biuro rachunkowe prowadzące działalność w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA).

Zobacz też:

Miejsce przechowywania ksiąg rachunkowych

W dalszej części naszych rozważań wskażmy, że zgodnie z art. 11a ustawy o rachunkowości w przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany:

powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania;
zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Powyższa regulacja stanowi o prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Natomiast w kwestii przechowywania ksiąg rachunkowych należy sięgnąć do treści art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości, gdzie podano, że dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Zgodnie z art. 73 ust. 1 ww. ustawy dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, z zastrzeżeniem ust. 4, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

W myśl zaś art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości zbiory, o których mowa w art. 71 ust. 1, mogą być przechowywane poza jednostką wtedy, gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Przepis art. 11a stosuje się odpowiednio.

Przepisy ustawy o rachunkowości dopuszczają możliwość przechowywania ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Zbiory mogą być przechowywane w innym niż Rzeczpospolita Polska państwie członkowskim Unii Europejskiej lub państwie członkowskim Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA).

Obowiązki informacyjne związane z przechowywaniem dokumentów za granicę

Z treści art. 11a oraz art. 73 ust. 4 ustawy o rachunkowości wynika, że kierownik jednostki jest obowiązany powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia oraz miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w terminie 15 dni od dnia ich wydania.

Jednocześnie należy wskazać, że zgodnie z art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2 podatników wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego zawiera dane uzupełniające obejmujące:

skróconą nazwę (firmę);
wykaz rachunków bankowych lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, z wyjątkiem rachunku VAT;
adresy miejsc prowadzenia działalności;
dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP;
adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej;
dane kontaktowe.

Ponadto zgodnie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy aktualizacji ww. danych dokonuje się poprzez zgłoszenie aktualizacji formularza NIP-2 w terminie 7 dni od dnia zaistnienia zdarzenia uzasadniającego konieczność takiej aktualizacji.

Biorąc pod uwagę obowiązujące przepisy, nie jest jasna relacja pomiędzy ustawą o rachunkowości a ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Akty te wprowadzają różne terminy na powiadomienie organu podatkowego o miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej. Wydaje się, że dokonanie aktualizacji NIP-2 w terminie 7 dni zwalnia podatnika z obowiązku dokonania zawiadomienia w terminie 15 dni, o którym stanowi art. 11a ustawy o rachunkowości.

Przepisy dopuszczają przechowywanie ksiąg rachunkowych w innym kraju UE lub EFTA. Jednocześnie jednostka wpisana do KRS ma obowiązek powiadomić o tym fakcie poprzez złożenie informacji NIP-2 w terminie 7 dni od dnia przekazania ksiąg za granicę.

Na zakończenie należy też podkreślić, że pomimo dopuszczalności przechowywania ksiąg rachunkowych poza granicami kraju jednostka jest zobligowana udostępnić organom kontrolnym księgi rachunkowe na ich wezwanie w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.

Polecamy:

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur