Przechowywanie dokumentacji księgowej oraz sprawozdań finansowych przez jednostki prowadzące księgi rachunkowe

Przechowywanie dokumentacji księgowej oraz sprawozdań finansowych jest ważnym obowiązkiem każdej jednostki prowadzącej księgi rachunkowe. Odpowiednie archiwizowanie dokumentów zapewnia nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale także ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz umożliwia kontrolę i analizę finansową przedsiębiorstwa w przyszłości. Właściwa organizacja archiwizacji dokumentów księgowych jest niezbędna zarówno z perspektywy obowiązków sprawozdawczych, jak i potencjalnych kontroli podatkowych czy audytów.

Ochrona i przechowywanie dokumentacji księgowej

Należy pamiętać, że każda jednostka powinna opracować procedury inwentaryzacyjne dopasowane do zakresu, specyfiki i skali prowadzonej działalności gospodarczej. Procedury inwentaryzacyjne powinny zostać opisane w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. Zgodnie bowiem z art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów. W polityce rachunkowości powinien znaleźć się także stosowany opis systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opis systemu informatycznego, zawierający wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji (art. 10 ust. 1 pkt 3 UoR).

Do zbiorów księgowych, które trzeba przechowywać w sposób zapewniający należytą ochronę przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem, należą:

• zasady (polityka) rachunkowości;
• księgi rachunkowe;
• dowody księgowe;
• dokumenty inwentaryzacyjne;
• sprawozdania finansowe, w tym również sprawozdanie z działalności jednostki.

Zgodnie z art. 71 ust. 2 UoR przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Księgi rachunkowe co do zasady mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania rozwiązań wymienionych w art. 71 ust. 2. Jeżeli natomiast system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w art. 13 ust. 6. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony w ust. 2 jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w siedzibie jednostki lub oddziałów (zakładów) w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku, w podziale na okresy sprawozdawcze i w sposób pozwalający na łatwe odszukanie poszczególnych zbiorów. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze. Dokumenty księgowe powinny być przechowywane w sposób zapewniający łatwy i szybki dostęp, np. na wypadek ewentualnej kontroli organów skarbowych. 

Treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Należy pamiętać, że udostępnienie osobie trzeciej przechowywanej dokumentacji do wglądu na terenie jednostki wymaga zgody kierownika jednostki, a poza siedzibą jednostki konieczna jest pisemna zgoda kierownika jednostki oraz pozostawienie w jednostce spisu przejętych dokumentów. Dokumentacja związana z prowadzeniem rachunkowości może być także przechowywana poza siedzibą jednostki, w sytuacji, gdy zostanie przekazana do przechowywania jednostce świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (np. archiwum). 

Okres przechowywania dokumentacji księgowej oraz sprawozdań finansowych

Odpowiednie zarchiwizowanie dokumentacji księgowej i zatwierdzonego sprawozdania finansowego za dany rok jest ostatnim etapem prac bilansowych za dany rok. Ustalając okres przechowywania dokumentacji księgowej oraz sprawozdań finansowych, należy przeanalizować takie akty prawne jak: 

• ustawa o rachunkowości,
• ordynacja podatkowa,
• kodeks pracy,
• ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe lub ewentualna odmowa podpisu oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:

1. księgi rachunkowe – 5 lat;
2. karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
3. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
4. dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
5. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
6. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
7. dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
8. pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat.

Przy czym powyższe okresy przechowywania określone zostały w art. 74 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości i oblicza się je od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Natomiast zgodnie z art. 86 ustawy Ordynacja podatkowa podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Przy czym zgodnie z art. 70 ust. 1 tej ustawy zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (wyjątek stanowi zobowiązanie podatkowe podatnika podatku dochodowego od osób prawnych powstałe w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodów spółek).

Może się zatem zdarzyć, że termin przechowywania określonych dowodów księgowych określono w różnych aktach prawnych obowiązujących jednostkę. W takiej sytuacji należy przyjąć najdłuższy termin z nich wynikający. Oznacza to, że dokumenty księgowe trzeba przechowywać zgodnie z najdłuższym terminem przechowywania dokumentacji rachunkowej lub najdłuższym terminem przedawnienia podatków, ponieważ te same dokumenty, takie jak faktury, mogą być wykorzystywane dla celów bilansowych oraz rozliczeń różnych podatków, np. podatku VAT i podatku CIT, których terminy przedawnienia nie zawsze są takie same. Nie ma przeciwwskazań, aby w razie indywidualnych potrzeb jednostki wynikających ze specyfiki prowadzonej przez nią działalności jednostka przyjęła dłuższy okres przechowywania niż ten, który wynika z obowiązujących aktów prawnych. Przyjęty przez jednostkę inny (dłuższy) okres przechowywania dokumentacji księgowej i sprawozdań finansowych należy opisać w zasadach rachunkowości.

Przykład 1.

Rok obrotowy spółki z o.o. pokrywa się z rokiem kalendarzowym, co oznacza, że księgi rachunkowe za rok obrotowy 2024 obejmują okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2024 roku. Jako formę opodatkowania spółka stosuje klasyczny CIT. Jak długo jednostka powinna przechowywać księgi rachunkowe za 2024 rok?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości księgi rachunkowe przechowuje się przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego księgi dotyczą, czyli od początku 2025 roku. Zatem dla celów bilansowych spółka z o.o. powinna przechowywać księgi rachunkowe do początku 2030 roku. Natomiast dokumenty księgowe dla celów podatkowych przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku klasycznego CIT zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin płatności podatku CIT za 2024 rok mija 31 marca 2025 roku, a więc licząc 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Okres przechowywania ksiąg rachunkowych za 2024 rok dla celów podatku CIT upłynie z końcem 2030 roku. Skoro terminy przechowywania ksiąg rachunkowych dla celów bilansowych i podatkowych się różnią, spółka powinna przechowywać księgi rachunkowe według dłuższego terminu, czyli do końca 2030 roku.