Poradnik Przedsiębiorcy

Zdalne rozliczanie podatków – czy jest to możliwe?

W dobie ostatnich wydarzeń oraz zaleceń kierowanych do społeczeństwa przez Rząd z pewnością wielu z nas zastanawia się, jak możemy bezpiecznie wypełnić obowiązki nałożone na nas jako przedsiębiorców przez system podatkowy, bez wychodzenia z domu.

Czy istnieją rozwiązania, które umożliwiają współpracę z księgowymi, z urzędem skarbowym oraz z ZUS za pomocą internetu?

Księgowość online to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie samodzielność i wygodę w dostępie do danych firmy, a które przede wszystkim umożliwia prowadzenie rozliczeń firmy bez konieczności fizycznego odwiedzania urzędów skarbowych i ZUS.

Ile firm w Polsce samodzielnie prowadzi księgowość? 

Według badań statystycznych GUS w Polsce, samodzielnie własną księgowość prowadzi ponad 600 tys. właścicieli mikro i małych firm. Jest to stały odsetek – ok. 30% z ogólnej liczby przedsiębiorstw działających na terenie kraju. 

Czym jest samodzielna księgowość online? 

Najkrócej mówiąc, samodzielna księgowość online to pakiet usług, który łączy oprogramowanie do prowadzenia księgowości ze stałą opieką księgowego-doradcy. Poszerzając odpowiedź, przedsiębiorca powinien w jednym miejscu móc:

  • wystawić fakturę – niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności,

  • zaksięgować wydatki – zgodnie z obowiązującym prawem, 

  • wygenerować deklaracje i zobowiązania do ZUS, 

  • wygenerować deklaracje i zobowiązania do skarbówki, 

  • podpisać elektronicznie wszystkie deklaracje i pliki JPK,

  • wysłać wszystkie deklaracje, raporty i JPK przez internet,

  • w razie potrzeby otrzymać profesjonalne wsparcie eksperta księgowego. 

Czy zdalne prowadzenie księgowości online jest łatwe? 

Zdecydowanie tak. Specyfika większości firm jest podobna. Platformy księgowości online posługują się automatami księgowymi, jak i schematami. Umożliwiają one praktycznie każdemu poprawnie zaksięgować różnego rodzaju operacje gospodarcze.

W razie bardziej skomplikowanego przypadku przedsiębiorca może zawsze poprosić o pomoc dyżurnego eksperta księgowego. Co ważne, w ramach systemu można też zlecić obsługę do biura rachunkowego online.

Praca w systemie księgowości online – wFirma.pl 

Na przykładzie rekomendowanego przez nas systemu wFirma.pl pokażemy, jak można sobie poradzić z typowymi księgowaniami.

zdalne rozliczanie podatków

Zdalne rozliczanie podatków – od czego zacząć?

W pierwszej kolejności podatnik powinien przygotować faktury kosztowe oraz sprzedaży (jeżeli wystawiał je poza systemem).

Udogodnieniem dla podatników jest to, że całą dokumentację firmową można zarchiwizować online bez konieczności przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Chcąc wykorzystać funkcję automatycznego księgowania wydatków systemowego OCR, podatnik powinien zeskanować dokumentację firmową za pomocą skanera bądź ogólnodostępnych aplikacji na telefon. Więcej na ten temat w artykule: Odczytywanie faktur z telefonu.

Zdalne rozliczanie podatków

Szybkie księgowanie wydatków oraz przychodów

Tradycyjne księgowanie wydatków

Przygotowaną dokumentację w formie skanów lub w formie papierowej użytkownik szybko i wygodnie zaksięguje dzięki zdefiniowanym schematom księgowym, które dzielą się na:

  • schematy dotyczące zakupu towarów oraz materiałów,

  • schematy dotyczące kosztów prowadzonej działalności,

  • schematy dotyczące majątku trwałego.

zdalne rozliczanie podatków

System wFirma.pl, oprócz transakcji krajowych umożliwia również rozliczenia faktur zagranicznych wraz z automatycznym wyliczeniem różnic kursowych, o czym więcej: Różnice kursowe - automatyczne księgowanie.

Księgowanie wydatków poprzez wczytywanie skanów

Księgowanie może być jeszcze wygodniejsze dzięki dodatkowi OCR. Z jego pomocą dokumenty w formacie elektronicznym lub zdjęcia zostaną zaczytane automatycznie. Podatnikowi pozostaje wybrać rodzaj wydatku (w późniejszym etapie system zapamiętuje stosowany rodzaj wydatku dla danego kontrahenta) i zaakceptować księgowanie. Cała procedura wykorzystywania OCR została szczegółowo opisana w artykule: Program do odczytywania faktur w chmurze.

zdalne rozliczanie podatków

W przypadku takiego księgowania skan faktury jest podpinany automatycznie pod dodany wydatek, tworząc w ten sposób archiwum dokumentów elektronicznych.

Całą dokumentację można przechowywać w systemie zgodnie z wymogami przepisów podatkowych. Rozbudowany system CRM umożliwia segregację dokumentów, dzięki tworzeniu folderów czy indywidualnych etykiet. Ponadto system CRM może zostać połączony z dyskiem Google bądź Dropbox.

Księgowanie przychodów

Zaleca się wystawianie faktur sprzedaży w ramach systemu. Jeśli podatnik dopiero rozpoczyna korzystanie i chce wprowadzić faktury przychodowe wystawione poza systemem, ma wówczas do wyboru aż trzy możliwości ich szybkiego uwzględnienia. Może on:

  1. zaimportować sprzedaż z niektórych programów czy sklepów internetowych,

  2. zaimportować sprzedaż za pomocą pliku JPK_VAT i następnie dodać zbiorczy zapis w KPIR,

  3. wprowadzić sprzedaż ręcznie przez inne przychody.

Ostatni krok – zdalne rozliczanie podatków! 

Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów przychodowych i kosztowych za dany okres użytkownik może przejść do rozliczania podatków i generowania deklaracji oraz raportów JPK.

Wszystkie te czynności można przeprowadzić w systemie wFirma.pl z jednego poziomu. W zakładce START w module PODATKI I UBEZPIECZENIA użytkownik widzi wszelkie zobowiązania podatkowo-ubezpieczeniowe, które powinien wygenerować i przesłać odpowiednio do urzędu skarbowego lub ZUS. Co ważne, w miejscu tym umieszczone są również informacje o terminach, w których przedsiębiorca powinien dokonać rozliczeń.

zdalne rozliczanie podatków

Po wygenerowaniu zobowiązań podatkowych system wyświetli w tym module kwotę podatków oraz składek ubezpieczeniowych do zapłaty. Aby wysyłać deklaracje i raporty, wystarczy kliknąć podświetlone na niebiesko zobowiązanie i w górnym pasku menu skorzystać z opcji WYŚLIJ DO URZĘDU.

zdalne rozliczanie podatków 

Wysyłka deklaracji VAT w przypadku osób fizycznych w systemie odbywa się za pomocą danych autoryzacyjnych podatnika. Z kolei w przypadku spółek użytkownik może wysłać deklarację za pomocą własnego podpisu elektronicznego lub zlecić wysyłkę przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do pracownika wFirma.pl. Wszystkie szczegóły znajdują się w artykule: E-deklaracje.

Natomiast aby przesłać JPK_VAT, podatnik ma do wyboru aż 4 opcje wysyłki:

  1. przy użyciu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu własnego podpisu elektronicznego),

    • podpis i wysyłka w systemie wFirma.pl,

    • podpis zewnętrzną aplikacją, wysyłka w systemie wFirma.pl,

  2. przy użyciu profilu zaufanego eGo – ePUAP (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu profilu zaufanego),

  3. zlecając podpisywanie i wysyłkę jednolitego pliku kontrolnego JPK pracownikom serwisu wFirma.pl (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do wFirma.pl),

  4. podpisując przychodem, czyli wysyłając JPK bez podpisu elektronicznego (wymaga korzystania z zewnętrznej aplikacji Ministerstwa Finansów).

W przypadku zaliczek na podatek dochodowy podatnik ma obowiązek ich wyliczenia oraz terminowego opłacenia, zatem z tego tytułu nie wysyła się do urzędu skarbowego żadnych deklaracji (poza zeznaniem rocznym po zakończeniu roku).

Na koniec warto dodać, że funkcjonalność systemu zastępuje Płatnika, w związku z czym możliwe jest wysłanie deklaracji ZUS bezpośrednio z systemu, o czym więcej w artykule: E-ZUS, czyli wysyłka deklaracji ZUS PUE bezpośrednio z wFirma.pl.

Podatki zapłacisz z poziomu systemu szybko i bez wizyty w urzędzie – dzięki integracji z Blue Media. Więcej na ten temat: Szybkie płatności za podatki (PIT, VAT) i ZUS.

Po udanych wysyłkach deklaracji VAT, JPK_VAT oraz deklaracji ZUS użytkownik może pobrać UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) – jako dowód ich złożenia.