W dobie ostatnich wydarzeń oraz zaleceń kierowanych do społeczeństwa przez Rząd z pewnością wielu z nas zastanawia się, jak możemy bezpiecznie wypełnić obowiązki nałożone na nas jako przedsiębiorców przez system podatkowy, bez wychodzenia z domu.
Czy istnieją rozwiązania, które umożliwiają współpracę z księgowymi, z urzędem skarbowym oraz z ZUS za pomocą internetu?
Księgowość online to idealne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy cenią sobie samodzielność i wygodę w dostępie do danych firmy, a które przede wszystkim umożliwia prowadzenie rozliczeń firmy bez konieczności fizycznego odwiedzania urzędów skarbowych i ZUS.
Ile firm w Polsce samodzielnie prowadzi księgowość?
Według badań statystycznych GUS w Polsce, samodzielnie własną księgowość prowadzi ponad 600 tys. właścicieli mikro i małych firm. Jest to stały odsetek – ok. 30% z ogólnej liczby przedsiębiorstw działających na terenie kraju.
Czym jest samodzielna księgowość online?
Najkrócej mówiąc, samodzielna księgowość online to pakiet usług, który łączy oprogramowanie do prowadzenia księgowości ze stałą opieką księgowego-doradcy. Poszerzając odpowiedź, przedsiębiorca powinien w jednym miejscu móc:
-
wystawić fakturę – niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności,
-
zaksięgować wydatki – zgodnie z obowiązującym prawem,
-
wygenerować deklaracje i zobowiązania do ZUS,
-
wygenerować deklaracje i zobowiązania do skarbówki,
-
podpisać elektronicznie wszystkie deklaracje i pliki JPK,
-
wysłać wszystkie deklaracje, raporty i JPK przez internet,
-
w razie potrzeby otrzymać profesjonalne wsparcie eksperta księgowego.
Czy zdalne prowadzenie księgowości online jest łatwe?
Zdecydowanie tak. Specyfika większości firm jest podobna. Platformy księgowości online posługują się automatami księgowymi, jak i schematami. Umożliwiają one praktycznie każdemu poprawnie zaksięgować różnego rodzaju operacje gospodarcze.
W razie bardziej skomplikowanego przypadku przedsiębiorca może zawsze poprosić o pomoc dyżurnego eksperta księgowego. Co ważne, w ramach systemu można też zlecić obsługę do biura rachunkowego online.
Praca w systemie księgowości online – wFirma.pl
Na przykładzie rekomendowanego przez nas systemu wFirma.pl pokażemy, jak można sobie poradzić z typowymi księgowaniami.
Zdalne rozliczanie podatków – od czego zacząć?
W pierwszej kolejności podatnik powinien przygotować faktury kosztowe oraz sprzedaży (jeżeli wystawiał je poza systemem).
Chcąc wykorzystać funkcję automatycznego księgowania wydatków systemowego OCR, podatnik powinien zeskanować dokumentację firmową za pomocą skanera bądź ogólnodostępnych aplikacji na telefon. Więcej na ten temat w artykule: Odczytywanie faktur z telefonu.
Szybkie księgowanie wydatków oraz przychodów
Tradycyjne księgowanie wydatków
Przygotowaną dokumentację w formie skanów lub w formie papierowej użytkownik szybko i wygodnie zaksięguje dzięki zdefiniowanym schematom księgowym, które dzielą się na:
-
schematy dotyczące zakupu towarów oraz materiałów,
-
schematy dotyczące kosztów prowadzonej działalności,
-
schematy dotyczące majątku trwałego.
Księgowanie wydatków poprzez wczytywanie skanów
Księgowanie może być jeszcze wygodniejsze dzięki dodatkowi OCR. Z jego pomocą dokumenty w formacie elektronicznym lub zdjęcia zostaną zaczytane automatycznie. Podatnikowi pozostaje wybrać rodzaj wydatku (w późniejszym etapie system zapamiętuje stosowany rodzaj wydatku dla danego kontrahenta) i zaakceptować księgowanie. Cała procedura wykorzystywania OCR została szczegółowo opisana w artykule: Program do odczytywania faktur w chmurze.
W przypadku takiego księgowania skan faktury jest podpinany automatycznie pod dodany wydatek, tworząc w ten sposób archiwum dokumentów elektronicznych.
Księgowanie przychodów
Zaleca się wystawianie faktur sprzedaży w ramach systemu. Jeśli podatnik dopiero rozpoczyna korzystanie i chce wprowadzić faktury przychodowe wystawione poza systemem, ma wówczas do wyboru aż trzy możliwości ich szybkiego uwzględnienia. Może on:
-
zaimportować sprzedaż z niektórych programów czy sklepów internetowych,
-
zaimportować sprzedaż za pomocą pliku JPK_VAT i następnie dodać zbiorczy zapis w KPIR,
-
wprowadzić sprzedaż ręcznie przez inne przychody.
Ostatni krok – zdalne rozliczanie podatków!
Po zaksięgowaniu wszystkich dokumentów przychodowych i kosztowych za dany okres użytkownik może przejść do rozliczania podatków i generowania deklaracji oraz raportów JPK.
Wszystkie te czynności można przeprowadzić w systemie wFirma.pl z jednego poziomu. W zakładce START w module PODATKI I UBEZPIECZENIA użytkownik widzi wszelkie zobowiązania podatkowo-ubezpieczeniowe, które powinien wygenerować i przesłać odpowiednio do urzędu skarbowego lub ZUS. Co ważne, w miejscu tym umieszczone są również informacje o terminach, w których przedsiębiorca powinien dokonać rozliczeń.
Po wygenerowaniu zobowiązań podatkowych system wyświetli w tym module kwotę podatków oraz składek ubezpieczeniowych do zapłaty. Aby wysyłać deklaracje i raporty, wystarczy kliknąć podświetlone na niebiesko zobowiązanie i w górnym pasku menu skorzystać z opcji WYŚLIJ DO URZĘDU.
Wysyłka deklaracji VAT w przypadku osób fizycznych w systemie odbywa się za pomocą danych autoryzacyjnych podatnika. Z kolei w przypadku spółek użytkownik może wysłać deklarację za pomocą własnego podpisu elektronicznego lub zlecić wysyłkę przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do pracownika wFirma.pl. Wszystkie szczegóły znajdują się w artykule: E-deklaracje.
Natomiast aby przesłać JPK_VAT, podatnik ma do wyboru aż 4 opcje wysyłki:
-
przy użyciu własnego kwalifikowanego podpisu elektronicznego (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu własnego podpisu elektronicznego),
-
podpis i wysyłka w systemie wFirma.pl,
-
podpis zewnętrzną aplikacją, wysyłka w systemie wFirma.pl,
przy użyciu profilu zaufanego eGo – ePUAP (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu profilu zaufanego),
zlecając podpisywanie i wysyłkę jednolitego pliku kontrolnego JPK pracownikom serwisu wFirma.pl (więcej w artykule: Wysyłka JPK przy użyciu podpisu elektronicznego należącego do wFirma.pl),
podpisując przychodem, czyli wysyłając JPK bez podpisu elektronicznego (wymaga korzystania z zewnętrznej aplikacji Ministerstwa Finansów).
W przypadku zaliczek na podatek dochodowy podatnik ma obowiązek ich wyliczenia oraz terminowego opłacenia, zatem z tego tytułu nie wysyła się do urzędu skarbowego żadnych deklaracji (poza zeznaniem rocznym po zakończeniu roku).
Na koniec warto dodać, że funkcjonalność systemu zastępuje Płatnika, w związku z czym możliwe jest wysłanie deklaracji ZUS bezpośrednio z systemu, o czym więcej w artykule: E-ZUS, czyli wysyłka deklaracji ZUS PUE bezpośrednio z wFirma.pl.
Po udanych wysyłkach deklaracji VAT, JPK_VAT oraz deklaracji ZUS użytkownik może pobrać UPO (urzędowe poświadczenie odbioru) – jako dowód ich złożenia.
