Wykonanie zobowiązania wiąże się nie tylko z realizacją umówionych czynności czy też zapłatą wynagrodzenia, ale także z wydaniem odpowiedniej dokumentacji. Dotyczy to chociażby protokołów odbioru, certyfikatów jakości, dokumentów gwarancyjnych lub faktur korygujących. Co jednak, jeśli kontrahent nie chce dopełnić swojego obowiązku i wstrzymuje się przed dopełnieniem formalności? W takich sytuacjach wymuszenie wydania dokumentów do rozliczenia kontraktu staje się niezbędne, aby zamknąć inwestycję i uzyskać zapłatę. Jak legalnie przeprowadzić tę procedurę i od kiedy w takich sprawach można naliczać odsetki od niezapłaconego wynagrodzenia?
Dokumenty niezbędne, aby prawidłowe wykonanie zobowiązania było skuteczne
Umowa jest podstawowym dokumentem potwierdzającym zawarcie określonego zobowiązania. W zależności od specyfiki danego kontraktu dołączane są do niego różnego rodzaju załączniki, np. protokoły odbioru częściowego i końcowego, atesty, certyfikaty jakości, deklaracje zgodności materiałów, dokumentacja powykonawcza, a także wszelkie instrukcje obsługi czy karty gwarancyjne. Obowiązek przekazania dokumentacji może wynikać bezpośrednio z postanowień umowy, przepisów szczególnych, właściwości zobowiązania albo obowiązku współdziałania stron przy jego wykonaniu. W praktyce dokumentacja techniczna, powykonawcza, certyfikaty, protokoły odbioru czy instrukcje mogą stanowić element świadczenia wykonawcy albo odrębny obowiązek pozostający w ścisłym związku z wykonaniem umowy. Ocena zależy jednak od treści konkretnego stosunku prawnego. Wierzyciel, który odbiera przedmiot umowy lub dokonuje płatności, ma prawo oczekiwać kompletnego zestawu dokumentacji. Bez niej dysponowanie rzeczą lub obiektem bywa niemożliwe lub niezgodne z prawem budowlanym czy administracyjnym. Z kolei dla wykonawcy dysponowanie podpisanymi protokołami oraz dowodami przekazania dokumentacji stanowi najskuteczniejszą tarczę chroniącą przed bezpodstawnymi zarzutami nienależytego wykonania umowy. Zatajenie lub bezprawne zatrzymanie tych akt przez jedną ze stron niweczy gospodarczy sens transakcji i wywołuje dotkliwe skutki, uniemożliwiając chociażby legalne zamknięcie inwestycji budowlanej czy prawidłowe rozliczenie podatkowe transakcji.
Źródłem obowiązku wydania dokumentacji związanej z realizacją kontraktu jest przede wszystkim sama umowa stron. Zgodnie z treścią art. 354 Kodeksu cywilnego dłużnik powinien wykonać zobowiązanie zgodnie z jego treścią i w sposób odpowiadający jego celowi społeczno-gospodarczemu oraz zasadom współżycia społecznego, a jeżeli istnieją w tym zakresie ustalone zwyczaje – także w sposób odpowiadający tym zwyczajom. Zgodnie z art. 354 § 2 k.c. w taki sam sposób powinien współdziałać przy wykonaniu zobowiązania wierzyciel. W realiach obrotu gospodarczego wydanie dokumentacji technicznej, powykonawczej, rozliczeniowej czy protokołów odbioru stanowi integralną część zobowiązania głównego lub ściśle z nim powiązane zobowiązanie uboczne, bez którego osiągnięcie gospodarczego celu umowy staje się niemożliwe lub znacznie utrudnione. Jeżeli obowiązek wydania dokumentacji wynika z umowy lub przepisów prawa, odmowa jej przekazania może stanowić niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania w rozumieniu art. 471 k.c. Jeżeli wskutek takiego naruszenia wierzyciel poniósł szkodę pozostającą w adekwatnym związku przyczynowym z działaniem lub zaniechaniem dłużnika, może dochodzić jej naprawienia na zasadach określonych w art. 471 i nast. k.c.
W kontekście umów o dzieło lub umów o roboty budowlane kluczowe znaczenie ma instytucja odbioru. W przypadku umowy o roboty budowlane inwestor co do zasady ma obowiązek dokonania odbioru prawidłowo wykonanych robót. Samo występowanie wad lub usterek nie zawsze uzasadnia odmowę odbioru. W orzecznictwie przyjmuje się, że zasadnicze znaczenie ma charakter wad, a w szczególności to, czy mają one charakter istotny i uniemożliwiają korzystanie z obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem. W sytuacji, gdy wykonawca zrealizował dzieło lub roboty, a opór zamawiającego polega na bezpodstawnym uniemożliwianiu sfinalizowania procedury odbiorowej i zatrzymywaniu dokumentacji, wykonawca może dochodzić zapłaty wynagrodzenia, a jeżeli poniósł szkodę – także jej naprawienia na ogólnych zasadach odpowiedzialności kontraktowej. W orzecznictwie Sądu Najwyższego podkreśla się znaczenie obowiązku współdziałania stron przy wykonywaniu umowy. W wyroku z 22 czerwca 2007 r., V CSK 99/07, SN przypomniał m.in., że kara umowna należy się wierzycielowi tylko wtedy, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest następstwem okoliczności, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Jeżeli zatem opóźnienie wynika z tego, że inwestor nie dostarczył w terminie niezbędnej dokumentacji lub materiałów, trzeba ocenić, czy i w jakim zakresie w ogóle obciąża ono wykonawcę.
Strony umowy o roboty budowlane mogą skutecznie dokonać modyfikacji jej postanowień (w tym w zakresie formy czynności prawnej) w sposób dorozumiany lub ustny po wykonaniu zamówienia. Jeżeli do opóźnienia w realizacji lub zakończeniu przedmiotu umowy doszło z przyczyn leżących po stronie inwestora, który nie współdziałał w wykonaniu zobowiązania – w szczególności poprzez niedostarczenie w terminie niezbędnej dokumentacji lub materiałów albo przez bezpodstawną odmowę zapłaty i odbioru – zamawiającemu nie przysługuje uprawnienie do naliczania kar umownych za zwłokę.
Skutki finansowe braku dokumentacji – podatki i odsetki od wynagrodzenia
Zatrzymanie dokumentacji związanej ze zobowiązaniem wywołuje dotkliwe skutki na gruncie prawa podatkowego, w szczególności w podatku od towarów i usług oraz w podatku dochodowym od osób prawnych lub fizycznych. Zgodnie z art. 86 ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. W przypadku faktury wystawionej w KSeF za datę jej otrzymania uznaje się dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego w tym systemie. W praktyce gospodarczej kontrahenci często wystawiają faktury częściowe lub końcowe, lecz odmawiają wydania dokumentów odbiorowych lub specyfikacji, co w ocenie organów podatkowych może utrudniać weryfikację rzeczywistego zdarzenia gospodarczego. Brak dokumentacji związanej z wykonaniem umowy może natomiast utrudnić podatnikowi wykazanie rzeczywistego przebiegu transakcji w razie kontroli podatkowej. Dotyczy to w szczególności sytuacji, w których charakter świadczenia powoduje, że protokół odbioru, dokumentacja techniczna lub inne dokumenty stanowią istotny dowód wykonania usługi albo dostawy. Sam brak określonego dokumentu nie przesądza jednak automatycznie o utracie prawa do odliczenia VAT ani o wyłączeniu wydatku z kosztów podatkowych – znaczenie ma całokształt dokumentacji i okoliczności konkretnej transakcji.
Ciężar dowodu w zakresie wykazania poniesienia kosztu oraz rzetelności transakcji spoczywa w praktyce przede wszystkim na podatniku. Brak dokumentacji rozliczeniowej, certyfikatów czy protokołów może utrudnić sprostanie temu obowiązkowi dowodowemu w trakcie ewentualnej kontroli podatkowej lub celno-skarbowej. W praktyce warto jednak zachować korespondencję z kontrahentem oraz dokumentować podejmowane działania zmierzające do uzyskania brakujących dokumentów. Może to mieć znaczenie dowodowe w razie późniejszego sporu z kontrahentem lub kontroli podatkowej.
Jeżeli termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania, świadczenie powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania. Jeżeli świadczenie pieniężne ma określony w umowie termin zapłaty, jego niespełnienie w tym terminie co do zasady prowadzi do opóźnienia i powstania prawa do odsetek. Jeżeli natomiast termin zapłaty nie został określony, zastosowanie może znaleźć art. 455 k.c., zgodnie z którym świadczenie powinno zostać spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika. W transakcjach handlowych wysokość odsetek może być określana na podstawie przepisów ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, o ile spełnione są przesłanki jej zastosowania.
Wierzycielowi może również przysługiwać, bez wezwania, rekompensata za koszty odzyskiwania należności. Jej wysokość wynosi obecnie równowartość 40, 70 albo 100 euro, zależnie od wartości świadczenia pieniężnego, zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Wymuszenie wydania dokumentów do rozliczenia kontraktu – jak przeprowadzić procedurę?
Wymuszenie wydania dokumentacji nie jest prostym zadaniem i wymaga podjęcia konkretnych działań. Pierwszym praktycznym krokiem powinno być skierowanie do kontrahenta pisemnego wezwania do wykonania obowiązku, w którym należy dokładnie wskazać brakujące dokumenty, podstawę obowiązku ich przekazania oraz termin ich wydania. Jeżeli niewydanie dokumentacji wpływa również na wymagalność wynagrodzenia, w tym samym piśmie można wezwać do zapłaty należności.
Na gruncie prawa cywilnego podstawowym instrumentem jest wytoczenie powództwa o nakazanie wydania dokumentów. Powództwo to można połączyć z roszczeniem o zapłatę wynagrodzenia lub odszkodowanie za nienależyte wykonanie umowy. W pozwie można również zawnioskować o zabezpieczenie roszczenia na czas trwania procesu, np. przez zakaz zbywania lub niszczenia dokumentacji albo nakaz złożenia jej do depozytu sądowego. Zabezpieczenie co do zasady nie może jednak zmierzać do zaspokojenia roszczenia (art. 731 k.p.c.), dlatego żądanie wydania dokumentów powodowi już na tym etapie może zostać uznane za niedopuszczalne. Powód musi uprawdopodobnić roszczenie oraz interes prawny w udzieleniu zabezpieczenia, czyli to, że bez niego wykonanie przyszłego wyroku lub osiągnięcie celu postępowania będzie niemożliwe albo poważnie utrudnione (art. 730¹ k.p.c.). Sąd w wyroku uwzględniającym powództwo nakazuje wydanie dokumentów, a w razie uporczywego uchylania się dłużnika od wykonania prawomocnego wyroku wierzyciel może wszcząć egzekucję świadczeń niepieniężnych za pośrednictwem komornika. Sposób egzekucji zależy od charakteru obowiązku określonego w tytule wykonawczym. Jeżeli obowiązek polega na wydaniu oznaczonej rzeczy ruchomej, zastosowanie może znaleźć art. 1041 k.p.c. W przypadku obowiązku wykonania czynności, której nie może wykonać inna osoba, zastosowanie znajdują natomiast przepisy dotyczące egzekucji czynności niezastępowalnych, w szczególności art. 1050 k.p.c. Dlatego już na etapie formułowania żądania pozwu należy zadbać o jego precyzyjne określenie.
Co do zasady spór dotyczący niewydania dokumentacji, do której wydania kontrahent zobowiązał się w umowie, ma charakter cywilnoprawny. Samo niewykonanie obowiązku umownego nie oznacza automatycznie popełnienia przestępstwa. Odpowiedzialność karna może wchodzić w grę dopiero wtedy, gdy zachowanie kontrahenta jednocześnie realizuje znamiona konkretnego czynu zabronionego. Może tak być np. wtedy, gdy kontrahent niszczy lub ukrywa dokument, którym nie ma prawa wyłącznie rozporządzać (art. 276 Kodeksu karnego). Z tego względu przed skierowaniem zawiadomienia do organów ścigania należy odrębnie ocenić, czy w sprawie występują przesłanki odpowiedzialności karnej.
Przykład 1.
Spółka budowlana ukończyła remont hali magazynowej, oddając ją w faktyczne użytkowanie inwestorowi. Wykonawca przekazał dokumentację powykonawczą i certyfikaty, a następnie zażądał podpisania protokołu odbioru końcowego, który zgodnie z umową stanowi podstawę rozliczenia końcowego. Inwestor odmówił. Powołując się na drobne rysy posadzki, nie podpisał protokołu i wstrzymał zapłatę ostatniej transzy wynagrodzenia, choć termin zapłaty wskazany w umowie i na fakturze końcowej już upłynął. Czy inwestor może skutecznie odmówić zapłaty wynagrodzenia z powodu braku podpisanego protokołu odbioru i od kiedy wykonawca może naliczać odsetki?
Nie. Zgodnie z art. 647 k.c. inwestor jest zobowiązany do odbioru wykonanych robót i zapłaty wynagrodzenia. W orzecznictwie przyjmuje się, że wady nieistotne, które nie uniemożliwiają korzystania z obiektu zgodnie z jego przeznaczeniem, nie uzasadniają odmowy odbioru – dają natomiast inwestorowi prawo żądania ich usunięcia (wyrok SN z 7 marca 2013 r., II CSK 476/12). Drobne rysy posadzki takiego charakteru nie mają, a inwestor faktycznie korzysta z hali. Bezpodstawna odmowa podpisania protokołu narusza więc obowiązek współdziałania (art. 354 § 2 k.c.) i nie pozbawia wykonawcy prawa do wynagrodzenia. Wykonawcy przysługują bez wezwania odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych od dnia następującego po upływie terminu zapłaty wskazanego w umowie i na fakturze (art. 7 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych) oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności (art. 10 tej ustawy). Jeżeli umowa przewiduje odbiór jako badanie zgodności robót z umową, termin zapłaty liczy się od dnia jego zakończenia, a samo badanie nie może trwać dłużej niż 30 dni od dnia otrzymania usługi (art. 9 tej ustawy). Przedsiębiorca powinien doręczyć inwestorowi ostateczne przedsądowe wezwanie do odbioru i zapłaty, a w razie braku reakcji wnieść pozew o zapłatę wynagrodzenia wraz z odsetkami.
Podsumowanie
Bezpodstawna odmowa przekazania dokumentacji, jeżeli obowiązek jej wydania wynika z umowy lub przepisów prawa, może stanowić nienależyte wykonanie zobowiązania. W zależności od okoliczności wierzyciel może dochodzić wykonania obowiązku wydania dokumentów, a także naprawienia szkody powstałej wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Szczególnej uwagi wymaga kwestia wynagrodzenia i odsetek. Brak podpisanego protokołu odbioru nie zawsze oznacza, że wykonawca traci możliwość dochodzenia zapłaty, jednak data wymagalności wynagrodzenia zależy od treści umowy oraz okoliczności konkretnej sprawy. Jeżeli świadczenie pieniężne stało się wymagalne i nie zostało zapłacone w terminie, wierzyciel może dochodzić należnych odsetek, a w przypadku transakcji handlowej – również rekompensaty za koszty odzyskiwania należności na zasadach określonych w ustawie. W praktyce pierwszym krokiem powinno być precyzyjne wezwanie kontrahenta do przekazania dokumentacji, a w razie braku reakcji – rozważenie dochodzenia roszczenia na drodze sądowej.
