Poradnik Przedsiębiorcy

Ile wynoszą pracownicze koszty uzyskania przychodów?

Podatnik zatrudniając pracownika na podstawie umowy o pracę, określa mu wysokość wynagrodzenia. Stanowi ono przychód pracownika. Ponosi on również koszty związane z wykonywaniem swoich zadań służbowych. Powyższe koszty są potrącane przez pracodawcę. Ile wynoszą koszty uzyskania przychodów? Sprawdzamy.

Wynagrodzenie za pracę jako źródło przychodów

Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej jako ustawa o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem tych wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 9 ust. 2 ustawy o PIT dochodem ze źródła przychodów, jeżeli przepisy art. 24–25 oraz art. 30f nie stanowią inaczej, jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przychodów przekraczają sumę przychodów, różnicą jest strata ze źródła przychodów.

Koszty uzyskania przychodów – jaka jest ich wysokość?

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Koszty uzyskania przychodów są określone przez ustawodawcę. Z dniem 1 października 2019 roku weszła w życie ustawa o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw zgodnie z którą KUP z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:

  1. wynoszą 250 zł miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 3 000 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

  2. nie mogą przekroczyć łącznie 4 500 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;

  3. wynoszą 300 zł miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 3 600 zł, w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;

  4. nie mogą przekroczyć łącznie 5 400 zł za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Określone powyżej roczne limity kosztów uzyskania przychodu będą obowiązywały od 2020 roku. Natomiast przy obliczaniu podatku za 2019 r. koszty uzyskania przychodów za rok podatkowy wyniosą w sumie:

  1. nie więcej niż 1 751 zł 25 gr –  w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej. Nie mogą one również przekroczyć łącznie kwoty 2 626 zł 54 gr – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z kilku umów;
  2. nie więcej niż 2 151 zł 54 gr – w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Nie mogą one również przekroczyć łącznie kwoty 3 226 zł 92 gr – w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z kilku tytułów, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Do dnia 30.09.2019 roku koszty uzyskania przychodu wynosiły odpowiednio:

  1. 111 zł 25 gr w przypadku gdy podatnik uzyskiwał przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej (za rok podatkowy nie więcej niż 1335 zł). Koszty nie mogły przekroczyć łącznie 2002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskiwał przychody równocześnie z kilku tytułów.
  2. 139 zł 06 gr miesięcznie w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę (za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1668 zł 72 gr).  Koszty nie mogły przekroczyć łącznie 2502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskiwał przychody równocześnie z kilku tytułów.

Miejsce zamieszkania

Jak zauważyliśmy, wysokość kosztów uzyskania przychodów pracownika zależy od miejsca jego zamieszkania oraz liczby stosunków pracy. Przepisy prawa podatkowego nie precyzują co należy rozumieć pod pojęciem „stałego” i „czasowego” zamieszkania, o którym mowa w ww. przepisie. 

Zgodnie z art. 25 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu.

W myśl art. 32 ust. 5 ustawy o PIT zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje podwyższone koszty uzyskania przychodów, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie. Stosownie do art. 32 ust. 3a ustawy o PIT oświadczenia, o którym mowa w ust. 3, nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Zgodnie art. 22 ust. 13 ustawy, przepisów ust. 2 pkt 3 i 4 oraz ust. 11 nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

Poniżej przedstawimy przykłady związane z tematyką pracowniczych kosztów uzyskania przychodów i ich rozliczeń.

Przykład 1.

Pracownik był zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę przez cały rok 2019. Oba zakłady pracy znajdowały się w miejscowości jego zamieszkania. Każdy z pracodawców, wystawiając informację PIT-11, wykazał kwotę kosztów w wysokości 1 751 zł 25 gr. W jakiej wysokości koszty winny zostać rozliczone w PIT-37?

W takiej sytuacji powinno się wykazać w zeznaniu rocznym koszty uzyskania przychodów w wysokości 2 626 zł 54 gr.

Przykład 2.

Pracownik był zatrudniony na podstawie dwóch umów o pracę w 2019 roku. Zakłady pracy mieściły się poza miejscem jego zamieszkania. Jedna umowa trwała cały rok, natomiast druga tylko trzy miesiące.

W takiej sytuacji podatnik w zeznaniu PIT-37 ma prawo do wykazania kosztów uzyskania przychodów w wysokości 3 226 zł 92 gr, mimo że druga umowa nie trwała cały rok.

Przykład 3.

Z powodu opóźnienia wypłat pracownik otrzymał w czerwcu wynagrodzenie za więcej niż jeden miesiąc (za maj i czerwiec). Pracodawca pomimo wypłaty dwóch wynagrodzeń, przychód obniżył o koszty uzyskania przychodu przysługujące w jednym miesiącu. Czy postąpił słusznie?

Tak, w przedstawionej sytuacji pracodawca postąpił prawidłowo. Pracownik dokonując rocznego rozliczenia, zweryfikuje przysługujące mu koszty uzyskania przychodu i odliczy je w prawidłowej wysokości.

Faktyczne koszty uzyskania przychodów

Jak to już wyżej przedstawiliśmy, koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy, zgodnie z zasadą ustanowioną w art. 22 ust. 2 ustawy, określone zostały więc w kwocie zryczałtowanej.

Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od powyższej zasady ustalania kosztów uzyskania przychodów. Został on zawarty w art. 22 ust. 11 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Wykładnia gramatyczna art. 22 ust. 11 ustawy o PIT wskazuje, że koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy podatnik może przyjąć w wysokości faktycznie poniesionych tylko wówczas, gdy spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:

  1. wydatki dotyczą dojazdu do zakładu pracy lub zakładów pracy środkami transportu wskazanymi w tym przepisie,

  2. zostały faktycznie poniesione przez podatnika i są wyższe od określonych ustawowo kosztów zryczałtowanych,

  3. zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.

Przykład 4.

Pracownik był zatrudniony poza miejscem zamieszkania przez cały rok. Od kwietnia do września kupował imienne bilety komunikacji miejskiej. W pozostałej części roku biletów nie kupował. Czy w takim przypadku wydatki na powyższe bilety będzie mógł uwzględnić w rozliczeniu rocznym?

Za cały rok stosuje się albo koszty zryczałtowane, albo faktycznie poniesione. Tym samym nie możemy wykazywać w zeznaniu kosztów zryczałtowanych za część roku i kosztów faktycznie poniesionych. Przy czym, jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów są niższe od wydatków, które poniósł podatnik przez okres 6 miesięcy na dojazdy do zakładu pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, to w rocznym rozliczeniu może przyjąć te wyższe koszty. To znaczy, że w rocznym rozliczeniu możemy przyjąć koszty, które są wyższe.