Płatność kartą a ZAW-NR - czy trzeba składać zawiadomienie?

W sytuacji, gdy płatność należności ma miejsce na rachunek bankowy inny niż ten wskazany na białej liście VAT, podatnik może utracić możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak, czy w przypadku opłacenia faktury za pomocą karty płatniczej, konieczne jest dopełnienie formalności związanych ze złożeniem zawiadomienia ZAW-NR.

Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu kwot transakcji dokonanych z naruszeniem obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego

Zgodnie z art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny.

Stosownie zaś do treści art. 22p ust. 2 tej ustawy w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:

1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów, albo
2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody

– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

W myśl art. 22p ust. 4 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przepisów ust. 1 pkt 2 i ust. 2 w zakresie, w jakim przepisy te dotyczą płatności dokonanej z naruszeniem ust. 1 pkt 2, nie stosuje się, jeżeli zapłata należności przez podatnika została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a podatnik złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR (o którym mowa w art. 117ba § 3 pkt 2 Ordynacji podatkowej), do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał zapłaty należności, w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu.

Zgodnie z art. 96b ust. 1 Ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów:

1. w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo które wykreślił z rejestru jako podatników VAT;
2. zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

Wskazany wyżej wykaz zawiera numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku ˗ Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo˗kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym.

Z kolei w myśl art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zatem stwierdzić należy, że przy transakcjach, w których stronami są przedsiębiorcy, obowiązuje limit 15 000 zł dla płatności gotówkowych, a transakcje powyżej wskazanej kwoty muszą być dokonywane za pośrednictwem rachunku płatniczego, jeżeli podatnik chce uniknąć konsekwencji w postaci utraty możliwości zaliczenia w podatku dochodowym od osób fizycznych wydatku do kosztów uzyskania przychodów (art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców).

W takim przypadku płatność powinna być zawsze dokonana na rachunek zawarty w wykazie. Dokonanie płatności w tej sytuacji na rachunek płatniczy, który nie jest zawarty w wykazie, będzie traktowane jako działanie niezgodne z wprowadzonymi przepisami i oznaczać będzie zastosowanie przewidzianych sankcji.

Zaliczenie do kosztów możliwe będzie w dacie dokonania prawidłowych płatności z zachowaniem ustawowych warunków. Z przepisu art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie wynika, że opłacenie faktur przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, uniemożliwia zaliczenie do kosztów wydatków z takich faktur.

Z kolei w przypadku ich wcześniejszego zaliczenia do kosztów, na podstawie art. 22p ust. 2 omawianej ustawy podatkowej, koszty powinny zostać zmniejszone (albo zwiększone przychody), w miesiącu dokonania płatności z pominięciem rachunku znajdującego się w wykazie „białej listy VAT”.

Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu a obowiązek ZAW-NR przy płatnościach

W sytuacji, gdy nabywca dokona płatności za towar lub usługę na rachunek spoza białej listy, może uchylić się od omawianej sankcji poprzez złożenie zawiadomienia ZAW-NR. Zgodnie z art. 117ba §  Ordynacji podatkowej zawiadomienie to zawiera:

1. numer identyfikacyjny, firmę (nazwę) oraz adres siedziby albo, w przypadku podatnika będącego osobą fizyczną, imię i nazwisko oraz adres stałego miejsca prowadzenia działalności, a w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności – adres miejsca zamieszkania podatnika, który dokonał zapłaty należności;
2. dane wystawcy faktury wskazane na fakturze (numer identyfikacyjny, nazwę albo imię i nazwisko oraz adres);
3. numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności;
4. wysokość należności zapłaconej przelewem na rachunek, o którym mowa w pkt 3, i dzień zlecenia przelewu na ten rachunek.

W kontekście rozpatrywanego zagadnienia należy wskazać, że uregulowanie płatności kartami płatniczymi nie mieści się w zakresie użytej w ustawie zmieniającej terminologii „płatność dokonana przelewem”. Regulacje ustawy o usługach płatniczych (przykładowo przy kartach płatniczych) określają te płatności jako „zlecenie płatnicze”, czyli oświadczenie płatnika lub odbiorcy skierowane do jego dostawcy zawierające polecenie wykonania transakcji płatniczej. Tym samym, skoro nie jest to przelew, dokonanie płatności kartą nie mieści się w zakresie regulacji wskazanej wyżej normy prawnej (tak uznał Minister Finansów w objaśnieniach podatkowych z 20 grudnia 2019 roku w sprawie wykazu VAT).

Przykład 1.

Pan Adam otrzymał od sprzedawcy fakturę na kwotę 30 000 zł. Sprzedawca udostępnił możliwość zapłaty kartą płatniczą. Po dokonaniu płatności okazało się, że rachunek rozliczeniowy wykorzystywany przez operatora płatności nie figuruje w wykazie podatników VAT, o którym mowa w art. 96b ustawy o VAT. Czy pan Adam ma obowiązek składania zawiadomienia ZAW-NR? Nie, w opisanym przypadku kupujący nie ma obowiązku składania formularza ZAW-NR, ponieważ płatność została dokonana kartą, a nie przelewem. Ograniczenia wynikające z treści art. 22p ustawy o PIT nie znajdą w tym przypadku zastosowania.

Podsumowując, należy wskazać, że zapłata za fakturę przy pomocy karty płatniczej nie będzie skutkowała poniesieniem negatywnych konsekwencji podatkowych w postaci utraty możliwości zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu w podatkach PIT. Kupujący taki wydatek może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów i jednocześnie nie ma obowiązku składania zawiadomienia ZAW-NR.