Sprzedaż z kilku kas fiskalnych w JPK - najważniejsze informacje

Dane wynikające ze sprzedaży zewidencjonowanej przy pomocy kasy fiskalnej podlegają wykazaniu w pliku JPK celem ustalenia podstawy obliczenia podatku należnego za dany okres rozliczeniowy. Jednocześnie w sytuacji, gdy podatnik prowadzi sprzedaż poprzez kilka kas rejestrujących, może powstać wątpliwość w kwestii tego, w oparciu na jakim dokumencie należy dokonać zapisów w JPK. W artykule szczegółowo omawiamy jak wygląda sprzedaż z kilku kas fiskalnych i jej rozliczenie.

Kasa rejestrująca i obowiązki związane z raportami fiskalnymi

Art. 111 ust. 1 ustawy VAT określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1 ustawy, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej. 

Ponadto zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy VAT podatnicy mają obowiązek wystawiać przy zastosowaniu kas rejestrujących dokumenty inne niż paragony dotyczące sprzedaży lub pracy tych kas. W zakresie innych dokumentów wystawianych przy pomocy kas rejestrujących należy sięgnąć do treści rozporządzenia w sprawie kas, gdzie w §  6 ust. 1 pkt 3 i pkt 3 czytamy, że podatnicy, prowadząc ewidencję:

• wystawiają raport fiskalny dobowy po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym;
• wystawiają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu (w przypadku kas on-line zamiast raportu fiskalnego okresowego (miesięcznego) podatnicy mogą wystawić łączny raport fiskalny okresowy (miesięczny)).

Podobny obowiązek obejmuje również tych podatników, którzy korzystają z kas on-line. W myśl bowiem §  19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają:

• raporty fiskalne dobowe w postaci elektronicznej;
• raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
• raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
• łączne raporty fiskalne okresowe, w tym miesięczne, w postaci papierowej;
• łączne raporty fiskalne rozliczeniowe w postaci papierowej;
• raporty fiskalne zdarzeń w postaci papierowej.

Wskazane rozporządzenie zawiera również legalną definicję ww. pojęć. Otóż w myśl §  2 pkt 27 rozporządzenia, ilekroć jest mowa o raporcie fiskalnym dobowym, raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, raporcie fiskalnym rozliczeniowym, łącznym raporcie fiskalnym okresowym, w tym miesięcznym, i łącznym raporcie fiskalnym rozliczeniowym – rozumie się przez to odpowiednio pełny lub skrócony raport fiskalny zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku odpowiednio za daną dobę, wybrany okres lub cały okres pracy kasy.

Sprzedaż z kilku kas fiskalnych - dokumenty będące podstawą rozliczenia

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

• rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;
• kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;
• kontrahentów;
• dowodów sprzedaży i zakupów.

Zgodnie z art. 109 ust. 3b ustawy VAT podatnicy są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji. Do składania JPK_VAT zobowiązani są wszyscy zarejestrowani czynni podatnicy podatku od towarów i usług. 

Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług wprowadziło plik stanowiący połączenie składanych dotychczas odrębnie informacji o prowadzonej ewidencji w formie pliku JPK_VAT i deklaracji. Plik JPK dla potrzeb VAT powinien zawierać m.in. informacje o dostawach niektórych wyrobów i świadczonych usługach wraz z odpowiednim ich oznaczeniem oraz oznaczenia dowodów sprzedaży i zakupów.

Z § 10 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia wynika, że ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku należnego, tj. wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające z dokumentów zbiorczych o sprzedaży z kas rejestrujących.

Natomiast § 10 ust. 5 rozporządzenia stanowi, że ewidencja zawiera następujące oznaczenia dowodów sprzedaży:

1. „RO” – dokument zbiorczy o sprzedaży z kas rejestrujących;
2. „WEW” – dowód wewnętrzny;
3. „FP” – faktura, o której mowa w art. 109 ust. 3d ustawy.

Problematykę związaną z ewidencjonowaniem sprzedaży przy użyciu kilku kas rejestrujących analizował Dyrektor KIS w interpretacji z 5 września 2024 roku (nr 0112-KDIL3.4012.493.2024.1.EW). W treści tego pisma możemy przeczytać, że mając na uwadze Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 roku w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług, sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej musi być uwzględniona w ewidencji VAT na podstawie dobowego lub miesięcznego raportu fiskalnego. 

Natomiast w przypadku użytkowania kilku kas można jednym zapisem wprowadzać sprzedaż z kilku kas. Raport taki oznaczany jest w rejestrze sprzedaży jako dokument „RO”. Podkreślić należy, że ujmowanie raportu fiskalnego „RO” jest obligatoryjne bez względu na to, czy podatnik rejestruje sprzedaż na kasie fiskalnej, działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy jest to efektem decyzji podatnika. W obu przypadkach rozliczenie sprzedaży ujętej w kasie rejestrującej dokonywane jest na podstawie raportu kasowego. 

W świetle powyższej interpretacji zgodne z przepisami rozporządzenia jest zsumowanie wartości wynikających z raportów miesięcznych ze wszystkich kas rejestrujących i objęcie wartości sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokości podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku, jednym dowodem zbiorczym „RO”. Jednocześnie jednak podkreślamy, że jest to prawo, a nie obowiązek podatnika, co oznacza, że poprawne jest ewidencjonowanie sprzedaży na podstawie odrębnych zapisów zbiorczych dla każdej z kas fiskalnych posiadanych przez podatnika.

[alert-info]Podatnicy VAT mogą ewidencjonować dane w JPK_VAT z kilku kas fiskalnych zarówno na podstawie pojedynczych dokumentów zbiorczych z konkretnych kas, jak i przy zastosowaniu jednego zbiorczego dokumentu obejmującego wszystkie kasy./alert-info]

Końcowo należy wskazać, że sprzedaż z kilku kas fiskalnych generuje obowiązek specjalnego oznaczenia zbiorczych dokumentów będących podstawą zapisów wartości sprzedaży kodem „RO”.