Plan kont jest kluczowym elementem systemu księgowego każdej jednostki gospodarczej stanowiącym podstawę do prowadzenia ewidencji operacji finansowych. W artykule przedstawimy, czym są konta syntetyczne i analityczne, oraz wskażemy zasady funkcjonowania tych kont i korzyści, jakie niesie ze sobą ich odpowiednie zastosowanie w praktyce rachunkowej.
Plan kont w jednostce prowadzącej księgi rachunkowe
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, a w szczególności dotyczące sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
- zakładowego planu kont ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej;
- wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych;
- opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera – opisu systemu informatycznego zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji.
Zakładowy plan kont to zestawienie kont obejmujące ich nazwy i numery, które zostało opracowane specjalnie dla danej jednostki gospodarczej, z uwzględnieniem specyfiki jej działalności, struktury organizacyjnej oraz potrzeb informacyjnych odbiorców sprawozdań finansowych. Struktura planu kont powinna zapewniać możliwość rejestrowania wszystkich operacji gospodarczych występujących w jednostce oraz umożliwiać rozliczenie podatków czy sporządzenie sprawozdania finansowego. Odpowiedzialność za przygotowanie tego planu leży po stronie kierownika jednostki. Należy mieć na uwadze, że opracowanie i wdrożenie właściwego planu kont jest niezbędne do zapewnienia przejrzystości, dokładności oraz zgodności z obowiązującymi przepisami rachunkowości.
Konta syntetyczne i analityczne – charakterystyka
Zakładowy plan kont zazwyczaj jest zorganizowany w 9 zespołach kont oznaczonych numerami od 0 do 8. Poszczególne zespoły zawierają konta zbliżone pod względem charakteru lub powiązań z elementami sprawozdania finansowego. W ramach zespołów wyróżniamy grupy i podgrupy mające na celu dokładniejsze ujęcie ewidencjonowanych zasobów majątkowych jednostki. Konta tworzone w ramach danego zespołu powinny być powiązane według treści ekonomicznej z nazwą danego zespołu. W zakładowym planie kont wyróżnia się konta księgi głównej (tzw. konta syntetyczne) oraz konta ksiąg pomocniczych (tzw. konta analityczne). Zakładowy plan kont jest w istocie strukturą, która porządkuje wszystkie konta księgowe używane przez firmę, zarówno syntetyczne, jak i analityczne, w sposób umożliwiający systematyczne i spójne rejestrowanie oraz raportowanie danych finansowych.
Konta syntetyczne i analityczne pełnią różne, ale wzajemnie uzupełniające się funkcje
Wszystkie konta, na których wykazuje się ogólne dane w zakresie przedmiotu ich ewidencji, nazywamy kontami syntetycznymi. Określa się je także mianem kont zbiorczych służących do rejestrowania ogólnych danych o majątku, zobowiązaniach i wynikach finansowych przedsiębiorstwa.
O liczbie kont syntetycznych decydują przede wszystkim potrzeby jednostki. Do efektywnego nią zarządzania stosowanie wyłącznie kont syntetycznych nie jest wystarczające. Nie wystarczy informacja o globalnej wartości majątku trwałego, materiałów, wyrobów, sum należności od odbiorców i zobowiązań wobec dostawców. Rachunkowość musi bowiem w celach kontrolnych dostarczać informacji o każdym rodzaju majątku trwałego, każdym rodzaju materiału, wyrobu czy o stanach należności i zobowiązań dotyczących konkretnych odbiorców i dostawców. W związku z tym powstaje konieczność prowadzenia kont szczegółowych, czyli kont analitycznych nazywanych także kontami ksiąg pomocniczych. Kontami analitycznymi są konta służące do szczegółowej ewidencji poszczególnych rodzajów środków lub źródeł ich pochodzenia bądź też wybranych elementów procesów gospodarczych. Konta analityczne umożliwiają zatem szczegółową ewidencję operacji gospodarczych, co pozwala na precyzyjniejsze zarządzanie i analizę finansową.
Trzeba mieć na uwadze, że obroty na kontach syntetycznych muszą być zgodne z obrotami na właściwych kontach analitycznych. Oznacza to, że suma obrotów strony Wn konta syntetycznego musi być równa sumie ogólnej obrotów stron Wn właściwych kont analitycznych. To samo odnosi się do sumy obrotów strony Ma i sald końcowych. Zgodność kont analitycznych z obrotami konta syntetycznego sprawdza się za pomocą zestawienia obrotów i sald kont analitycznych.
Konta syntetyczne i analityczne – przykłady
Do kont syntetycznych zaliczamy takie konta jak: 010 „Środki trwałe”, 020 „Wartości niematerialne i prawne”, 100 „Kasa”, 200 „Rozrachunki z odbiorcami”, 210 „Rozrachunki z dostawcami”, 220 „Rozrachunki publicznoprawne”, 330 „Towary”, 400 „Amortyzacja” czy 800 „Kapitał (fundusz) podstawowy”.
I tak na przykładzie konta 010 „Środki trwałe” w jego ramach prowadzi się wiele kont analitycznych, które ujmują poszczególne rodzaje środków trwałych. Jednostka może zastosować następujące konta analityczne:
- 011 „Grunty (w tym prawo wieczystego użytkowania gruntu)”;
- 012 „Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej”;
- 013 „Urządzenia techniczne i maszyny”;
- 014 „Środki transportu”;
- 015 „Inne środki trwałe (w tym inwentarz żywy zaliczany do środków trwałych)”.
W ramach konta syntetycznego 020 „Wartości niematerialne i prawne” jednostka może wyróżnić następujące konta analityczne:
- 021 „Koszty zakończonych prac rozwojowych”;
- 022 „Wartość firmy”;
- 023 „Inne wartości niematerialne i prawne”.
Konto syntetyczne 100 „Kasa” może mieć następujące konta analityczne:
- 101 „Kasa krajowych środków pieniężnych”;
- 102 „Kasa zagranicznych środków pieniężnych”.
Konta analityczne w ramach kont syntetycznych 200 „Rozrachunki z odbiorcami”, 210 „Rozrachunki z dostawcami” to imienne konta poszczególnych kontrahentów.
