Poradnik Przedsiębiorcy

Wzór Umowa powierzenia samochodu służbowego z omówieniem

Odpowiedzialność za powierzenie mienia pracownikowi została uregulowana w art. 124 Kodeksu pracy. Do chwili obecnej pracodawcy nie mają obowiązku zawierania tego typu umów ze swoimi pracownikami. Jednakże w przypadku samochodów można mówić o realnym ryzyku w związku z przekazaniem ich do używania podwładnym. Przykładem mogą być kolizje, wypadki czy dalsze udostępnianie auta osobom niepowołanym. Z tego względu warto poświęcić trochę uwagi i sporządzić odpowiednie zapisy umowne.

Ponadto od 1 kwietnia 2014 r. ustawodawca wprowadził na gruncie ustawy o VAT domniemanie mieszanego użytku samochodów. Oznacza to odgórne założenie, że podatnik wykorzystuje pojazdy zarówno w działalności gospodarczej (opodatkowanej) jak również do użytku prywatnego. Na przedsiębiorcy będzie ciążył obowiązek udowodnienia, że samochód wykorzystywany jest tylko w celach gospodarczych.

Ustawa nakłada na podatnika w niektórych przypadkach prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu oraz ustanowienie regulaminu korzystania z pojazdów.

Czym jest umowa powierzenia?

Na gruncie Kodeksu pracy ustawodawca nie zawarł definicji umowy powierzenia. Jedynie w art. 124 tejże ustawy znajdują się regulacje, które określają, jak kształtuje się odpowiedzialność pracownika w tej kwestii.

 

Art. 124

§ 1 Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się:

1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,

2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu.

§ 2. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości również za szkodę w mieniu innym niż wymienione w § 1, powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się.

§ 3. Od odpowiedzialności określonej w § 1 i 2 pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

W myśl definicji słownikowej, przez powierzenie należy rozumieć zlecenie komuś sprawowania jakiejś funkcji lub wykonanie jakiegoś zadania, dać coś komuś do dyspozycji lub na przechowanie.

W praktyce wykształcił się pogląd, że aby doszło do skutecznego powierzenia samochodu, konieczne jest rzeczywiste wyrażenie zgody przez pracownika na przyjęcie odpowiedzialności tak, by nie budziło wątpliwości. Dopuszczalna jest przy tym umowa ustna, jednakże wersja pisemna daje większą gwarancję. Ponadto w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 19 kwietnia 2010, sygn. II PK 307/09, podkreśla się, że oprócz wyrażonej zgody konieczne jest również by powierzenie mienia nastąpiło w taki sposób, aby pracownik wszedł w jego rzeczywiste posiadanie i mógł nim dysponować w warunkach zapewniających możliwość zabezpieczenia mienia przed dostępem osób nieupoważnionych i utrzymania mienia w stanie zgodnym z jego przeznaczeniem, a następnie dokonać jego zwrotu lub wyliczyć się z niego.

Elementy umowy powierzenia

  1. Data i miejsce zawarcia umowy,
  2. Precyzyjne oznaczenie powierzanego samochodu w tym m.in. nazwa, model, data produkcji, numer silnika, numer nadwozia,
  3. Fakultatywnie można opisać powierzenie rzeczy przynależnych do samochodu. Przykładem może być dowód rejestracyjny, polisa ubezpieczeniowa, komplet kluczy czy nawigacja GPS,
  4. Potwierdzenie objęcia przez pracownika pojazdu samochodowego w posiadanie,
  5. Zakres użytkowania samochodu np. zgodnie z jego przeznaczeniem z uwzględnieniem zasad czy innych regulaminów wewnętrznych pracodawcy,
  6. Określenie warunków zwrotu samochodu,
  7. Ukształtowanie odpowiedzialności pracownika z uwzględnieniem dyspozycji art. 124 Kodeksu pracy,
  8. Zapisy odnośnie rozwiązania umowy,
  9. Podpisy stron umowy.

Do pobrania:

pdf
umowa-powierzenia-samochodu-sluzbowego-wzór.pdf druk do ręcznego wypełnienia
doc
umowa-powierzenia-samochodu-sluzbowego-wzór.doc edytowanie, wydrukowanie, zapisywanie