Poradnik Przedsiębiorcy

Organizacja wydarzeń – 10 rzeczy, o których warto pamiętać

Większość z nas lubi uczestniczyć w wydarzeniach. Jest w tym coś ze święta. Czujemy się docenieni, że możemy brać udział w czymś wyjątkowym. Wydarzenia bywają różne. Z punktu widzenia firmy, może to być pretekst do działań marketingowych, ale i budowania wizerunku marki. Może to być również istota naszej firmy – organizacja wydarzeń, a przy tym prowadzenie skutecznego biznesu. Niezależnie od tego, czy będziemy realizować wydarzenia regularnie czy tylko czasami, warto przeczytać ten artykuł. Dzięki temu z pewnością unikniemy wielu problemów.

1. Po co, czyli jaki cel chcemy osiągnąć organizując wydarzenie

Warto odpowiedzieć sobie na pytanie co chcemy osiągnąć organizując dane wydarzenie. Czy powinno mieć one wpływ na sprzedaż, czy raczej na budowę wizerunku marki? Zależy nam na zysku, czy raczej akceptujemy poniesienie kosztów w imię korzyści, które wprost nie są przekładalne na pieniądze? Odpowiedzi na te pytania warto spisać na kartce. Taka konieczność przelania myśli na papier, doskonale porządkuje cele i ułatwia przełożenie założeń w działanie. Warto również zwrócić uwagę, aby dobrze wpasować planowane działania w szerszy kontekst naszej komunikacji marketingowej. Organizacja wydarzeń na ostatnią chwilę i bez głębszego przemyślenia, może być wręcz szkodliwe z punktu widzenia naszej działalności biznesowej.

2. Gdzie, czyli odpowiedni dobór miejsca do organizowanego wydarzenia

Precyzyjna odpowiedź na pierwsze pytanie, ułatwi odpowiedzi na kolejne. Jeśli będziemy wiedzieć po co organizujemy wydarzenie i do kogo je adresujemy, łatwiej będzie oszacować potencjalną liczbę osób, która może nas odwiedzić. Dzięki temu będziemy mogli podjąć decyzję o miejscu realizacji wydarzenia. Czy będzie to siedziba naszej firmy? Może jeden z naszych sklepów? A może warto postawić na miejsce w centrum miasta, albo nawiązać współpracę z jednym z miejscowych centrów handlowych? Na tym etapie planowania warto przygotować kilka pomysłów, ponieważ część z wybranych miejsc, może okazać się niedostępna lub niewłaściwa na nasze potrzeby.

3. Kiedy, czyli jak wybrać termin wydarzenia

W planowaniu istotny jest kalendarz. Po pierwsze, sprawy dość oczywiste – nie powinniśmy planować wydarzenia w święta Bożego Narodzenia i Wielkanoc. Pozostałe dni wolne od pracy, są dobrym pomysłem jeśli pozwala na to profil naszej firmy i z odpowiedzi na dwa pierwsze pytania wynika, że taki czas może być odpowiedni. Święta to jednak nie wszystko. Warto sprawdzić czy w interesujących nas terminach, nie są planowane inne wydarzenia adresowane do tej samej grupy, do której chcemy dotrzeć. Może to być koncert, działania promocyjne naszych konkurentów, premiera filmowa, etc. Pamiętajmy również, że organizacja wydarzeń pochłania dużo czasu. Podpisanie stosownych umów, zarezerwowanie czasu artysty, jeśli jest to elementem naszego programu. Pracochłonne może być również zdobywanie zgód i przygotowanie dokumentacji, jeśli będzie to impreza masowa, o czym nieco więcej powiemy w dalszej części tego artykułu.

4. Organizacja wydarzeń - kto powinien się nią zająć?

Organizacja wydarzeń jest zazwyczaj bardzo pracochłonna. Często wymaga również specjalistycznej wiedzy. Poza tym fakt, że organizujemy wydarzenie nie może powodować zawieszenia działania naszej firmy, bo wszyscy właśnie zajmują się organizacją. Należy więc podjąć decyzję czy do organizacji wyznaczamy jednego z naszych pracowników, czy korzystamy z firmy zewnętrznej. Wynajmujemy konsultanta, który wyszuka dla nas najlepsze oferty ochrony imprezy, sprzątania, etc, czy raczej zatrudniamy dużą agencję eventową, która większość usług zrealizuje we własnym zakresie? Zalety konsultanta to zazwyczaj szerszy zakres działania, łatwość prowadzenia uzgodnień i większa elastyczność czasowa. Agencja eventowa to dobry pomysł, kiedy mamy do czynienia z większym wydarzeniem lub wtedy, gdy planujemy zastosowanie rozbudowanej techniki (scena, nagłośnienie, dodatkowe oświetlenie, etc.) – pracownicy agencji eventowych mają zazwyczaj wypracowane schematy działania, co jest ważne gdy należy skoordynować działania kilku zespołów.

5. Impreza masowa?

Ważną kwestią w kontekście organizacji wydarzenia, jest zastanowienie się czy będzie ono spełniało kryteria imprezy masowej. Kwestie te reguluje ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych. Warto do niej zaglądnąć przede wszystkim aby odpowiedzieć na pytanie, czy planowane przez nas wydarzenie, jest imprezą masową w rozumieniu ustawy. Jeśli tak, spoczywają na nas liczne obowiązki. Ustawa reguluje między innymi kwestię przygotowania dokumentacji, określa minimalną liczbę toalet, jaka powinna być dostępna na miejscu, wprowadza obowiązek zatrudnienia koncesjonowanej agencji ochrony. Konieczne będzie również uzyskanie stosownych zgód na organizację imprezy masowej. Nawet jeśli przejdziemy z powodzeniem tę procedurę, musimy zagwarantować sobie na przygotowania więcej czasu, co wynika przede wszystkim z terminów, jakie poszczególne instytucje mają na odpowiedź związaną z udzieleniem zgody.

6. Organizacja wydarzeń - jak stworzyć scenariusz?

To jeden z kluczowych elementów organizacji wydarzenia. Ciekawy scenariusz potrafi uczynić imprezę niezapomnianą, natomiast źle przygotowany, może spowodować klapę przedsięwzięcia. Scenariusz powinien zawierać nie tylko to, co dzieje się na scenie, ale i działania poza nią. Warto przy tym założyć kilka scenariuszy awaryjnych, związanych na przykład z warunkami pogodowymi. Cenne są również przewidywania dotyczące słabej lub nieoczekiwanie dużej frekwencji, problemów z techniką oraz pewnym opóźnieniem, z jakim reaguje publiczność na próby wciągnięcia jej w zabawę. Scenariusz to także bardzo ważny dokument, który jest podstawą do planowania tego, co jest nam potrzebne do realizacji wydarzenia i jakie urządzenia techniczne powinniśmy zapewnić.

7. Techniczne zaplecze imprezy

Każde wydarzenia wymaga zabezpieczenia technicznego. Czasami potrzebny nam jest tylko wzmacniacz z mikrofonem i głośnikiem, a czasem niezbędne jest przywiezienie kilku ciężarówek sprzętu. Na podstawie scenariusza, możemy przygotować inwentaryzację niezbędnych elementów technicznych. Szczególnej uwagi wymaga zapewnienie prądu, koniecznego do pracy sprzętu. Warto rozważyć także wynajem agregatu prądotwórczego, który będzie pełnił rolę zabezpieczenia w razie problemów z dostawami prądu. To samo dotyczy sieci internetowej. Wiele realizowanych obecnie wydarzeń, transmitowanych jest przez strony organizatora. Ma to na celu dodatkową promocję i zachęcenie jeszcze niezdecydowanych osób do wzięcia udziału w wydarzeniu. W ramach przygotowań technicznych, w naszym notesie powinny się również znaleźć numery telefonów do pogotowia  ratunkowego, technicznego, energetycznego, gazowego, wodno – kanalizacyjnego i do najbliższej jednostki policji. W kryzysowej sytuacji często liczy się czas i nie jest to dobry moment na szukanie numeru telefonu, czy adresu podmiotu, którego pomocy będziemy potrzebowali.

8. Zaplanuj niespodziewane

Była już o tym mowa powyżej, ale powtórzmy – dla własnego spokoju, powinniśmy mieć przygotowane plany awaryjne. Dotyczy to wspomnianych już kwestii technicznych (np. awaria prądu), scenariuszowych (np. nieobecność artysty), ale warto też spojrzeć szerzej na to, co może się nie udać i co warto przygotować. Organizacja wydarzeń będzie zapewne czymś niezwykłym dla naszej firmy. Z pewnością będziemy liczyć na uwagę większej liczby osób niż zwykle. Czy jesteśmy na to przygotowani? Może warto zapewnić liczniejszą obsadę naszej infolinii? Zabezpieczyć obsługę informatyczną naszej strony www? Cenne jest także przygotowanie scenariuszy związanych z kryzysem wizerunkowym, który może być spowodowany nagromadzeniem niekorzystnych komentarzy w internecie, czy innymi gwałtownymi i niespodziewanymi zdarzeniami (np. wypadkiem podczas wydarzenia, w efekcie którego będzie mowa o rannych).

9. Podsumowanie wydarzenia

Ten punkt będziemy naturalnie realizować po zakończeniu wydarzenia. Warto jednak założyć z góry, że takie podsumowanie nastąpi. Warto nadać mu konkretną strukturę, dzięki czemu łatwiej nam będzie porównywać efekty innych prowadzonych działań. Oto elementy proponowanego podsumowania:

  • termin i miejsce wydarzenia,
  • cele jakie chcieliśmy osiągnąć (cele powinny korespondować z naszymi celami biznesowymi – np. wprowadzenie nowego produktu na rynek) i ocena ich efektu w skali punktowej,
  • inwestycja – ile wydaliśmy na realizację działań,
  • przychody – jeśli w trakcie imprezy prowadzona była sprzedaż,
  • zestawienie popełnionych błędów i ich analiza (przyczyna powstania i sposób rozwiązania na przyszłość).

10. Planowanie kolejnych wydarzeń

Wspomnieliśmy już wcześniej, że realizowane przez nas wydarzenia, powinny korespondować z pozostałymi planami naszej firmy. Organizacja wydarzeń to narzędzie rozwoju biznesu, a nie działanie podejmowane pod wpływem chwili. Pomóc w tym może ocena już zrealizowanych imprez, opisana w punkcie 9. Po każdej takiej ocenie, powinniśmy zrewidować nasze plany. Z jednej strony pozwoli to uniknąć powielania tych samych błędów, z drugiej strony, to doskonała szansa na wprowadzanie w życie nowych pomysłów i ich testowanie.

Organizacja wydarzeń nie jest łatwa. Jednocześnie to świetne narzędzie do spotkania z naszymi klientami i partnerami w biznesie. Dzisiejszy świat w dużej mierze oparty jest na marketingu relacji, a nic nie buduje relacji lepiej niż wspólne przeżycia. Nawet, jeśli sami je wykreowaliśmy.