Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w 2024 r.- jak obliczyć?

Urlop wypoczynkowy jest okresem, w którym pracownik nie świadczy pracy. Jednak zatrudnionemu za ten czas przysługuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, które otrzymałby, gdyby wykonywał swoje obowiązki. Aby wypłacić pracownikowi poprawne wynagrodzenie za czas urlopu trzeba wziąć wszystkie składniki wynagrodzenia te stale i także zmienne. 

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy 2024 r.- ustalenie podstawy

Ustalając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, bierzemy pod uwagę pensję zasadniczą oraz inne świadczenia ze stosunku pracy.

Wyliczając podstawę wynagrodzenia urlopowego, należy pamiętać o wyłączeniu niektórych składników ze stosunku pracy, a mianowicie:

• jednorazowych lub nieperiodycznych wypłatach za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
• wynagrodzeniach za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju,
• gratyfikacjach (nagrodach) jubileuszowych,
• wynagrodzeniach za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
• ekwiwalentach pieniężnych za urlop wypoczynkowy,
• dodatkowych wynagrodzeniach radców prawnych z tytułu zastępstwa sądowego,
• kwocie wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
• wynagrodzeniach za czas niezdolności do pracy wskutek chorób lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• nagrodach z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
• odprawach emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
• wynagrodzeniach i odszkodowaniach przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.

Premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę. Wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Periodyczność świadczenia ma bowiem znaczenie drugorzędne. Jeśli jednak kryteria przyznawania są konkretne, to sprawdzalne świadczenie może okazać się premią, a nie nagrodą.

• dodatki do wynagrodzenia, np. stażowy, funkcyjny,
• premie regulaminowe,
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
• dodatki za pracę w nocy,
• wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Stałe składniki wynagrodzenia a wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Składniki wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej za czas urlopu wypłacane są w takiej wysokości, w jakiej przysługują w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu.

Przykład 1.

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się ze stałych składników określonych w umowie o pracę tj. 5 000,00 zł (wynagrodzenie zasadnicze) i 500,00 zł dodatku funkcyjnego. W styczniu przebywał 10 dni na urlopie wypoczynkowym. Jakie otrzyma wynagrodzenie?

Niezależnie jednak od liczby dni wykorzystanego urlopu w omawianym miesiącu otrzyma wynagrodzenie w wysokości – 5 000,00 zł oraz 500,00 zł dodatku funkcyjnego za styczeń.

Zmienne składniki wynagrodzenia a wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

W przypadku wynagrodzenia składającego się ze składników zmiennych, wypłacanych za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, należy wyliczyć podstawę wymiaru tego wynagrodzenia.

Pod uwagę brana jest suma składników wypłaconych pracownikowi w okresie:

• 3 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
• nie więcej niż z 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, ale tylko wtedy, gdy składniki zmienne znacznie się od siebie różnią.

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze składników zmiennych liczy się, dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Następnie tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy mnoży się przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby podczas urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym rozkładem, gdyby wówczas nie korzystał z urlopu.

Przy składnikach zmiennych należy:

• ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z okresu 3 bądź 12 miesięcy, poprzedzających urlop,
• określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej,
• ustalić stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie),
• pomnożyć stawkę za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.

Przykład 2.

Pracownik w styczniu 2024 r. przebywał na 10-dniowym urlopie wypoczynkowym. Jego wynagrodzenie zasadnicze składa się ze stałej kwoty 6 000,00 zł, dodatku funkcyjnego 500,00 zł oraz co miesięcznej premii, która w październiku 2023 r. wyniosła 150,00 zł, w listopadzie 2023 r. było to 200,00 zł, a w grudniu 2023 r. 250,00 zł. Pracownik zatrudniony był na pełen etat. Jak zostanie obliczone wynagrodzenie urlopowe?

Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oblicza się następująco:

– dwa pierwsze składniki (wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny) należy uwzględnić w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu, czyli w styczniu – 6 000,00 zł + 500,00 zł =6 500,00 zł;

– składnik zmienny, czyli premię miesięczną, przyjmuje w łącznej wysokości z trzech miesięcy, poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu – 150,00 zł (za październik) + 200,00 zł (za listopad) + 250,00 zł (za grudzień) = 600,00 zł;

– kwotę 600,00 zł należy podzielić przez liczbę godzin pracy pracownika, przypadających na 3 miesiące, czyli w tym przypadku przez 496 godziny » 600,00 zł : 496 h = 1,21 zł;

– otrzymany wynik mnoży się przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby wówczas nie korzystał z urlopu » 1,21 zł x 80 h = 96,80 zł;

– za czas urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie z tytułu składników zmiennych w wysokości 96,80 zł.

Wynagrodzenie jest płatne ostatniego dnia kalendarzowego. Pensja, która przysługuje pracownikowi za styczeń, wynosi:6 000,00 zł + 500,00 zł + 96,80 = 6 596,80 zł.

Wynagrodzenie za urlop w systemie wFirma

W systemie wFirma możliwe jest automatyczne wyliczenie limitu urlopu na podstawie wprowadzonych danych. Podczas dodawania umowy o pracę: KADRY » UMOWY » DODAJ UMOWĘ » UMOWA O PRACĘ po zapisaniu wprowadzonych zmian pojawia się okno dialogowe, gdzie na należy uzupełnić historię zatrudnienia oraz wykształcenia danego pracownika. Na jej podstawie system automatycznie ustali limit urlopowy uwzględniając również czas trwania umowy bieżącej. 

Wynagrodzenie za urlop zostanie automatycznie ujęte na liście płac.