Przez długi czas pracodawcy z rezerwą podchodzili do wdrażania kart żywieniowych mimo korzystnej zmiany w wysokości kwoty zwolnienia. Pojawiały się niekorzystne interpretacje przepisów i niejasności związane z wymaganiami dokumentacyjnymi. Teraz ZUS wspólnie ze stroną społeczną wypracował rozwiązania, mające na celu zapewnienie prawidłowości wydatkowania środków na posiłki zgodnie z przepisami prawa, co znalazło odzwierciedlenie w pierwszych pozytywnych interpretacjach. Taka sytuacja znacząco upraszcza korzystanie z tego świadczenia.
Jakie benefity pracownicze działają dziś naprawdę?
Z raportu Benefit Trendbook 2025 wynika, że 45% pracowników uważa, że benefity oferowane przez pracodawców są przestarzałe i niemotywujące, a ponad połowa (53%) budżetu na świadczenia bywa przepalana. Pracownicy chcą świadczeń praktycznych, dopasowanych do ich stylu życia – takich, z których mogą korzystać codziennie, nie tylko raz w roku i w dużym mieście.
Karta żywieniowa – praktyczny benefit do wykorzystania na co dzień
Karta żywieniowa to praktyczny benefit, który odpowiada na realne potrzeby zatrudnionych. Działa prosto: pracodawca zasila ją co miesiąc (do określonej kwoty), a pracownik może płacić nią w restauracjach, barach, sklepach spożywczych czy zamawiać catering. Ta forma świadczenia wspiera zdrowie, wygodę i codzienny budżet pracownika, przy czym przynosi firmie wymierne korzyści podatkowe.
Z danych Pluxee wynika, że:
- 81% pracowników w pełni wykorzystuje środki z karty żywieniowej,
- 64% zatrudnionych dzięki temu może oszczędzić pieniądze.
Przykład rozwiązania: Pluxee Lunch – karta, która działa tylko w punktach gastronomicznych i partnerskich sklepach spożywczych, umożliwiająca oszczędności dla pracodawcy i pracownika do ponad 2000 zł rocznie.
Kwota dofinansowania posiłków zwolniona ze składek ZUS
Nowelizacja przepisów z września 2023 r. (podstawą prawną jest § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia Rady Ministrów z 18 grudnia 1998 roku, zmieniony rozporządzeniem z 21 sierpnia 2023 r.) podniosła kwotę zwolnienia z oskładkowania z 300 do 450 zł miesięcznie na pracownika. Umożliwiła też stosowanie przedpłaconych kart żywieniowych w sieciach spożywczych, co przełożyło się na większą dostępność tego świadczenia także w mniejszych ośrodkach.
Miało to otworzyć drogę do masowego wdrażania kart żywieniowych. Jednak przez wiele miesięcy firmy powstrzymywały się od działania. Powód? Niepewne i niejednolite interpretacje ZUS. Pracodawcy nie wiedzieli:
- czy muszą zbierać paragony,
- jak udokumentować świadczenie,
- czy karta spełnia definicję świadczenia rzeczowego.
Problem dotyczył wykorzystania świadczenia zgodnie z przeznaczeniem, wątpliwości budziły formy płatności kartą czy aplikacją.
Przychylne podejście ZUS wobec rozwiązań sugerowanych przez stronę społeczną – to przełom dla rynku
Obecnie otwiera się zupełnie nowy rozdział dla firm w kontekście dofinansowania posiłków. Kluczowa zmiana? Nie ma potrzeby ewidencjonowania zakupów przez pracodawcę, wydawca kart obsługuje sieć i zapewnia zgodność z przepisami.
To efekt skutecznej współpracy m.in. organizacji pracodawców (Federacja Przedsiębiorców Polskich, Pracodawcy RP, Konfederacja Lewiatan) i związków zawodowych (Ogólnopolskie Porozumienie Związków Zawodowych, Forum Związków Zawodowych, FZZ) z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. Pracownicy zyskują realne wsparcie domowego budżetu, a firmy – jasność i bezpieczeństwo potwierdzone już dwiema pozytywnymi interpretacjami opublikowanymi na stronie ZUS:
- Sprawa numer: DI/100000/43/543/2025: https://tiny.pl/xxnvyh32
- Sprawa numer: DI/100000/43/444/2025: https://tiny.pl/3x-k0vcf
Na czym polegają rozwiązania dotyczące kart żywieniowych pozytywnie interpretowane przez ZUS?
Na mocy wypracowanych wytycznych pracodawcy otrzymują jasne i jednolite zasady, na jakich mogą bezpiecznie wdrożyć dofinansowanie posiłków w formie kart, bez oskładkowania.
Co musi zrobić pracodawca?
Aby móc zgodnie z przepisami zapewniać karty żywieniowe i korzystać ze zwolnienia ZUS do 450 zł miesięcznie, firma powinna spełnić trzy podstawowe warunki:
- Wdrożyć regulamin wewnętrzny, który określa zasady korzystania z benefitu żywieniowego.
- Wdrożyć regulamin karty żywieniowej przygotowany przez dostawcę, np. Pluxee, który zapewnia zgodność technologiczną i formalną.
- Uzyskać oświadczenia od pracowników, że zapoznali się z zasadami i będą korzystać ze świadczenia zgodnie z celem, czyli na posiłki.
- Wybrać dostawcę rozwiązania, który dysponuje kartami, którymi można płacić wyłącznie w placówkach gastronomicznych i partnerskich placówkach spożywczych.
Co zawiera regulamin?
- Karta może być wykorzystywana wyłącznie do zakupu posiłków w punktach gastronomicznych i partnerskich sklepach spożywczych. Karty nie można przeznaczyć na zakup: alkoholu, papierosów, paliwa, środków chemicznych, odzieży, nieprzetworzonych produktów spożywczych nienadających się do bezpośredniego spożycia (np. mięso, mąka, jajka).
- Karta działa wyłącznie w trybie bezgotówkowym. Nie można wypłacać środków z bankomatów, używać jej do cashbacku ani zamieniać na gotówkę w żaden inny sposób.
- Sieć akceptantów jest technologicznie ograniczona do określonych punktów – karta działa tylko tam, gdzie kod MCC/MID odpowiada branży spożywczej lub gastronomicznej, a dodatkowo również w przypadku placówek spożywczych na podstawie umów zawieranych przez wydawcę/dystrybutora kart z akceptantem kart.
- Jeśli wartość zakupów przekracza saldo karty, pracownik może dopłacić różnicę własną kartą lub gotówką.
Co, jeśli pracownik użyje karty niezgodnie z przeznaczeniem?
Zgodnie z regulaminem, nieprawidłowe użycie (np. zakup niedozwolonego towaru) może skutkować:
- obowiązkiem zwrotu świadczenia (w części przekraczającej zwolnienie ze składek),
- konsekwencjami służbowymi zgodnie z regulaminem pracy.
Jak wdrożyć kartę żywieniową krok po kroku?
Wdrożenie benefitu żywieniowego na zgodnych z ostatnimi interpretacjami jest prostsze, niż się wydaje. Wystarczy kilka kroków:
- Wybierz dostawcę karty (np. Pluxee), który zapewnia zgodność rozwiązania z wytycznymi pozytywnie interpretowanymi przez ZUS.
- Określ kwotę dofinansowania – maksymalnie 450 zł miesięcznie na pracownika, by skorzystać ze zwolnienia z oskładkowania.
- Zaktualizuj dokumentację wewnętrzną.
- Przekaż regulamin pracownikom i uzyskaj ich oświadczenia – potwierdzające zapoznanie się z zasadami korzystania z karty.
Dostawcy tacy jak Pluxee oferują pełne wsparcie we wdrożeniu: gotowe wzory dokumentów, pomoc prawną oraz elastyczne opcje konfiguracji sieci akceptacji, co znacząco upraszcza proces.
Korzyści dla pracownika
Wdrożenie karty żywieniowej to odczuwalna wartość dla pracownika – zarówno finansowa, jak i praktyczna. Środki na karcie stanowią codzienne realne wsparcie budżetu domowego bez względu na to, czy korzysta się z niej w pracy, czy poza nią. To szczególnie istotne w kontekście rosnących cen żywności. Aż 77% zatrudnionych potwierdza, że dofinansowanie posiłków poprawia ich sytuację finansową.
Więcej „na rękę” bez dodatkowych potrąceń
Dofinansowanie posiłków do 450 zł miesięcznie na pracownika jest zwolnione z oskładkowania, co oznacza, że pracownik otrzymuje wyższą wartość świadczenia niż przy tradycyjnej podwyżce wynagrodzenia. Dla porównania:
- Przy podwyżce 450 zł brutto koszt dla pracodawcy rośnie do ok. 543 zł (po powiększeniu składek ZUS), a pracownik dostaje ok. 307 zł netto.
- W przypadku karty Pluxee Lunch koszt dla pracodawcy wynosi dokładnie 450 zł, a pracownik ma do wykorzystania ok. 396 zł w pełni dostępnych środków (po potrąceniu 54 zł PIT).
To oznacza, że świadczenie w formie karty żywieniowej jest bardziej opłacalne i korzystniejsze finansowo dla obu stron – szczególnie przy rosnących kosztach pracy i życia.
Elastyczność dopasowana do stylu życia
Karta może być wykorzystywana m.in.: w restauracjach, barach, bistro i kawiarniach, do zakupu gotowych posiłków w sieciach handlowych i sklepach spożywczych (np. garmażerii, dań obiadowych, sałatek) czy na zamówienie cateringu do domu lub biura.
Dzięki temu pracownik może korzystać z benefitu w taki sposób, jaki mu odpowiada – czy to w przerwie w pracy, czy przygotowując obiad w domu.
Wygoda i łatwość korzystania
Środki z karty są dostępne natychmiast po zasileniu, a płatność odbywa się w tradycyjny sposób – przy użyciu karty płatniczej lub za pośrednictwem wirtualnego portfela.
Dostępność również poza dużymi miastami
W przeciwieństwie do niektórych benefitów karty żywieniowe można wykorzystywać także w mniejszych miejscowościach – wszędzie tam, gdzie jest punkt gastronomiczny lub spożywczy. Dzięki temu benefit jest w pełni użyteczny dla pracowników niezależnie od lokalizacji, nie wyklucza osób z mniejszych ośrodków czy terenów podmiejskich.
Korzyści dla pracodawcy
Wdrożenie karty żywieniowej jako benefitu pozapłacowego to nie tylko działanie zgodne z oczekiwaniami pracowników, ale także realna optymalizacja kosztów po stronie pracodawcy.
Oszczędność na składkach – konkretny zysk
Przy założeniu, że świadczenie jest finansowane ze środków obrotowych i nie przekracza ustawowego limitu 450 zł:
- pracodawca oszczędza nawet 1106 zł rocznie na jednym pracowniku,
- w firmie zatrudniającej 100 osób daje to ponad 110 000 zł rocznie,
- przy 1000 pracownikach – ponad 1,1 mln zł rocznie oszczędności.
Prosta implementacja i skalowalność
Proces wdrożenia karty jest szybki i nie wymaga skomplikowanych systemów ani reorganizacji polityki HR. Może być z powodzeniem zastosowany w:
- małych firmach, które chcą zaoferować konkurencyjny benefit,
- średnich i dużych przedsiębiorstwach szukających efektywnego kosztowo narzędzia motywacyjnego,
- organizacjach z rozproszonym zespołem – dzięki szerokiej sieci punktów akceptujących kartę, także w mniejszych miejscowościach.
Wzmocnienie marki pracodawcy i komunikacja EVP
W kontekście employer brandingu karta żywieniowa jest postrzegana przez pracowników jako świadectwo troski i zaangażowania firmy w ich codzienne potrzeby. Aż 51% zatrudnionych uważa benefity za formę docenienia, a 40% – za element motywacyjny.
Dzięki dodaniu tego benefitu do oferty pracy firma:
- buduje pozytywny wizerunek odpowiedzialnego i nowoczesnego pracodawcy,
- zwiększa przejrzystość warunków zatrudnienia – co wpisuje się w unijne i krajowe standardy jawności wynagrodzeń,
- wzmacnia zaufanie i lojalność zespołu – szczególnie gdy benefit jest jasno zakomunikowany i ma realną wartość.
W praktyce oznacza to również lepsze wyniki rekrutacyjne – dobrze opisane benefity zwiększają atrakcyjność ogłoszenia i ułatwiają przyciąganie kandydatów w konkurencyjnych branżach.
Podsumowując, karta żywieniowa to benefit, który łączy korzyści finansowe, zgodność z przepisami i pozytywny wpływ na kulturę organizacyjną firmy. To rozwiązanie, które może być skutecznym narzędziem zarówno w działaniach operacyjnych, jak i strategicznych – zwłaszcza w dobie wzmożonej konkurencji o pracownika.
W czasach, gdy połowa wydatków na benefity jest – według badań – „przepalana”, warto postawić na rozwiązanie, które działa. Sprawdź kartę Pluxee Lunch.
Najczęściej zadawane pytania
Czy karta żywieniowa to świadczenie pieniężne czy rzeczowe?
Karta żywieniowa – zgodnie ze stanowiskiem ZUS – jest świadczeniem rzeczowym, o ile jej wykorzystanie ograniczone jest do zakupu posiłków lub produktów spożywczych w konkretnych punktach (np. gastronomia, partnerskie sklepy spożywcze z umową z wydawcą karty). Kluczowe jest, że nie może być wypłacany ekwiwalent pieniężny.
Czy trzeba zbierać paragony lub kontrolować wydatki pracowników?
Nie. Najnowsze interpretacje indywidualna nie wymagają dokumentowania zakupów w postaci paragonów. Karta żywieniowa działa tylko w określonej sieci akceptacji, a wydawca (np. Pluxee) wprowadza ograniczenia technologiczne zapewniające zgodność z przepisami. Pracodawca nie musi prowadzić ewidencji ani kontrolować zakupów. Ma jednak możliwość wnioskowania do wydawcy o skróconą historię transakcji. Dodatkowo warto aby pracodawca wystąpił z wnioskiem o indywidualną interpretację - uzyskanie takiej decyzji ZUS daje mu największe bezpieczeństwo, gdyż odpowiada na konkretne zapytanie firmy.
Czy każda firma może wdrożyć kartę żywieniową?
Tak zarówno duże firmy, jak i MŚP mogą skorzystać z tego rozwiązania. Wymagane jest wdrożenie regulaminu, zawarcie umowy z wydawcą oraz poinformowanie pracowników. Proces jest prosty i możliwy do przeprowadzenia w ciągu kilku dni.
Czy można wprowadzić kartę żywieniową tylko dla części pracowników?
Tak, ale warto mieć obiektywne kryteria (np. dział, lokalizacja, staż), aby nie naruszyć zasad równego traktowania. Jeżeli karta jest finansowana z ZFŚS, muszą być stosowane kryteria dopuszczalności określone w ustawie.
Czy karta żywieniowa podlega składkom ZUS?
Nie, jeśli dofinansowanie nie przekracza 450 zł miesięcznie na osobę i spełnia warunki świadczenia rzeczowego. I to niezależnie od źródła finansowania. To kluczowy atut tego benefitu: świadczenie jest efektywne kosztowo i korzystne podatkowo.
Jakie są największe zalety karty żywieniowej?
- brak składek ZUS (oszczędność dla firmy),
- wartość „na rękę” wyższa niż przy podwyżce pensji,
- duże zadowolenie pracowników (81% deklaruje pełne wykorzystanie),
- łatwa obsługa i zgodność z przepisami,
- wpływ na employer branding i lojalność.
Czy warto wspominać o karcie w ogłoszeniu o pracę?
Zdecydowanie tak. Aż 88% pracowników oczekuje benefitów o konkretnej wartości, a 51% postrzega je jako formę doceniania. Jasny komunikat, że oferujesz np. „kartę żywieniową do 450 zł miesięcznie” zwiększa atrakcyjność oferty i przejrzystość wynagrodzenia.
Artykuł sponsorowany
